1.17. Организация работы по эквайрингу в банке

1.17. Организация работы по эквайрингу в банке

В рамках этого материала мы рассмотрим вопросы организации разных типов эквайринговых операций: выдачу наличных в банке через кассовые подразделения и банкоматы, а также обслуживание торгово-сервисных точек.

1.17.1. Выдача наличных по платежным картам в подразделениях банка. Выдача наличных денежных средств по банковским картам производится в учреждениях банка (дополнительные офисы, филиалы, операционные кассы вне кассового узла, касса головного офиса банка и т. д.). Банковская карта, по которой выдаются наличные денежные средства, может быть эмитирована как любым российским банком, так и любым банком в мире, имеющим право в соответствии с правилами платежных систем на выпуск карт.

Действия кассира банка.

Перед началом оформления операции выдачи наличных кассир должен ознакомить держателя банковской карты (далее – карта) с тарифами за выдачу наличных денежных средств, действующими в банке.

Выдача наличных обычно сопровождается следующими процедурами.

Необходимо проверить качество пластика, из которого изготовлена карта. Пластик должен иметь ровную ламинированную поверхность без видимых механических повреждений и признаков расслаивания.

Также необходимо проверить наличие обязательных реквизитов карты, уделив особое внимание наличию обязательных изображений, проявляющихся в ультрафиолетовом свете. Карта в целом и ее отдельные реквизиты (полоса для подписи, магнитная полоса, номер, защитные символы) не должны иметь внешних повреждений – царапин, сколов, трещин и т. д.

Далее необходимо проверить документ, удостоверяющий личность держателя. Предъявляемый держателем документ не должен быть просрочен. На иностранных документах необходимо проверить дату окончания срока действия. На российских общегражданских паспортах – наличие фотографии, соответствующей возрасту держателя.

Надо идентифицировать личность держателя по предъявляемому документу, обращая внимание на фотографию, сверить имя и фамилию, указанные на карте, с данными, указанными в предъявляемом документе. В случае расхождения написания фамилии и имени на карте и в документе, удостоверяющем личность, более чем на одну букву, операцию не рекомендуется производить и клиенту необходимо посоветовать обратиться в банк-эмитент.

Если в результате проведенной проверки личность держателя и карта не вызывают сомнений, следует выяснить у держателя, какую сумму тот хотел бы получить, и провести авторизацию запрашиваемой суммы.

Наличные денежные средства по карте можно выдавать только после получения кода авторизации.

1.17.2. Выдача наличных по платежным картам в банкоматах банка. В настоящем разделе мы опишем порядок технического и кассового обслуживания банкоматов и регламент взаимодействия подразделений банка при осуществлении указанных операций. Банкоматы, устанавливаемые банком, используются для выдачи наличных рублей и иностранной валюты по банковским картам, а также могут использоваться для проведения платежей с банковских карт в пользу юридических лиц за услуги ли товары. Как и любой другой сложный процесс, процедуру функционирования банкомата обеспечивают несколько подразделений в банке. Можно, например, таким образом распределить обязанности подразделений банка, ответственных за функционирование банкоматов.

Карточное подразделение обеспечивает:

–  организацию доставки и установки банкомата;

– контроль состояния банкомата, в том числе наличия денежных средств;

– своевременное информирование кассового подразделения о необходимости загрузки банкомата денежной наличностью;

– обеспечение исправной работы банкомата, а именно: организацию профилактических и ремонтных работ, обеспечение расходными материалами (бумажной лентой, картриджами и т. д.), взаимодействие со службой автоматизации по вопросам технического обслуживания;

– осуществление расчетов по операциям выдачи наличных денежных средств через банкомат;

Кассовое подразделение обеспечивает:

–  проведение осмотра места установки банкомата и организацию маршрута движения инкассаторов к банкомату;

– загрузку денежной наличности в банкоматы;

– замену расходных материалов в устройствах банкомата;

Служба безопасности обеспечивает:

–  проверку территории, на которой устанавливается банкомат;

– выдачу заключения о степени риска взлома банкомата, хищения денежных средств, нападения на инкассаторов и о необходимых мероприятиях при установке банкомата.

Служба автоматизации обеспечивает:

–  разработку и реализацию технологий подключения банкоматов к процессинговому центру;

– заказ необходимого оборудования связи;

Установка банкомата.

Для инициирования процедуры установки банкомата подразделение, ответственное за развитие бизнеса, подает в карточное подразделение заявку на установку банкомата в установленной банком форме. Заявка рассматривается в течение разумных сроков, которые можно определить как 5–7 рабочих дней. Далее заявка отправляется для регистрации банкомата в процессинговый центр и приобретается необходимое оборудование.

Особенно для банкоматов, отправляемых в регионы, рекомендуем производить инсталляцию программного обеспечения на складе поставщика банкоматов и устанавливать там же ключи шифрования. После чего транспортная служба поставщика доставляет банкомат в указанное банком место. В зависимости от места установки банкомата можно вызывать сотрудников сервисной организации для тестирования банкомата без подключения к каналу связи. После тестирования банкомата составляется акт о результатах тестирования банкомата. В случае абсолютной работоспособности банкомата можно провести окончательный расчет с поставщиком за оборудование и услуги. В случае наличия повреждений, неисправностей и некомплекта заказанного оборудования по вине поставщика расчет производится после полного устранения неполадок (ремонт и комплектация за счет поставщика).

При наличии рабочего канала связи с процессинговым центром банкомат вводится в эксплуатацию и рекомендуется произвести следующие работы:

–  смену кода замка сейфа банкомата;

– фиксацию банкомата к полу;

– подключение банкомата к системе охраны;

– заключение договора на установку банкомата и его охрану банкомата.

– после заключения договоров и подключения сигнализации кассовое подразделение подготавливает и загружает кассеты в банкомат в соответствии с номиналами, представленными в заявке на установку банкомата.

Кассовое обслуживание банкомата.

Кассовое обслуживание банкоматов осуществляется в соответствии с Положением Банка России от 09.10.02 № 199-П. Рекомендуется письменным распоряжением по банку назначить лиц, ответственных за операции по загрузке и изъятию денежной наличности из банкомата.

Денежные средства, необходимые для обеспечения наличностью банкомата, выдаются кассиру на основании заявки ответственного сотрудника за мониторинг состояния банкоматов. При поступлении заявки на подкрепление банкомата денежной наличностью кассир в пределах установленного для банкомата лимита денежных средств осуществляет их загрузку в свободные кассеты банкомата. При подготовке кассет для инкассации банкомата категорически запрещается докладывать денежные средства в кассеты без пересчета оставшихся в них купюр.

На основании заявки ответственного за мониторинг банкоматов сотрудника сотрудник кассового подразделения выписывает расходный кассовый ордер на сумму наличности, загруженной кассиром в кассеты банкомата. Инкассатор получает подготовленные кассеты с денежной наличностью от заведующего кассой, по надписям на ярлыках проверяет целостность пломб и расписывается в расходных ордерах. Заявка, расходный кассовый ордер и ведомость загрузки банкомата подшиваются в кассовые документы дня.

В момент инкассации кассир (инкассатор) производит распечатку ведомостей выгрузки из банкомата денежных средств, выгрузки и загрузки кассет в банкомат, распечатку ведомости загрузки кассет, контрольную ведомость по операциям, затем доставляет кассеты в кассовое подразделение.

После выгрузки и доставки кассет в кассовый отдел операционного подразделения на основании ведомости выгрузки сотрудник учетного отдела выписывает приходный кассовый ордер. После этого заведующий кассой принимает от кассира денежную наличность, изъятую из кассет банкомата, сверяет с суммой, указанной в приходном кассовом ордере, и подписывает его.

По окончании операционного дня заведующий кассой составляет отчет о движении наличных денежных средств через банкомат в двух экземплярах отдельно по рублям и иностранной валюте, прикладывает к отчетам ведомость выгрузки и передает их в учетное подразделение. Указанные документы служат основанием для выполнения бухгалтерских проводок. Сдача изъятых из кассет наличных денежных средств осуществляется в общем порядке сдачи кассового остатка в кассовое хранилище банка.

Техническое обслуживание банкомата.

На основании информации, поступающей из службы мониторинга банкоматов и клиентских заявлений, производится контроль работоспособности банкоматов. В случае поступления информации о сбое в работе банкомата принимаются возможные меры удаленного воздействия для устранения сбоя, в частности проверяются состояния каналов связи. Если для устранения неисправности требуется проведение работ в месте установки банкомата, то на место установки выезжают технические специалисты. Если для устранения причины сбоя необходимо проведение работ специалистом сервисной компании, то производится выгрузка наличности из банкомата и вызываются специалисты сервисной службы.

После проведения ремонтных или профилактических работ представители сервисной компании и сотрудник банка составляют акт, в котором указывается:

–  адрес банкомата;

– описание возникших неисправностей;

– перечень проведенных работ;

– информация о дате и времени проведения работ

Акт подписывается представителями сервисной компании и сотрудником банка.

Нештатные ситуации

Разбор фактов несоответствия остатков денежных средств данным контрольных документов.

Факт несоответствия суммы по чекам инкассации банкомата с фактическим остатком в кассетах и реджект-кассете обычно оформляется актом несоответствия.

Комиссия, составленная из числа сотрудников кассового и карточного подразделения, исследует причины возникновения несоответствия и составляет заключение, в котором указываются факты, причины и способы возмещения (или списания) денежных средств.

Если обнаружена недостача в выгруженных кассетах банкомата, то кассир, производивший загрузку денежной наличности в кассеты банкомата, несет полную материальную ответственность за недостачу.

Если обнаружена недостача в режект-кассете, а общая сумма выгруженной из сейфа банкомата наличности совпадает с данными контрольной ведомости банкомата, то данное несоответствие считается ошибкой программного обеспечения.

Если обнаружена недостача в режект-кассете, целостность пломб на кассете не была нарушена и общая сумма выгруженной наличности из сейфа банкомата не совпадает с данными ведомости выгрузки банкомата (имеется недостача), то полную материальную ответственность за недостачу несет кассир.

Нарушение пломб на кассетах или повреждение кассет с денежной наличностью.

При обнаружении нарушения пломб или повреждения самих кассет с денежной наличностью кассиром составляется акт произвольной формы, регистрирующий обнаруженные повреждения. Акт подписывается кассиром (инкассатором) и охранником. Далее имеющаяся в кассетах наличность пересчитывается.

При сдаче инкассатором в кассу пересчета поврежденных кассет или пломб на кассетах составляется акт в трех экземплярах. Акт подписывается кассиром, заведующим кассой и руководителем операционного подразделения, присутствующими при приеме и пересчете кассет с денежной наличностью. В акте указывается: дата приема и вскрытия кассет, местонахождение банкомата, кем, в каком помещении и в чьем присутствии произведен пересчет, какие повреждения были обнаружены, сумма вложенных денег по данным контрольных ведомостей и какая сумма фактически оказалась в каждой кассете по достоинствам. Акт служит основанием для зачисления денежной наличности в кассу.

Первый экземпляр акта остается в кассовых документах дня, второй экземпляр акта передается в службу безопасности банка для расследования обстоятельств повреждения кассет. Третий экземпляр акта передается в карточное подразделение для контроля.

Разбор типовых проблем с клиентами

Операция была банкоматом проведена, деньги выданы не были.

Если факт выдачи средств из кассет банкомата подтверждается данными по контрольной ведомости и (или) данными из процессингового центра и при этом в банкомате не обнаружено излишков, то держателю дается письменный обоснованный отказ.

Если подтверждается факт транзакции по карте и невыдачи средств из банкомата держателю карты, то карточное подразделение оформляет заключение о необходимости возврата средств держателю. Заключение передается в операционное подразделение и является основанием для возврата средств держателю путем проведения кредитовой операции по карте.

Держатель карты при запросе денег отказа не получил, деньги банкоматом выданы не были, а сумма со счета клиента была списана. Основанием для возврата средств, служат несоответствие выписки по карточному счету заявителя, перечня транзакций по банкомату и транзакций банкомата по журнальной ленте, а также отсутствие на ленте банкомата транзакции по карте, указанной в заявлении за указанную дату и время. Это подтверждает, что денежные средства клиенту не были выданы. Денежные средства возвращаются на карту держателя путем проведения кредитовой операции.

Держатель не успел получить предложенные банкоматом деньги либо взял часть предложенной суммы.

Основанием для возврата средств является совпадение данных, указанных в заявлении с данными акта несоответствия при выгрузке банкомата и данных контрольной ведомости.

Управление ключами и кодами доступа

Ключи от верхней и нижней частей банкомата хранятся в сейфе. Дубликаты ключей от банкомата подлежат хранению в денежном хранилище в соответствии с требованиями Положения Банка России № 199-П.

Код замка сейфа банкомата устанавливает кассир или инкассатор. Код устанавливается таким образом, чтобы он был известен только установившему его кассиру или инкассатору. Дубликат кода в письменном виде хранится в запечатанном конверте в сейфе кассового подразделения вместе с ключами и сервисной картой банкомата. Код, сервисная карта и ключи от банкомата передаются другому кассиру или инкассатору под расписку в журнале учета и передачи печатей, клише, штампов, ключей и пломбиров.

Дубликат кода передается заведующему кассой под расписку в журнале учета и передачи печатей, клише, штампов, ключей и пломбиров. Конверт с кодом сейфа банкомата может быть вскрыт только в случае непредвиденного отсутствия кассира или инкассатора комиссией, назначаемой руководителем операционного подразделения. После вскрытия сейфа банкомата другим кассиром или инкассатором, код замка заменяется на новый сотрудником, ответственным за кассовое обслуживание банкомата. Передача ключей и сервисной карты от каждого нового банкомата кассиру осуществляется сотрудником карточного подразделения по акту приема (передачи). Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается в кассе и помещается в отдельное дело по кассовому обслуживанию банкомата, второй остается в карточном подразделении.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.