Глава 1. Документооборот

Глава 1. Документооборот

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.

От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:

• прием входящих документов;

• предварительное рассмотрение (разметка секретарем);

• регистрация документов;

• доклад руководителю о полученных документах;

• принятие решения руководителем;

• направление документов на исполнение;

• контроль исполнения документов;

• исполнение документов;

• формирование документов в дела;

• использование документов в справочно-информационной работе;

• определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы (поступающие), исходящие документы (отправляемые), внутренние документы.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем– референтом.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение, разметку;

• регистрацию;

• рассмотрение документов руководством;

• направление на исполнение;

• контроль исполнения;

• исполнение документов;

• подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

• Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».

• Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.

• Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.

• Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.

• Заказные письма принимаются под расписку.

• Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию.

Далее входящие документы направляются руководителю. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные, из поступивших, документы.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов: предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д. Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю предприятия.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные структурному подразделению или конкретно работнику фирмы.

Руководитель предприятия рассматривает входящий документ и с резолюцией, отражающей его решение и реальные сроки исполнения, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляется руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением входящего документа.

Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Отправляемые из фирмы документы называются исходящими документами. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта исходящего документа;

• согласование проекта документа;

• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

• регистрация документа;

• проверка правильности адресования;

• отправка документа адресату;

• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Подготовленный проект исходящего документа передается на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть переданы другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы ит.д.).

Руководитель может внести какие-либо изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

• индекс документа, включающий номер дела;

• дата документа;

• адресат;

• краткое содержание или заголовок;

• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

• исполнитель;

• примечание.

Зарегистрированный документ отправляется в тот же день адресату. При отправке документа необходимо сверить адрес получателя на письме и на конверте.

Копийный экземпляр отправляемого документа и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.

• Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.

• Телеграммы отправляются немедленно.

• Исходящие документы печатаются в двух экземплярах.

• Если документ подлежит возврату, поставьте штамп или сделайте пометку «Подлежит возврату» и отметьте в регистрационной картотеке или журнале.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (учреждения), в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки и т. п.

Работа с внутренними документами осуществляется следующим образом:

1) составление проекта документа исполнителем;

2) проверка правильности оформления проекта документа;

3) подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);

4) регистрация документа;

5) передача документа исполнителю;

6) исполнение документа;

7) контроль исполнения документа;

8) подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами является: использование в справочно-информационной работе (от1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

Регистрация документов. Это фиксация факта создания документа или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера (индекса) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

• дать качественные и количественные характеристики документов.

• подтвердить факт получения или отправки документа;

• создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;

• вести контроль исполнения документа;

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном предприятии только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания.

Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации документов, т. е. при осуществлении все регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения, т. е. в структурных подразделениях.

С учетом специфики предприятия может использоваться смешанная система регистрации документов, когда часть документов регистрируется централизованно, а часть документов – децентрализованно, в структурных подразделениях.

На небольших предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

При регистрации документов на предприятии должны соблюдаться следующие правила:

• каждый документ регистрируется только один раз;

• все документы регистрируются только в одном месте;

• все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии.

При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• внутренние документы;

• коммерческие контракты;

• документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»).

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов) документам.

Существуют три основных вида регистрации документов:

1) карточная система регистрации документа;

2) журнальная система регистрации документа;

3) компьютерная система регистрации документа.

Карточная система регистрации документов

Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.

Пример лицевой стороны карточки

Пример обратная стороны карточки

При карточной системе регистрации ведут две картотеки:

1) сроковая контрольная картотека;

2) справочная картотека.

Карточку на документ заполняют по мере выполнения следующих операций:

1) передача документа руководителю;

2) получение резолюции срока исполнения и исполнителя.

Журнальная система регистрации документа

Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500–600 документов в год.

Журналы оформляются следующим образом:

1) в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре;

2) в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала.

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Пример

В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 100 листов.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов должен состоять из следующих элементов:

• порядковый номер документа в регистрационном журнале;

• условного обозначения структурного подразделения или должностного лица;

• номер дела, в которое будет подшит документ или его копийный экземпляр.

Регистрация входящих документов происходит путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа (дата и индекс документа).

На исходящих документах дата и индекс документа проставляется в левой части страницы под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте.

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности, по решению руководства предприятия, могут не регистрироваться. В таких случаях документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемыхдокументов. В него могут войти следующие документы: рекламные материалы, поздравительные письма и пригласительные билеты, сообщения о совещаниях, конференциях и их программах, прейскуранты, печатные издания (книги, журналы, газеты), телеграммы, бухгалтерские документы и т. п.

Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

Действия по контролю за исполнением документов включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Регистрацию документов можно считать начальным этапом контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть тесно связаны, и осуществляться с помощью тех же журналов.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». После этого секретарь делает отметку о контроле в регистрационном журнале, о сроках исполнения, об ответственном исполнителе. Все эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе.

Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителем предприятия и указываются в самом документе.

Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его на предприятие.

Если во входящем документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, этот срок, как правило, должен соблюдаться.

Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале.

Секретарь проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки делается анализ исполнения документов и, в случае задержки исполнения, сообщается руководителю предприятия для принятия экстренных мер. Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа») и также ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Контроль исполнения документов, как составная часть делопроизводства и контроль исполнения, как функция управления в ряде фирм совмещены.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.