4.2. Должностная инструкция сотрудников кадровой службы

4.2. Должностная инструкция сотрудников кадровой службы

Должностная инструкция сотрудников кадровой службы (отдела) составляется по тем же принципам, что и на другие должности, имеющиеся в организации.

Рассмотрим общие положения составления должностных инструкций.

Должностная инструкция является локальным актом который дает четкое представление о трудовых обязанностях работника. Однако часто организации пренебрегают составлением данной инструкции, а зря и вот почему.

Главным документом при оформлении трудовых отношений является трудовой договор, но он не дает полного представления о служебных обязанностях, поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, разрешаемого иногда в судебном порядке.

Необходимо заметить, что составление должностной инструкции является необязательным (обязательным только для государственных учреждений), но поверьте, наличие должностной инструкции по всем должностям, имеющимся в вашей организации, принесет только пользу.

Прежде чем начать разработку инструкций, нужно правильно ее организовать. В этом поможет специальный документ – Положение о должностной инструкции (Приложение 13). В нем оговариваются правила утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, должны быть приведены требования к содержанию инструкций, а также указаны лица, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих локальных актов. Положение необязательный документ, но, если вы хотите упростить и ускорить работу с инструкциями, сделать их четкими, лучше не пренебрегать этим локальным актом.

Работа над проектом положения чаще всего проводится кадровиками.

Разработанный проект Положения о должностной инструкции нужно представить на утверждение руководителю организации, после чего оно вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

К форме должностной инструкции предъявляются довольно строгие требования. В ней, как и в любом другом локальном акте, непременно должны присутствовать наименование организации, дата, подписи, печать. Все организационно-распорядительные документы организации, к числу которых относится и должностная инструкция, должны соответствовать по форме требованиям уже упомянутого государственного стандарта по оформлению документов организаций – ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Кроме текста, в состав обязательных реквизитов должностной инструкции входят:

1) наименование организации;

2) наименование документа;

3) дата и номер документа;

4) заголовок к тексту (наименование должности);

5) гриф утверждения;

6) подпись разработчика документа;

7) виза согласования;

8) отметка об ознакомлении работника с документом.

Наименование организации указывается в строгом соответствии с учредительными документами (уставом, Положением об организации). Произвольные сокращения в наименовании организации использовать запрещается.

В инструкции указывается, с какого числа она вступает в действие, т. е. дата утверждения. Поэтому дата вписывается уже после утверждения документа и должна совпадать с той, которую генеральный директор поставит на грифе утверждения.

Дату утверждения можно оформлять тремя способами:

1) цифровым – в последовательности день, месяц, год: 10.09.2004;

2) словесно-цифровым способом: 10 сентября 2004 г.;

3) цифровым способом в обратной последовательности – год, месяц, число: 2004.09.10. Этот способ соответствует международному стандарту на оформление дат, но в России он используется редко. В оформлении документов предпочтительнее применять второй способ, поскольку словесно-цифровое написание сводит к минимуму возможность фальсификации дат.

Регистрационный номер инструкции зависит от того, под каким номером она зарегистрирована в специальном журнале. Это может быть журнал регистрации (книга учета) должностных инструкций или журнал для регистрации всех нормативно-распорядительных документов организации. Регистрационный номер необходим для учета инструкции и облегчения ее поиска в будущем. Он, как и дата, проставляется на инструкции уже после ее утверждения.

В нашей организации применяется журнал для регистрации всех локальных документов организации:

Сотрудник должен ознакомиться с должностной инструкцией и поставить отметку об ознакомлении. Расписка об ознакомлении ставится или в самой должностной инструкции после текста должностной инструкции, или же оформляется на отдельном листе, который становится неотъемлемой частью инструкции.

Обычно инструкция составляется в одном экземпляре, с нее делается копия и отдается работнику, которую он обязан хранить на рабочем месте. Экземпляр работодателя хранится в отделе кадров.

Работник пишет на экземпляре работодателя расписку о том, что копию инструкции получил, ставит роспись с расшифровкой и дату получения.

Предлагаем вам несколько должностных инструкций (Приложение 14), которые возможно помогут вам сформировать общее представление о составлении должностной инструкции.

При разработке должностных инструкций неоценимую помощь окажут следующие нормативные акты:

1) Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37) (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г., 28 июля, 12 ноября 2003 г.);

2) Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. № 9;[17]

3) Рекомендации по разработке должностной инструкции, утв. Приказом Госкомэкологии РФ от 10 декабря 1997 г. № 552 «О системе управления охраной труда в организациях», в которых определены правила использования квалификационных характеристик и рекомендации по структуре должностных инструкций.

Надо сказать, что в разработке должностных инструкций кадровику должен оказывать помощь непосредственный руководитель работника, занимающий должность, на которую оформляется инструкция, так как любая должностная инструкция имеет специфичность при разработке пунктов «Права» и «Функциональные обязанности» и кадровый работник будет в этом вопросе не компетентен.

Необходимо прежде всего ознакомить руководителей отделов с правилами разработки должностных инструкций, обеспечить копиями вышеуказанных нормативных актов, пояснить им, что должностная инструкция должна освещать максимально конкретизированные задачи и функции работника, что при написании проекта инструкции необходимо пренебречь расплывчатыми фразами.

Затем проект инструкций направляют на визирование в юридический отдел организации или юрисконсульту. Юрист проверяет должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также трудовым договорам сотрудников. Если в штате вашей организации нет юриста, то данную функцию может исполнить сотрудник кадровой службы, т. к. он обязан знать трудовое законодательство РФ. В этом случае кадровик ставит свою подпись. После согласования генеральный директор организации ставит свою подпись под грифом «Утверждаю» и дату, затем данная должностная инструкция регистрируется в журнале регистрации должностных инструкций или локальных актов организации, также необходимо прошить инструкцию и закрепить печатью отдела кадров и подписью начальника отдела кадров (если нет отдела кадров, подписью руководителя организации (заместителем) и печатью организации).

После этого остается только ознакомить работника с должностной инструкцией под расписку.

Для должностных инструкций предполагается следующий план.

1. Общие положения. В данном разделе указывают полное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, порядок назначения и освобождения от должности, порядок подчиненности.

В этот раздел надо обязательно включить квалификационную характеристику данной должности. Требования к квалификации определяют уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям квалификационных характеристик определяется аттестационной комиссией организации. Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в данном разделе, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии (в порядке исключения) могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

2. Права. Этот раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. Кроме того, здесь конкретизируются трудовые права работника с учетом специфики выполняемых им должностных обязанностей.

3. Должностные обязанности. Раздел содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность. При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационных характеристиках, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ возможно расширение круга обязанностей работника по сравнению с обязанностями, установленными соответствующими квалификационными характеристиками. Работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, родственных по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

4. Ответственность. Здесь необходимо конкретизировать случаи наступления ответственности и вид ответственности в зависимости от должностных обязанностей работника.

Специфики составления должностной инструкции кадрового сотрудника нет, как я уже заметила, она такая же, как и для любой другой должности. В Приложении 14 предлагаем должностную инструкцию специалиста по кадрам.