Глава 2 Характеристика документов, использующихся в управленческой деятельности и правила их оформления
Глава 2
Характеристика документов, использующихся в управленческой деятельности и правила их оформления
2.1. Общая характеристика управленческих документов
Термин документ происходит от латинского documentum, что означает доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.
ГОСТ 16483-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение документа: Документ – материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Всякий документ в документационном обеспечении управленческой деятельности может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документом функций.
Важнейшей функцией документа является информационная. В документах фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов в управленческой деятельности.
Документ выполняет и воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует постоянного повышения образовательного уровня, воспитывает эстетический вкус у управленческих работников.
В управленческой деятельности различают следующие виды документов:
1) официальный документ;
2) подлинник;
3) копия;
4) личные документы;
5) документы личного происхождения.
Официальный документ – это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.
Среди официальных документов особое место принадлежит правовым документам, регулирующих жизнь государства и обязательным для исполнения во всех сферах его развития всеми социальными структурами, организациями и населением страны.
Подлинник официального документа – это первый или единственный экземпляр официального документа.
Копия документа – это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его признаки или часть из них.
Понятие копия связано с размножением документов. Копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа. Отпуск – это копия отосланного документа.
Все копии должны быть удостоверены. Различают следующие способы удостоверения копий:
1) нотариальные копии – это соответствие подлиннику, подтвержденное официальным должностным лицом – нотариусом;
2) официально заверенные копии – это соответствие подлиннику подтвержденное другими должностными лицами с соблюдением определенных формальностей;
3) простые заверенные копии – это соответствие подлиннику, удостоверенное без соблюдения определенных формальностей.
Особый вид копий – дубликат. Дубликат – это копия, имеющая юридическую силу подлинника.
Личный документ – это официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, и который может содержать другие сведения биографического характера.
Документ личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.
В любой организации, в процессе ее создания и функционирования, разрабатываются и документируют ее управленческую деятельность следующие документы: организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные документы, документы по трудовым отношениям, по снабжению и сбыту, по обращениям граждан.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.