Требования к технологии приемки

Разработка технологии приемки включает этапы:

– обработка данных об объемах грузов и операциях, осуществляемых с ними;

– определение параметров территории и зон склада для разгрузки и приемки, порядка движения товаров и потребности в оборудовании;

– определение режима работы службы приемки, потребности в персонале и порядок взаимодействия с другими службами и внешними партнерами;

– разработка системы ведения учета и порядка документооборота;

– описание бизнес-процессов и подготовка регламентирующих документов.

При долговременном сотрудничестве с поставщиком и доверии к нему можно согласовать в договоре мероприятия, позволяющие ускорить процесс приемки продукции:

– обмен информацией в согласованном режиме и формате;

– отгрузка товара на паллетах;

– использование согласованной упаковки с этикетками штрих-кодов;

– доставка товаров на склад по технологии “точно в срок”;

– применение согласованных средств пломбирования транспортных средств и контейнеров;

– согласование критериев и определения некачественной продукции и способов ее замены;

– согласование обеспечения температурного режима перевозки товаров;

– гибкость в сроках поставки, обеспечение срочности поставки при необходимости;

– использование унифицированных документов при поставке продукции.

Вышеперечисленные факторы позволяют минимизировать затраты при работе с товарами, сформировать общий порядок документооборота.

При наличии большого количества поставщиков согласовать со всеми общие правила приемки не удается, и встречаются следующие особенности:

– очень часто приемка товаров по факту прибытия;

– обмен информацией с клиентами в разном виде и разном формате;

– разные способы разгрузки (ручной и механизированный);

– различные виды упаковок;

– загрузка транспортных средств и навалом, и на паллетах;

– разнообразие транспортных средств, доставляющих грузы;

– несоблюдение сроков поставки;

– разные требования по приемке товара по количеству и качеству;

– разнообразие товаросопроводительных документов;

– поступление товаров без этикеток со штрих-кодами.

Указанные особенности не позволяют создать единую технологию работы со всеми поставщиками и общего порядка документооборота. Требуется создание отдельных технологий для работы с каждым поставщиком.

Уведомления об отгрузке

На основании уведомлений об отгрузке и о прибытии грузов можно осуществить следующие организационные мероприятия:

– определить объемы грузов и количество транспортных средств, прибывающих в определенный день;

– внести данные об ожидаемых товарах и транспортных средствах в базу данных;

– определить потребность в персонале и оборудовании для приема грузов и транспорта;

– проверить возможность размещения поступающих товаров;

– составить предварительный график разгрузки транспорта.

Бывают случаи, когда груз направляется получателю ошибочно, и проверка информации об ожидаемом поступлении груза позволит выявить возможные ошибки на предварительной стадии.

Уведомления позволяют планировать работу склада без авралов, рационально использовать имеющиеся силы и средства, своевременно усиливать наиболее напряженные участки склада дополнительным персоналом и оборудованием.

Работа с бракованными товарами

При выявлении некачественных товаров приемная комиссия должна провести изучение повреждений и причин их появления, документально оформить их. Затем выполняются перечисленные ниже операции.

“Ведется работа с представителями поставщика для определения статуса бракованного товара и отнесения его к категориям[25]:

– годный – товар, признаваемый сторонами качественным и годным к использованию без ограничений;

– брак – товар, не соответствующий категории “годный”.

По каждой единице бракованного товара решается вопрос о возможности его использования, и товар сортируется на группы:

– некомплект – товар с нарушенной комплектностью, предусмотренной его технической документацией, спецификацией или маркировкой на упаковке;

– товар с поврежденной упаковкой – комплектный товар, не имеющий повреждений, но хранящийся в поврежденной упаковке (упаковка мокрая, рваная, имеет следы вмятин и др.);

– ремонтопригодный – товар, потребительские свойства которого могут быть полностью или частично восстановлены после процедуры ремонта.

На основании такой группировки бракованный товар уценивается и подразделяется на:

– ограниченно годный – товар, пригодный к использованию по назначению с ограничениями, вызванными ухудшением качества, суммарный процент уценки которого составляет не более 50 % от исходной стоимости;

– утиль – товар, не пригодный к использованию по назначению, суммарный процент уценки которого составляет более 50 % от исходной стоимости.

Определение статуса товара и величины уценки товара производится совместно со специалистом поставщика. При наличии разногласий комиссия должна пригласить независимого эксперта.

После выявления бракованных товаров информация о них вводится в базу данных и товар транспортируется в зону хранения бракованных товаров. Зона хранения бракованных товаров может состоять из участков:

– новых бракованных товаров – там размещаются все выявленные бракованные товары до момента определения их статуса;

– некомплектных товаров – там размещаются некомплектные товары до момента пополнения недостающими комплектующими;

– товаров с поврежденной упаковкой – там размещаются товары с поврежденной упаковкой до момента ее замены или отгрузки товаров в старой упаковке;

– уцененных товаров – там размещаются уцененные товары до момента их реализации;

– товаров, подлежащих списанию, – там находится “утиль” до момента вывоза со склада.

Бракованный товар, подлежащий списанию, вывозится с территории склада после определения виновной стороны, несущей расходы по уничтожению данного товара”.

Порядок уничтожения списанных товаров должен быть описан в договоре – это особенно важно для экологически опасных товаров.