Всегда проверяйте почту только в определенное время дня

Всегда проверяйте почту только в определенное время дня

Не позволяйте письмам отвлекать вас! Мы терпеть не можем, когда нам пытаются продать что-то по телефону во время ужина, так почему мы спокойно относимся к письмам, которые приходят, когда мы делаем что-то важное? Выключите автоматическую проверку почты и вручную проверяйте ее от одного до трех раз в день. Сообщите всем: если им нужно срочно с вами связаться, электронная почта не поможет. Всего лишь попросив людей приложить усилие – взять телефон и нажать несколько кнопок, чтобы позвонить, – вы одним махом избавитесь от 80 процентов входящих писем.

Те, кому действительно нужно связаться с вами, позвонят. Но если ваш автоответчик попросит их написать вам письмо, люди попадут в замкнутый круг, бесконечно названивая и отправляя письма. Избавьте их от этой участи, определив, как они действительно смогут с вами связаться – по телефону или через голосовую почту, – и откройте им этот путь.

Я использую голосовую почту в качестве крайней меры. По электронной почте люди узнают, что им стоит позвонить, если у них что-то срочное. Если они звонят, когда я занят, то общаются с автоответчиком. Но в приветствии на автоответчике я не прошу их писать мне на электронную почту! Я сообщаю, что перезвоню позже. Освободившись, я первым делом проверяю голосовые сообщения.

Так же как приветствие на автоответчике – инструкция для звонящих, автоматическая подпись в электронных сообщениях может стать инструкцией для тех, кто вам пишет. Вы проверяете свой ящик всего пару раз в день, так скажите об этом, чтобы никто не ждал сиюминутного ответа. Электронная почта позволяет настроить подпись, которая автоматически добавляется к исходящим сообщениям. В этой подписи вы можете рассказать о своих правилах. Моя гласит: «Я проверяю почту один раз в день. Если вам нужен срочный ответ, позвоните!»

Мгновенно отвечая на письма, вы приучаете людей незамедлительно получать ваше внимание, и они начинают ждать этого. На сайте книги вы найдете пошаговое руководство, которое поможет установить автоматическую подпись на большинстве популярных почтовых клиентов.