Добиться статуса «Нет новых сообщений» легко до головокружения

Добиться статуса «Нет новых сообщений» легко до головокружения

Много разговоров ведется о том, как добиться статуса «Нет новых сообщений». Это такое мифическое состояние вашего почтового ящика, когда он пуст. Прошу прощения, если мои слова звучат цинично. Если вам и удастся опустошить входящие, нужно подождать каких-то пять минут, и ящик снова будет полон. Вопрос не в том, как опустошить ящик, а в том, как быстро разобраться с письмами, когда они приходят.

Вот как вы можете держать почтовый ящик пустым:

• выделите все входящие сообщения;

• удалите их.

Готово. Думаете, я шучу? Вовсе нет. Вы можете объявить маленькую e-mail-паузу на неделю. Ссылаясь на идею Лоуренса Лессинга[22], озвученную в журнале Wired, просто удалите все. Затем отправьте стандартное письмо всем, кто вам писал, с таким обращением: «Завал писем оказался слишком велик. Чтобы справиться с ним, я все удалил. Если у вас было что-то важное, пожалуйста, напишите снова». Если вы боитесь, признав свою слабость, потерять репутацию настоящего мужчины, вместо оправданий можно прибегнуть к лести: «Ваши письма чрезвычайно важны для меня. Будьте так добры, продублируйте любые важные сообщения». Несомненно, такая формулировка влечет за собой другие проблемы для настоящего мужчины…

Если мы с вами похожи, то вы тоже страдаете кошмарами, думая об удаленных непрочитанных письмах. Призрачные электронные сообщения летят сквозь ваши сны, причитая: «Как ты мог отказаться от нас?» Забудьте. Большинство из них совсем не так важны. Я работаю на себя и поэтому знаю, что важно: около пяти процентов входящих писем приносят мне деньги или помогают справляться с текущими задачами. Все остальное можно безболезненно уничтожать. А как быть с письмами друзей, которые пишут не по работе? Очень просто. Я читаю их сообщения, но общаюсь по телефону после работы. Вскоре они привыкают не писать мне.

Вы наверняка боитесь, что обидите людей, не отвечая на их письма. Возможно. А может быть, и нет. У всех нас входящей почты через край, так что многие вас поймут. Многие, но не сверхчувствительная подруга Бернис, которая примет молчание за личное оскорбление, критику ее выбора в одежде и сомнение в ее человеческой ценности. Если вы обнаружите такую Бернис среди отправителей, просто ответьте. Так проще. Иногда вы даже не знаете, что кто-то из друзей может оказаться бомбой замедленного действия, которая вот-вот взорвется. Если кто-то слетает с катушек, потому что вы проигнорировали его письмо, многократно попросите прощения и будьте любезны, насколько вы это умеете.

Вы не можете объявлять e-mail-паузу каждый день. Люди начнут взывать к вашему чувству ответственности. Ничего страшного, просто молчите про паузу, но продолжайте удалять письма. Однако если вы поступаете так каждый день, добавьте еще одно действие:

• откройте «Корзину» и достаньте из нее те сообщения, которые, как вам кажется, вы просто обязаны прочитать.

Большинство из нас просматривают входящие и решают, что удалить. Вот как при этом работает мозг: «Посмотри на все эти письма, с которыми нужно разобраться. Когда я удаляю сообщение, это значит, что я навсегда уничтожаю какую-то информацию. Поэтому удалять нужно крайне осторожно». Когда вы восстанавливаете сообщения, ваш мозг работает совсем по-другому: «Ха, мой ящик пуст. Все эти удаленные сообщения меня не касаются, но я беру под свой контроль те письма, которые восстановлю. Включаем избирательность».

Если у вас сотня входящих писем и вы начинаете удалять те, что не важны, в конечном счете у вас, наверное, останется штук двадцать. Потратив по три минуты на каждое, вы разберете почту через час.

Если же вы удалили все 100 писем и беретесь восстановить важные сообщения, то, скорее всего, достанете из корзины около пяти писем. Потратив те же три минуты на каждое, вы вместо часа посвятите почте 15 минут. Сэкономленные 45 минут дают вкупе до пяти недель в год.

Система удаления и восстановления помогает продраться сквозь завал и оставить только самое важное.

И наконец, вы можете предпринять меры накануне своего отъезда, чтобы не разбирать горы писем по возвращении. Некоторые почтовые клиенты позволяют настроить «отпускное сообщение», которое автоматически отправляется всем, кто пишет, пока вас нет. Сообщите, что вы уехали, а когда вернетесь, удалите все входящие письма, и пусть любые важные сообщения вам отправят снова. Не обещайте прочитать все эти письма или вернуться к ним позже! Вы не можете знать, будете ли в состоянии справиться с таким объемом.