Ограничение полномочий

Ограничение полномочий

Для предотвращения возможного воровства и иных злоупотреблений со стороны бухгалтера целесообразно использовать такой подход, как ограничение полномочий.

Не секрет, что на многих отечественных предприятиях главный бухгалтер обладает необоснованно широкими полномочиями, которые иногда лишь немного уступают полномочиям директора. Бухгалтер принимает решения об осуществлении платежей, исключительно самостоятельно определяет порядок использования наличных денежных средств, дает указания другим начальникам отделов, подчиняет себе заведующего складом и т. д. Подобная «вседозволенность» является благоприятной почвой для злоупотреблений служебным положением, чем охотно пользуются недобросовестные бухгалтеры. Поэтому одна из важнейших задач руководителя – грамотно определить полномочия бухгалтера, не предоставляя ему слишком большой свободы действий.

В первую очередь заслуживает внимания такой важный аспект, как осуществление платежей и распределение имеющихся денежных средств предприятия. В разделе «Кто платит – тот и заказывает музыку» было рассмотрено несколько примеров того, как может извлечь выгоду из этих операций недобросовестный бухгалтер. Поэтому рекомендуется не предоставлять бухгалтеру полную свободу действий при планировании и распределении платежей, а обязать его согласовывать их с ответственным работником компании или директором.

Например, если планируется перечислить определенную сумму денежных средств поставщику товара, то следует обязать бухгалтера согласовывать такой платеж с начальником отдела поставок – наверняка ему будет виднее, какому поставщику, когда и сколько нужно платить. В этом случае значительная часть ответственности за платеж ляжет на плечи начальника отдела поставок, а бухгалтер будет просто исполнителем – перечислит сумму по указанным реквизитам.

Если же бухгалтер желает оплатить свое участие в семинаре, то эта операция должна санкционироваться руководителем предприятия. Предоставление кому-либо временной финансовой помощи, перечисление денежных средств на депозитный счет, погашение кредита и другие подобные платежи должны согласовываться либо с начальником финансового отдела, либо с финансовым директором компании, а при отсутствии указанных работников – с ее руководителем. Возврат покупателю лишних перечисленных денежных средств должен санкционировать начальник отдела продаж, а платеж за приобретенные компьютерные комплектующие – системный администратор, технический директор или другой сотрудник, который отвечает за обслуживание и ремонт компьютерного парка на предприятии.

Без санкции соответствующего должностного лица бухгалтер не должен иметь права проводить ни один платеж (платежи, которые некому санкционировать в силу их специфики, должны утверждаться руководителем предприятия), включая снятие наличных денежных средств в банке.

Бухгалтер ни в коем случае не должен единолично принимать решения о том, с каким поставщиком целесообразнее заключать договор на поставку товара, или какого подрядчика приглашать для ремонта офиса, или на каких условиях (предоплата, отсрочка платежа на 5 или 15 банковских дней и др.) заключать договор с покупателем. Во всех перечисленных случаях бухгалтеру должно предоставляться только право «совещательного голоса». В первом случае решающее слово должно быть за начальником отдела поставок, во втором – за техническим директором, в третьем – за начальником отдела продаж. Если в компании отсутствует кто-то из вышеупомянутых сотрудников, то решающее слово должно быть за директором предприятия.

Бухгалтер не должен единолично принимать решение по поводу расходования наличных денежных средств предприятия: столько-то – Иванову на командировку, столько-то – на хозяйственные расходы, а что останется – на выплату заработной платы. В противном случае ему предоставляется слишком много «места для маневров». Бухгалтер, конечно, должен это планировать, но окончательное решение по каждой конкретной сумме должен принимать руководитель предприятия.

Бухгалтер должен определить основные моменты учетной политики предприятия: порядок оприходования и списания товарно-материальных ценностей, начисление амортизации основных средств и нематериальных активов, учет выручки от реализации товаров (работ, услуг) и др. Однако каждый пункт учетной политики бухгалтер должен понятно и недвусмысленно разъяснить руководителю, после чего тот их утвердит. Не стоит забывать, что именно на этапе построения учетной политики многие недобросовестные бухгалтеры оставляют лазейки для злоупотреблений и мошенничества (особенно это касается списания товарно-материальных ценностей, начисления амортизации основных средств и учета наличных денежных средств).

Многие руководители считают главного бухгалтера своим первым заместителем на все случаи жизни, причем иногда даже утверждают это документально. Стоит ли говорить, насколько опрометчивым является подобное решение! Получается, что при отлучке директора (например, по причине болезни или командировки) вся деятельность предприятия будет полностью зависеть только от одного человека, который, к тому же, еще и распоряжается деньгами компании. Имея такую неограниченную власть над людьми и деньгами, даже порядочный человек может задуматься о том, что такую ситуацию можно направить на свое личное обогащение.