Архивация — вот что вам нужно

Архивация — вот что вам нужно

Итак, что представляет собой качественная система архивации, как ее быстро разработать и сделать удобной в использовании?

В архивации нет ничего загадочного. Как и при сортировке на кухне, мы начинаем с категорий. От категорий переходим к подкатегориям и под каждую подкатегорию собираем все документы. Разница в том, что вместо автоматизированных рабочих мест, буфетов и шкафчиков мы используем офисные шкафы, столы и тумбы. Словом, тот же процесс сортировки и упорядочения.

Начните с секций стола или шкафа: каждой категории присвойте собственную секцию. Тогда у каждой подкатегории в секции будет собственная папка. А после разложите документы по папкам в своих подкатегориях.

Разработав систему, подпишите секции, наклейте бирки на все папки и поместите в них соответствующие документы в хронологическом порядке: самые старые бумаги вниз, новые — наверх. Папки в ящиках разложите в алфавитном порядке, и вот здесь можете немного поварьировать. Можете сложить папки от А до Я или от Я до A, слева направо или сверху вниз. Ну как? Проще не придумаешь!

Чем больше секций, тем дальше можно изолировать определенные виды документов друг от друга. Вот иллюстрация структуры архивного шкафа.

Ящик (Категория)

Папка (Подкатегория)

— Документ (самый давний).

— Документ.

— Документ (самый новый).

Вот список секций в моей системе регистрации.

Административный: Личное

Административный: VirgoMan

Финансы и домашнее хозяйство

Клиенты (А — Н)

Клиенты (О — Я)

Исследования: Личное

Исследования: Профессиональное

И вот что они содержат.