2. Давайте папкам простые и структурированные имена: категория, год или дата (если нужно), подкатегория, любая дополнительная информация

2. Давайте папкам простые и структурированные имена: категория, год или дата (если нужно), подкатегория, любая дополнительная информация

Чем конкретнее название, тем лучше. Вместо того чтобы писать: «Наша поездка в Большой каньон с Бобом и Салли 20XX», попробуйте так: «Путешествие: 20XX, Большой каньон (Боб и Салли)».

Мы начинаем с категории «Путешествия». Затем год или дата: 20XX. Затем место назначения — Большой каньон. И любая дополнительная информация: здесь указаны попутчики Боб и Салли.

Старайтесь объединить однородные документы в одну папку.

Вместо того чтобы создавать серию отдельных папок, сделайте так:

Коммунальные услуги: 20XX: вода и канализация.

Коммунальные услуги: 20XX: газ и электричество.

Коммунальные услуги: 20XX: кабельное телевидение.

Коммунальные услуги: 20XX: мобильный телефон.

Коммунальные услуги: 20XX: телефон.

Используйте папку-регистратор с биркой «Коммунальные услуги: 20XX», в которой каждому коммунальному предприятию отведена своя страница. В качестве иллюстрации вернитесь к описанной выше папке «Кредитные карты 20XX».

Обретя уверенность, что на базе общих методов вы разработали логичную для себя систему, отправляйтесь в свой кабинет, чтобы разработать, сформировать и переименовать папки.

Возможно, использование скоросшивателей и дыроколов вас утомляет или отбирает слишком много времени. Но благодаря этой системе вам никогда не придется вытряхивать содержимое папки на пол и перебирать все бумаги. Документ, который вы положили в папку X, больше не найдется случайно в папке Y. Я сэкономил клиентам тысячи долларов и много времени, поскольку всегда настаивал на папках-скоросшивателях. Во-первых, ничего не потеряется, а дополнительное время, посвященное созданию системы регистрации, гарантирует, что вы никогда случайно не засунете документ в неправильную папку.

Если я вас еще не убедил, просто используйте обычные папки с файлами и будьте очень внимательны в процессе архивации. Эта не та работа, которую можно с чем-то совмещать. Хотя она и однообразна, но требует предельной концентрации, чтобы избежать самых простых ошибок. Мне будет не очень-то приятно закончить словами «я же говорил», если в конечном счете невнимательная регистрация повлечет за собой негативные результаты.