Пусть почтовая программа сама управляет электронными письмами

Пусть почтовая программа сама управляет электронными письмами

Эффективное управление электронной почтой должно включать настройку и использование фильтров. Все почтовые программы электронной почты предусматривают возможность конфигурирования «правил» или «фильтров», позволяющих направлять сообщения в конкретные папки исходя из набора критериев, к числу которых могут относиться отправитель сообщения, тема сообщения и (или) его содержание. Если вы не пользуетесь внешним спам-фильтром, то можете направлять любой полученный вами спам непосредственно в «мусорную корзину», чтобы не тратить время на его просмотр и удаление вручную.

В моем компьютере есть несколько папок, предназначенных для определенных категорий электронной почты. Почтовая программа автоматически фильтрует всю входящую почту и направляет ее в одну из этих папок, основываясь на указанных критериях. Вот лишь несколько примеров.

Книга руководителя VirgoMan. Вся корреспонденция, которой я обмениваюсь со своим литературным агентом, редактором и издателем, немедленно направляется в эту папку.

Семинары под эгидой компании VirgoMan. Здесь содержится корреспонденция тех, кто желает получить дополнительную информацию о моих семинарах.

Ежемесячные счета. В эту папку идет вся соответствующая корреспонденция, в том числе получаемые мною предупреждения о необходимости срочно оплатить те или иные счета, а также все электронные счета и фактуры.

Текущие события и мероприятия. В эту папку направляются приглашения посетить те или иные события и мероприятия — либо с листов, на которые я подписался, либо присланные мне друзьями, родственниками или коллегами.

Покупки. В эту папку идут купоны и другие уведомления как от обычных магазинов, так и от интернет-магазинов, которым я отдаю предпочтение. Несмотря на то что я не очень-то часто делаю покупки (и тем более никогда ничего не покупаю, поддавшись первому порыву), всегда приятно видеть в продаже какую-нибудь интересную новинку, которую я не прочь приобрести. Впрочем, если сообщения такого рода слишком досаждают вам, отпишитесь от рассылки.

Семья. Здесь корреспонденция от моих близких родственников.

Клиенты. Папка «Клиенты» содержит несколько вложенных папок (в алфавитном порядке) — по одной для каждого из моих нынешних клиентов; кроме того, есть вложенная папка «Случайные клиенты» и папка под названием «Неактивные клиенты». В папку «Неактивные клиенты» перемещается папка клиента, чей проект уже завершен. Если этот клиент снова становится активным, его папка перемещается обратно в главную папку «Клиенты». В упрощенном виде эту иерархическую систему папок можно представить так.

• Клиенты:

? Бекка и Кэрол;

? Патти и Нина;

? Айрис;

? и т. д.

• Случайные клиенты.

• Неактивные клиенты:

? Аманда Бейкер;

? Ричард Нельсон;

? Марк Хоппер.

Вдобавок к папкам вы можете также настроить по собственному усмотрению внешний вид входящей электронной почты. Например, выделить полужирным шрифтом строку темы и поменять цвет для всех писем от клиентов или начальника.

Фильтры могут также «подчищать» за вами почту, которую вы уже успели обработать, автоматически убирая из ящика входящей почты все прочитанные сообщения по истечении суток с момента их прочтения. Таким образом, даже если вы забудете распределить эти письма по папкам, компьютер сделает это за вас.

Еще один способ сортировки писем — маркировка флажками. Подобно тегам для фотографий, о которых рассказывалось в главе 8, вы можете создать связанные сохраненные поиски для каждого флажка. В таком случае не потребуется создавать заново общие поиски каждый раз, когда вы захотите найти все сообщения, помеченные определенным флажком.

Использование панели предварительного просмотра внизу или сбоку от списка входящих писем позволит быстро просмотреть новые сообщения, которые могли «проморгать» ваши фильтры, а затем вручную перенаправить их в соответствующие папки.