Определяем термины: «указания», «правила» и «корпоративные принципы»

Определяем термины: «указания», «правила» и «корпоративные принципы»

Хотя успешная коммуникация чрезвычайно важна для результативного и эффективного функционирования организации, большинству высших руководителей не верится, что время, потраченное на прояснение лексикона, не уходит впустую. Обычно они убеждены не только в том, что сами обладают непревзойденными навыками общения, но и в том, что цели и требования возглавляемых ими организаций четко сформулированы и оформлены документально, а значит, понятны всем и каждому.

Это предположение нетрудно проверить. Очевидно, что любой сотрудник компании, независимо от его должности, должен понимать разницу между тем, что должно быть сделано при данном стечении обстоятельств, тем, что следует делать (в отсутствие непреодолимых помех), и тем, что рекомендуется делать.

Руководящие указания – это инструкции, которые при желании можно проигнорировать. Они опираются на накопленные знания и опыт и могут быть письменными и устными. Тот, кого они касаются, волен выполнять их или не выполнять. Поэтому они называются руководящими указаниями.

Правила – это инструкции, которые можно нарушить под давлением обстоятельств. Если вы – практик и должны решить, соблюдать правило или нет, вы можете его нарушить при условии, что имеете дело с ситуацией, которая, по вашему мнению, представляет собой исключение из правил. Однако в этом случае вам следует уведомить об этом своего руководителя, а тот должен позаботиться о предупреждении негативных последствий или критически переоценить правило и решить: «На самом деле, это правило должно быть не правилом, а руководящим указанием».

Что такое корпоративные принципы?[28] Их нельзя нарушить без предварительных санкций.

Корпоративных принципов не должно быть много. Недаром Библия содержит всего десять заповедей, не больше, иначе их было бы слишком сложно соблюдать. Корпоративных принципов гораздо меньше, чем правил, а руководящие указания, письменные и устные, могут исчисляться тысячами. Каждый сотрудник компании должен знать, что относится к корпоративным принципам, что – к правилам, а что – к руководящим указаниям.

Вы удивитесь, обнаружив, как часто сотрудники организаций (особенно это касается транснациональных компаний, находящихся на поздних стадиях жизненного цикла), имея дело с инструктивными материалами, не в состоянии отличить одно от другого.

Без таких знаний ваши сотрудники либо будут парализованы, считая любое руководящее указание непреложным корпоративным принципом, либо станут действовать на свое усмотрение, полагая, что правила созданы для того, чтобы их нарушать. Оба пути чреваты пагубными последствиями для организации.

(A) во всем будет видеть правила или корпоративные принципы. Импульсивный (E), который то и дело меняет свои намерения, будет воспринимать любые инструкции как руководящие указания. (P) будет окончательно сбит с толку. Работая под началом (A), он будет связан по рукам и ногам, а под руководством (E) придет в отчаяние и перестанет доверять решениям босса.

Другая причина для периодического пересмотра регулятивных норм организации и строгого разграничения корпоративных принципов, правил и руководящих указаний состоит в том, что со временем их количество растет, а официально устаревшие инструкции не отменяются. В молодой организации разрешено все, что не запрещено. В старой организации запрещено все, что не разрешено. Чем старше компания (я имею в виду не столько ее хронологический возраст, сколько образ действий), тем выше вероятность того, что она страдает тем, что я называю «правиломанией»: все должно быть задокументировано, а любой процесс расписан до мельчайших подробностей{39}.

В конечном счете избыток инструктивных материалов приводит к тому, что организационная культура меняется, и людям начинает казаться: все, что им хочется сделать, уже запрещено – если на то нет особого разрешения. В такой организации поведение регламентируется письменными распоряжениями. Вместо того чтобы молить о прощении, все молят о разрешении. В итоге атмосфера становится столь удушающей, что даже при очевидной необходимости что-либо предпринять люди боятся взять на себя ответственность. «Лучше я не буду это делать, пока не получу особого разрешения, чтобы нечаянно не нарушить какой-нибудь корпоративный принцип», – рассуждают они. Если сотрудники спрашивают разрешения, им нередко отвечают отказом, поскольку менеджера, который должен принять решение, терзают те же сомнения: «Зачем рисковать? Наверняка это запрещено каким-нибудь корпоративным принципом».

На этом этапе люди уже не влияют на корпоративный кодекс. Это он начинает ими управлять.

Поэтому в крупной бюрократической организации никто не действует самостоятельно, пока не получит разрешение. Примером могут служить военная или государственная бюрократия Соединенных Штатов. Для пущей эффективности на все есть письменные инструкции, язык которых так насыщен аббревиатурами, что его приходится расшифровывать, чтобы понять, о чем речь. Однако в нештатной ситуации, которая требует быстрой реакции, во имя результативности вам порой приходится нарушать некоторые правила, призванные обеспечить эффективность. Вы стремитесь быть гибким, а значит, должны иметь право отклониться от нормы и сократить предписанную процедуру.

Когда я участвую в реорганизации компании, мы начинаем с сортировки инструктивных материалов, определяя, что относится к корпоративным принципам, что – к правилам, а что – к руководящим указаниям. Каждый вид материалов получает свой цвет: руководящие указания печатаются на белой бумаге, правила – на голубой, инструкции, отражающие корпоративные принципы, – на розовой. Теперь, взглянув на папку-скоросшиватель, вы можете сразу определить объем каждого вида инструктивных материалов – правил, руководящих указаний и корпоративных принципов – в данной компании. Удобно иметь отдельную подшивку действующих руководящих указаний, чтобы не путать их с другими инструктивными материалами. Если вы не пометите руководящие указания в качестве таковых, есть риск, что они превратятся в корпоративные принципы.

Уверены ли вы, что в вашей компании все виды инструктивных материалов четко разграничены? Если нет, то, похоже, это одна из причин неэффективной коммуникации ваших менеджеров.