Шаг 4.3. Собирайте информацию, составляйте отчеты

Шаг 4.3. Собирайте информацию, составляйте отчеты

Для того чтобы успешно выполнять свои обязанности, необходимо быть в курсе всего, что происходит в ходе выполнения проекта. Когда вы сами ведете проект, это происходит само собой. Если же в проекте много исполнителей, то приходится налаживать сбор информации.

Часть сведений вы получите из бесед с исполнителями, когда будете давать им поручения, часть – из их отчетов. Полезно раз в неделю проводить небольшие рабочие совещания с членами вашей команды, во время которых необходимо остановиться на следующих вопросах:

• Что члены команды сделали за истекшую неделю, как идет выполнение плана?

• Что члены команды намерены делать на следующей неделе и насколько это отвечает утвержденному плану?

• Появились ли какие-либо новые проблемы или риски, нужно ли вносить изменения в план?

• Чего добились исполнители, ответственные за решение существующих проблем, снижение рисков или проведение изменений?

По итогам совещания обычно составляют отчет для заказчика, в котором должно быть отражено следующее:

• Общий статус проекта – соблюдается ли график работ?

• Если есть какой-то сбой, что вы предпринимаете, чтобы его устранить?

• Ваш текущий прогноз по поводу сроков выполнения проекта.

• Резюме сделанного за истекшую неделю и планы на следующую.

• Решения, которые должен принять заказчик (например, утверждение изменений).

Отчет о ходе выполнения работ должен быть простым, объемом не более одного листа формата A4 (образец такого отчета приведен в табл. 4.1).

Несмотря на краткость и простоту отчета, его вполне достаточно, чтобы заказчик вошел в курс дела. Ваша цель – не перегружать заказчика подробностями, а четко обрисовать ему ситуацию, проинформировать о проблемах и заверить в успешном завершении проекта.