Общие советы по экономии времени

Общие советы по экономии времени

Ниже описываются несколько способов составления бизнес-плана, позволяющих упростить и ускорить этот процесс:

• Определите наиболее важные для вас области. Разделы бизнес-плана имеют различный вес. Убедитесь в том, что вы выделили достаточно времени на рассмотрение тех аспектов бизнеса, которые определяют долгосрочный успех или перспективы получения финансирования (если вы используете бизнес-план именно для этого). Не тратьте время на разделы, значение которых с точки зрения достижения конечной цели относительно невелико. Планируя процесс разработки плана, определите наиболее важные темы и уделите им первоочередное внимание.

• Разработайте план исследований. В ходе подготовки плана вам необходимо собрать большой объем информации. Вы можете начать с онлайн-поиска, но вскоре вам придется посещать отраслевые встречи, беседовать с другими предпринимателями или посещать потенциальных поставщиков. Для того чтобы оптимизировать этот процесс, очертите круг необходимой вам информации. Например, поставщик может рассказать вам не только о товарах и ценах, но и о потенциальных конкурентах, а также о предпочтениях потребителей. Возможно, вы должны будете получить ответы на все эти вопросы в течение одной встречи.

Начните работу над планом исследований с составления перечня необходимых сведений и потенциальных источников информации. Затем расположите все пункты в логическом порядке. По мере продвижения вперед вы обнаружите, что вам необходимы дополнительные сведения, но план исследований позволит вам не возвращаться по нескольку раз к одному и тому же источнику и не отклоняться от выбранного курса.

• Систематизируйте документы! В процессе подготовки бизнес-плана у вас накопится огромное количество документов. Поиск информации в разнообразных отчетах, записках и брошюрах будет занимать массу времени. Поэтому с самого начала систематизируйте материалы так, чтобы вы могли быстро и легко возвращаться к ним. Заведите картотеку или коробку для материалов к бизнес-плану. Создайте отдельные папки, соответствующие разделам вашего бизнес-плана (целевой рынок, конкуренты, операционная деятельность), а также папки для разных материалов и возможных приложений. Одна из хитростей состоит в том, чтобы использовать скоросшиватель с ярлыками, указывающими разделы бизнес-плана. Если вы находите важную информацию в Интернете, распечатайте нужные страницы и положите их в папку или сохраните в соответствующей папке в компьютере (см. ниже). Держите весь материал в одном месте и с самого начала сортируйте документы по соответствующим разделам.

• Отслеживайте появление наиболее важной информации. Исследуя свой бизнес, вы найдете важные с точки зрения подготовки плана сведения. Среди них будет масса фактов – например, статистические данные о размерах целевого рынка, показатели роста отрасли и т. д. Чтобы не возвращаться и не читать документы или исследования полностью, введите систему мониторинга, сохраняя важную информацию тогда, когда вы ее находите. Наилучший способ – создать отдельные компьютерные файлы для каждого раздела бизнес-плана (а также полезной информации) и вводить в них данные по мере их поступления. Это могут быть простые заметки; законченные предложения или информационные блоки не обязательны. Но непременно указывайте источники информации, чтобы впоследствии не пришлось искать первоисточник. Если вы не имеете в данный момент доступа к компьютеру, вооружитесь цветным маркером, отмечая наиболее важную информацию в каждом документе, чтобы при первой возможности перенести ее в соответствующий компьютерный файл. А затем зарегистрируйте материал в соответствующей папке вашей картотеки. Возможно, вам понадобится сделать копии документов, которые относятся больше чем к одному разделу бизнес-плана. Этот метод действительно сэкономит вам время. Когда вы начнете писать бизнес-план, почти вся необходимая информация будет у вас под рукой, и вы сразу увидите, в каких разделах не хватает существенной информации.

• Используйте электронные таблицы. Если вы обладаете навыками работы на компьютере, использование электронных таблиц (например, в программе Microsoft Excel) позволит проще и быстрее вносить необходимые изменения в ваши финансовые планы. Если вы не любите работать с электронными таблицами, использование даже простой бухгалтерской программы (например, Quicken) ускорит окончательное оформление финансовых документов.

• Воспользуйтесь помощью. Отнюдь не обязательно делать самому каждую часть бизнес-плана. Вы можете сэкономить время, потратив немного денег для привлечения консультантов. Услуги сторонних компаний ускоряют процесс составления бизнес-плана и улучшают качество готового продукта. Возможно, вам потребуется обратиться за помощью к профессиональному консультанту по составлению бизнес-планов и/или к компаниям, предоставляющим услуги по исследованию рынка (см. главу 2). Предположим, вы не разбираетесь в финансовых отчетах, но хотите получить средства от очень опытных инвесторов или у вас уже есть свое предприятие. Для подготовки финансовой документации вам следует обратиться к услугам аудиторской компании. Это повысит доверие инвестора к вашим отчетам.