Глава 4. С чего начать: определение времени, места и инструментария

Глава 4. С чего начать: определение времени, места и инструментария

Во второй части книги мы перейдем от теоретических основ и ограниченных навыков управления рабочим процессом к их полномасштабному внедрению и эффективным упражнениям. Освоение данной методики часто позволяет людям достигать невиданного уровня контроля над ситуацией, сохраняя внутреннее равновесие, но чтобы перейти в это состояние, необходимо пройти несколько пошаговых процедур, которые выступают в качестве катализатора. Итак, я ознакомлю вас с логической последовательностью необходимых шагов, позволяющей существенно упростить выполнение указанных процедур и сделать методику максимально полезной.

Внедрение методики на глобальном или повседневном уровне связано с массой «фокусов»

Гораздо легче в процессе деятельности настроиться на нужный лад, чем настроиться на нужный вид деятельности.

О. X. Моуэр

Если вы не уверены, что готовы к полномасштабному внедрению описанных методов, то позвольте заверить вас, что из всего изложенного материала значительную ценность представляют ловкие «фокусы». Иногда имеет смысл ознакомиться с курсом ради одного эффективного приема: к примеру, некоторые слушатели говорили мне, что самый лучший совет, который они услышали за два дня семинара — это рекомендация завести памятную книжку или папку. Значительную часть моих знакомых, достигших высшей производительности, составляют те, кто воплотил наиболее действенные приемы в свою жизнь. Я знаю, что и сам отношусь к числу этих людей. Самые мудрые из нас разрабатывают программу действий, которую менее сознательные индивидуумы почти автоматически внедряют в свою деятельность, чтобы достичь более высокой результативности. Мы сами подталкиваем себя к выполнению задач, которыми должны заниматься.

Например, если вы, как и я, не всегда делаете зарядку по утрам, то у вас, вероятно, есть свои приемы, с помощью которых вы заставляете себя заниматься. Для меня самым эффективным инструментом является костюм — одежда, которую я надеваю или снимаю. Если я надеваю спортивную одежду, то мне сразу хочется выполнять упражнения; если я не надену костюм, то, скорее всего, мне захочется заняться чем-то другим.

Давайте рассмотрим пример «фокуса» в сфере повышения производительности. Вероятно, вы когда-нибудь брали домой работу, которую должны были выполнить к следующему дню. Было очень важно не забыть взять ее с собой на следующее утро. И куда же вы положили необходимые материалы вечером? Оставили их возле двери или положили на ключи, чтобы ни в коем случае не оставить дома? Удалось ли вам таким образом повысить свою организованность? Какой прекрасный метод самоорганизации вы внедрили в свою жизнь! Но ведь все произошло именно так, как я и говорил. Мудрая часть вашего сознания вечером уже знает, что его менее сознательная часть утром вряд ли будет что-то соображать. «Что это лежит перед дверью? Ах, да, это нужно взять с собой!»

И в самом деле, какой прекрасный поступок! Я так и называю описанный прием: «Положи перед дверью». В нашем случае речь идет о «двери» вашего сознания, а не о входе в дом. Но идея та же.

Достаньте ежедневник и внимательно просмотрите дела, запланированные на следующие две недели. Вероятно, там найдется как минимум одна заметка, о которой вы подумаете: «Ах, да, это напомнило мне о том, что нужно». Зафиксируете эту важную мысль, и в нужный момент она сможет побудить вас к действию, тогда вам сразу станет легче, ваше сознание прояснится и усилится чувство выполненного долга. Это не космические технологии — просто эффективный прием.

Продуктивность вашей работы и творческий потенциал увеличиваются экспоненциально, когда вы в нужное время думаете о нужных вещах и располагаете инструментарием, позволяющим фиксировать полезные мысли.

Если вы сейчас достанете чистый лист бумаги и свою любимую ручку и в течение трех минут сосредоточите внимание на самом грандиозном из своих замыслов, то я гарантирую, что вам в голову придет хотя бы одна идея типа: «Ах, да, нужно учесть ____». Когда это случится, зафиксируйте мысли, посетившие вас, на листе бумаги и положите его туда, где вы сможете реально воспользоваться новыми идеями и информацией. Вы ни на йоту не поумнеете по сравнению со своим интеллектуальным уровнем десятью минутами ранее, но в вашей работе и в вашей жизни произойдет сдвиг.

В значительной мере процесс завоевания «черного пояса» по управлению рабочим процессом состоит в овладении искусством использовать нужные инструменты и координировать свои действия таким образом, чтобы автоматически направлять мысли в нужное русло и быстрее настраиваться на работу. Все последующие рекомендации, касающиеся организации места, времени и инструментария, являются надежными методами достижения новых, небывалых результатов.

Если вы действительно хотите свершить кардинальный скачок в области личной организованности, то я советую вам уделить пристальное внимание всем деталям и неукоснительно следовать всем рекомендациям, приведенным ниже. Освоение всей системы в целом принесет более существенные результаты, чем ознакомление с каждой из ее частей по отдельности. Вы обнаружите, что выполнение этой программы позволит сдвинуть с места реальные дела, которые занимают вашу жизнь на данный момент. Мы решим массу задач, ожидающих решения, и сделаем это новыми, эффективными и зачастую неожиданными способами.

Определение необходимого временного промежутка

Я советую вам выделить отрезок времени на инициализацию процесса и подготовку рабочего места с надлежащим пространством, обстановкой и инструментарием. Надлежащая подготовка и организация рабочего пространства позволяет уменьшить ваше подсознательное сопротивление необходимости решения рутинных проблем и даже повысить ваш интерес к ним: вам захочется сесть и обдумать входную информацию и поставленные задачи. Идеальные временные рамки для большинства людей составляют два полных рабочих дня. (Впрочем, не стоит унывать, если в вашем распоряжении меньше времени: выполнить действия, которые я рекомендую, будет полезно независимо от того, насколько много или мало времени вы им уделите. Чтобы описанные приемы и принципы оправдали себя, не нужно ждать два дня — они начнут приносить плоды практически сразу). Весь процесс сбора информации может занять до шести часов, а для обработки и определения дальнейших действий по каждой проблеме, которую вы хотите зафиксировать на внешнем носителе и включить в свою систему управления деятельностью, запросто может потребоваться еще восемь часов. Конечно, вы можете собирать воедино и обрабатывать все свои текущие задачи по частям, но гораздо проще будет «за один присест» определить первоочередные шаги по каждой из важнейших проблем.

Идеальное время для такой работы — выходные, поскольку в это время вероятность внешнего вмешательства минимальна. Если я работаю с кем-то на протяжении типичного рабочего дня, то сначала мы должны убедиться, что на этот день не запланировано никаких встреч, а прервать нас могут только в крайнем случае; телефонные звонки записываются на автоответчик или фиксируются секретаршей для анализа и обработки информации в перерыве. Не советую отводить на эту работу время после окончания рабочего дня. Обычно это существенно снижает производительность и увеличивает вероятность путаницы.[4]

Для многих сотрудников, с которыми я работаю, отодвинуть весь мир на второй план на целых два дня — самая сложная задача: постоянная готовность присутствовать на деловых встречах и реагировать на объявления «в рабочем режиме» — это привычка, от которой труднее всего абстрагироваться. Вот почему мы часто переносим работу на выходные. Если вы работаете в общей комнате, то выделить достаточные промежутки времени в течение типичного рабочего дня будет еще сложнее.

Посвятите этому процессу два дня, и они окупятся многократно возросшей продуктивностью и спокойствием.

Дело не в том, что сама процедура настолько «священна», просто для сбора и обработки такого большого числа незамкнутых циклов, особенно «открытых», «неразрешенных» или «застрявших», которые уже давно стоят на месте, требуются большие затраты психической энергии. Постороннее вмешательство может удвоить время, необходимое для анализа всех проблем.

Если вы сможете оставаться на нужном уровне концентрации внимания в течение продолжительного периода времени, то у вас появится чувство контроля, возникнет ощущение завершенности, освободится запас энергии и творческий потенциал. Позднее вы сможете обращаться к системе на более короткие сроки на протяжении обычного рабочего дня или «между строк».

Подготовка рабочего пространства

Вам понадобится физическое пространство, которое послужит центром управления деятельностью. Если у вас уже есть рабочий стол или даже кабинет, где вы работаете, то лучше всего начать именно с этого места. Если ваш рабочий кабинет находится у вас дома, то он станет вашей штаб-квартирой. Если у вас есть и то, и другое, можете создать идентичные и даже взаимозаменяемые системы в обоих местах.

Основные элементы рабочего пространства — это письменный стол и место для лотка с почтой. Некоторым людям, таким как начальник машинного цеха, дежурная медсестра в больнице или няня, кроме указанных инструментов, почти ничего не понадобится. Естественно, для большинства специалистов понятие рабочей поверхности — более широкое: к нему относится телефон, компьютер, лотки для бумаг, ящики для папок, полки для ссылочных материалов. Некоторым может потребоваться факс, принтер, видеомагнитофон и/или мультимедийные средства конференц-связи. Самодостаточные работники также ощутят необходимость в снаряжении для гимнастики, средствах проведения досуга.

Функциональное рабочее пространство имеет критическое значение. Если у вас еще нет собственного рабочего пространства и общей корзины «Входящие», немедленно обзаведитесь ими. Это касается и студентов, и тех, кто работает дома, и даже пенсионеров. У каждого должен быть физический центр управления деятельностью, из которого можно руководить решением всех своих проблем.

Если бы у меня было две минуты на создание аварийной станции, то я бы взял дверь, положил ее на две тумбочки с двумя ящиками каждая (по одной тумбочке с каждой стороны), поставил бы на нее три лотка для бумаг и добавил бы к этому блокнот и ручку. Такой была бы моя домашняя база (будь у меня время, я бы также купил кресло!). Хотите — верьте, хотите — нет, я видел несколько офисов, которые были менее функциональны.

Если вы работаете в офисе, то вам все равно понадобится рабочее пространство дома

Не пренебрегайте рабочим местом у себя дома. Как вы убедитесь в ходе изучения процесса, дома очень важно располагать хотя бы вспомогательной системой, аналогичной рабочему месту в вашем в офисе. Многие из тех, с кем я работал, ощущали неловкость из-за контраста между беспорядком, царящим у них в доме, и обстановкой в рабочем офисе. Им было необычайно важно позволить себе создание аналогичной обстановки в обоих местах. Если у вас похожие проблемы, то вы увидите, что выходные, потраченные на оборудование домашнего рабочего места, могут повлечь за собой кардинальные изменения в вашей способности к упорядочению своей жизни.

Вам нужно функциональное рабочее пространство — дома, на работе и, если возможно, между ними.

Транзитное рабочее место

Если вы много путешествуете по работе или просто ведете мобильный образ жизни, то вам захочется организовать эффективное передвижное рабочее место в миниатюре. Вероятнее всего, это будет портфель, чемоданчик или рюкзак с необходимым отделениями.

Многие люди упускают возможность повысить свою производительность, потому что не обладают средствами, позволяющими использовать свободные моменты и «окна» во времени, которые появляются при перемещении с одного места на другое или возникают в нерабочей обстановке. Сочетание грамотного стиля работы, необходимого инструментария и тесно взаимосвязанных систем дома и на работе может сделать путешествие подходящим временем для выполнения определенных видов задач.

Не делите ни с кем рабочее пространство!

Крайне необходимо, чтобы у вас было собственное рабочее пространство — или, по крайней мере, собственная корзина «Входящие документы» и место для работы с документами. Слишком много супружеских пар, с которыми я работал, дома пытались уживаться за одним рабочим столом: когда они расширяли рабочее пространство до двух отдельных рабочих мест, ситуация кардинально менялась в лучшую сторону. Вместо «отчуждения», которого они ожидали, этот шаг позволял им снять незначительную напряженность в отношениях, вызванную необходимостью делить друг с другом совместные проблемы. Одна пара даже решила оборудовать маленькое рабочее место в кухне для мамы-домоседки, чтобы она могла работать, не спуская глаз с младенца в комнате.

Некоторые организации привлекает концепция «гостиничной системы», при которой сотрудники поддерживают полностью самостоятельные и мобильные рабочие места, позволяющие «подключиться» в любой точке, где работает компания, и выполнять поставленные задачи прямо на месте. У меня вызывает сомнения практическая эффективность данной концепции. Мой друг, который участвовал в создании «офиса будущего» для правительства Соединенных Штатов в Вашингтоне, округ Колумбия, утверждал, что устойчивость гостиничной организации труда нарушалась фактором «мое» — люди хотели располагать собственными ресурсами. Я считаю, что есть и более глубокая причина несостоятельности концепции: чтобы использовать системы, имеющиеся в нашем распоряжении, нам необходимо свести к нулю сопротивление на подсознательном уровне. Постоянная необходимость заново создавать корзину «Входящие», систему организации данных и определять метод и место обработки рутинных проблем может рассеивать значительную долю нашего внимания.

Крайне важно иметь собственное рабочее пространство. Вы ведь хотите пользоваться своими системами, а не просто думать о них.

Вы можете работать практически где угодно, если располагаете прозрачной, компактной системой и знаете, как обрабатывать задачи быстро и оперативно. Но вам все равно понадобится «домашняя база», т. е. четко подобранный набор инструментов и достаточное пространство для всех ссылочных и сопутствующих материалов, которые должны быть у вас под рукой, когда вы «осядете». У большинства людей, с которыми я работаю, есть, по крайней мере, по четыре выдвижных ящика для печатных справочных материалов общего характера и документальных данных по проектам — и трудно представить, чтобы все это можно было легко перевозить с места на место.

Подбор необходимых инструментов

Если вы настроены на полномасштабное внедрение методики управления рабочим процессом, то для начала вам понадобится ряд базовых ресурсов и инструментов. В ходе процесса вы, скорее всего, будете чередовать применение привычного арсенала с оценкой возможностей использования в работе новых инструментов.

Учтите, что хорошие инструменты не обязательно должны быть дорогими. Например, о приспособлениях с низкой степенью автоматизации можно сказать следующее: чем полезнее кажется прибор, тем он менее функционален на самом деле.

Основные инструменты обработки информации

Допустим, вы начинаете с самого начала. Кроме места на рабочем столе вам понадобятся:

• Лотки для бумаг (хотя бы три штуки).

• Пачка простой бумаги формата А5.

• Ручка или карандаш.

• Самоклеющиеся листки.

• Скрепки для бумаг.

• Скрепки для переплета.

• Скоросшиватель и скрепки к нему.

• Клейкая лента.

• Ластик.

• Автомат для наклеивания этикеток.

• Папки для бумаг.

• Ежедневник.

• Корзины для мусора.

Лотки для бумаг

Лотки для бумаг будут корзинами для входящей и исходящей информации. Один или два лотка будут предназначаться для хранения сопутствующих документов по текущим проектам и стопок бумаг «для прочтения и пересмотра». Самые удобные — продольные лотки размером с конверт или широкого формата, которые можно ставить один на другой, без «ската», чтобы бумаги не высыпались.

Простая бумага

В процессе первичного накопления информации вам понадобится простая бумага. Хотите — верьте, хотите — нет, но записывать каждую идею на отдельный лист действительно очень полезно. Большинство людей предпочитают делать записи в ежедневнике или блокноте, мало кто придерживается простой системы «по одной идее на лист». В любом случае важно, чтобы под рукой было много бумаги малого формата или блокнотов, которые бы упростили запись спонтанных идей.

Канцпринадлежности — самоклеющиеся листки, скрепки, скоросшиватель и т. д.

Самоклеющиеся листки, скрепки, скоросшиватель, клейкая лента и резиновые нити и прочие канцелярские принадлежности пригодятся для пересылки и хранения бумажных материалов. Мы еще не закончили с бумагами (если вы не заметили!), и простые инструменты для их упорядочения будут просто необходимы.

Ежесекундный сбор, анализ, обработка и упорядочение информации — достаточно серьезная задача; позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда были под рукой инструменты, позволяющие максимально облегчить эти процессы.

Автомат для наклеивания ярлыков

Как ни странно, ярлыки являются критически важным инструментом в нашей работе. Тысячи руководителей, специалистов и внештатных сотрудников, с которыми я работал, теперь пользуются автоматами для наклейки ярлыков, а мои архивы полны их комментариями примерно такого содержания: «Невероятно — я даже не думал, что работать будет настолько удобно!» Автомат понадобится для пометки ваших папок, корешков подшивок и массы других вещей.

В этой книге я рекомендую автомат Brother — он самый удобный в использовании. Купите самую дешевую машинку, которая умещается на рабочем столе и работает от блока питания (чтобы не пришлось беспокоиться о батарейках). Еще вам понадобится запас бобин с этикетками — черные буквы на белом фоне (а не на прозрачной бумаге) гораздо легче прочесть; к тому же такие ярлыки можно наклеивать поверх старых меток на папках, которые вы хотите переименовать.

Конечно, можно купить специальную программу и бумагу для принтера, с тем чтобы создавать ярлыки на компьютере, но я предпочитаю использовать для этой цели отдельный прибор. Если вам придется ждать, пока данные накопятся, чтобы разложить их по папкам и наклеить этикетки, это внесет фактор формальности в вашу работу, который серьезно снижает эффективность методики.

Папки для документов

Вам понадобится масса папок (попробуйте достать папки мелкого формата, если получится, и папки широкого формата, если это необходимо). Также вам могут понадобиться держатели для папок типа Pendaflex, если ваша система организации материалов этого требует. Сгодятся обычные манильские папки — цветовое кодирование материалов редко оправдывает себя. Ваша система организации папок со ссылочными материалами общего характера должна представлять собой простую библиотеку.

Ежедневник

Возможно, ежедневник понадобится не только для того, чтобы отмечать нерешенные проблемы: вы наверняка захотите поместить туда упоминания о шагах, которые следует предпринять. Ежедневник нужен не для того, чтобы хранить списки дальнейших действий, а для того, чтобы отслеживать «барьеры» в работе, которые нужно устранить в конкретное время, в определенный день.

Сегодня большинство специалистов имеют под рукой системы определенного типа: от карманных еженедельных записных книжек и отрывных календарей с возможностью планирования на каждый день, неделю, месяц или год, до индивидуальных электронных планировщиков и групповых электронных календарей, таких как Outlook и Lotus Notes, которые применяются в масштабах компании.

Ежедневник часто является основным инструментом, на который полагаются люди, когда нужно «собраться». Конечно же, это важнейший атрибут упорядочения данных определенных типов и напоминаний о проблемах, относящихся к конкретным датам и временам суток. Можете поместить в ежедневник множество напоминаний и несколько дат, но на этом не следует останавливаться: ваш ежедневник должен стать частью гораздо более полной системы, которая появится по мере освоения методики.

О том, какой ежедневник будет оптимальным именно для вас, я расскажу более подробно в следующей главе. А сейчас просто продолжайте пользоваться тем, что у вас есть. Как только вы воспитаете в себе потребность в системном подходе, у вас появится надежный ориентир, который поможет определиться с новым инструментом.

Мусорные корзины

Вполне вероятно, что придется выбрасывать гораздо больше материалов, чем вы можете предположить, так что будьте готовы к появлению изрядного количества мусора. Некоторые работники, которых я тренировал, уже в первый день тренинга выясняли, что очень полезно поставить перед дверью офиса большую мусорную корзину.

Записная книжка

Нужна ли записная книжка? Это зависит от ряда факторов. Вы привыкли пользоваться блокнотом? В каком виде вы хотите хранить напоминания о дальнейших действиях, планы и проекты? Где и как часто вы должны их пересматривать? Поскольку проблемы не нужно держать в голове, может понадобиться внешний носитель для записи напоминаний. Вы могли бы полностью обойтись без автоматизации и просто носить с собой папку с листками бумаги. Можете носить с собой бумажный блокнот, памятную книжку или их электронный аналог. Наконец, можете сочетать эти средства.

Когда вы поймете, как обрабатывать рутинные проблемы и какую информацию упорядочивать, ваша задача сведется к составлению и пересмотру списков.

Все неавтоматизированные средства, упомянутые в предыдущем разделе, применяются для различных аспектов сбора, обработки и упорядочения информации. Для сбора данных понадобится лоток и бумага. По мере обработки содержимого корзины «Входящие» вы будете совершать массу действий, занимающих менее двух минут, для которых понадобятся самоклеющиеся листки, скоросшиватель и скрепки. Журналы, статьи и длинные служебные записки, прочтение которых занимает более двух минут, пойдут в другой лоток. Все остальное — содержание инструментария, необходимого для проекта, запись задач, намеченных действий и напоминаний в календарь, а также отслеживание ожидаемых событий — потребует создания каких-либо списков или наборов сходных проблем, которые можно пересмотреть в любой момент.

Списками можно управлять самым старомодным способом: хранить листы бумаги в папке (например, заметки или напоминания о каждом человеке, которому нужно позвонить, можно хранить в папке «Звонки») или придерживаться «среднего уровня автоматизации», записывая сведения в отрывные блокноты или памятные книжки (страница, озаглавленная «Звонки», на которую выписаны имена). Наконец, можно вести электронные версии бумажных списков (категория «Звонки» в разделе «Задач» персонального цифрового секретаря или в разделе «Задания» Microsoft Outlook).

Помимо хранения кратких ссылочных данных (т. е. телефонов и адресов), большинство блокнотов предназначено для управления списками. (Ваш календарь тоже является формой списка — напоминания о делах, намеченных на конкретную дату и время, расположены в хронологическом порядке). Блокноты всевозможных типов были популярны на рынке до 1980-х годов, затем появились первые карманные электронные записные книжки; сейчас им на смену пришла волна сложных персональных цифровых секретарей и компьютерных программных продуктов, таких как Microsoft Outlook и Lotus Notes.

Один из самых лучших фокусов, позволяющих повысить индивидуальную производительность, — это применение организационных инструментов, которыми вам нравится пользоваться.

Как поступить: внедрить описанную в книге процедуру в нынешний арсенал средств или прибегнуть к каким-то новым инструментам? Ответ таков: выбирайте ту программу действий, которая поможет вам приспособить свое поведение к применению накопленного инструментария. В данном случае следует также учитывать факторы эффективности. Вы имеете дело с большим объемом цифровой информации, которую легче отслеживать с помощью соответствующих средств? Вам нужен бумажный ежедневник, позволяющий организовывать деловые встречи, которые можно назначать и отменять на ходу? Вам нужны напоминания о том, кому и когда необходимо позвонить, в ситуациях, когда неудобно носить с собой папки? И так далее… Не следует забывать также о факторах эстетики и морального удовлетворения. Я выстроил некоторые из самых стройных планов и упорядочил определенные сведения самым лучшим образом, просто найдя в этом повод воспользоваться (а, точнее, поиграть) со своим электронным секретарем Palm, когда сидел в ресторане в ожидании ужина!

Когда задумаетесь над тем, стоит ли покупать блокнот, и если да, то какой именно, помните, что все, что вам на самом деле придется делать — это вести списки. Вы должны иметь возможность составить список на ходу и легко к нему обращаться с требуемой периодичностью. Когда вы уясните, что следует включать в списки и как ими пользоваться, характер носителя уже не будет так важен. Руководствуйтесь соображениями простоты, быстроты и морального удовлетворения.

О значении системы сортировки документов

Если ваша система упорядочения документов не обеспечивает быстрой и эффективной работы и не приносит морального удовлетворения, то весь процесс будет вызывать у вас чувство неприятия.

Простая и функциональная индивидуальная система организации справочных материалов имеет критическое значение в процессе внедрения методики. Система организации материалов, имеющаяся под рукой, — это первое, на что я обращаю внимание перед тем, как начинать координировать рабочий процесс в любом офисе. Как уже отмечалось в главе 2, отсутствие четкой организации справочных сведений является одной из наиболее серьезных преград на пути внедрения системы управления деятельностью, и для большинства работников, которых я тренировал лично, организация материалов представляет одну из величайших возможностей самосовершенствования. Много раз я заезжал с клиентом в местный магазин товаров для офиса, где мы покупали картотечный шкаф, массу папок и машинку для наклейки ярлыков, чтобы организовать подходящее место, куда бы можно было переложить две трети материалов, находящихся на столе, в выдвижных ящиках и даже на полу офиса.

Далее речь пойдет в основном об общих системах справочной информации, а не об отдельных картотеках, посвященных контрактам, финансовым данным или другим категориям сведений, заслуживающих отдельного места и индексирования. В папки с материалами общего характера можно складывать статьи, брошюры, листки бумаги, заметки, распечатки, факсы — практически любую информацию, интересную или полезную лично вам, которая не вписывается в рамки специализированных картотек и не может стоять на полке сама по себе (как стоят толстые инструкции от программных пакетов и подшивки результатов семинаров).

Если у вас есть надежный секретарь или помощник, который ведет вашу картотеку, можете просто наклеить табличку «Определить в категорию X» и передать папку ему или ей, это будет замечательно. И все же еще раз спросите себя, нет ли еще каких-нибудь интересных или конфиденциальных материалов, которые должны быть доступны в любой момент, даже если вашего помощника нет поблизости. В таком случае вам все равно понадобится собственная система организации данных.

Факторы успеха в использовании системы хранения

Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. У вас должно уходить не более минуты на то, чтобы извлечь материал из корзины «Входящие» или распечатать его из электронного сообщения, принять решение о том, что он не требует от вас активных действий, но может пригодиться в будущем, и поместить его в систему организации ссылочных данных. Если вся последовательность указанных действий занимает более минуты, существует реальная возможность ускорить процесс: вы не определяете новый документ в картотеку, а вместо этого просто кладете его на стопку бумаг или запихиваете куда-нибудь. Кроме обеспечения высокой скорости упорядочения данных, система должна приносить радость, быть простой в использовании, современной и полной. В противном случае у вас возникнет подсознательное нежелание освобождать корзину «Входящие», поскольку там будет находиться материал, который нужно включить в картотеку, и поверьте, вам не захочется даже смотреть на документы. Не отчаивайтесь: я видел, как люди, которые терпеть не могли процесс сортировки документов, начинали наслаждаться этим процессом после того, как была создана и отлажена индивидуальная система организации данных.

Вы должны одинаково спокойно относиться к предоставлению отдельного места в картотеке отдельному листку бумаги по новой теме — даже если это просто рукописная заметка — и к упорядочению более формальных и объемных документов. Поскольку для создания и упорядочения папок нужно потратить столько сил, люди либо не делают этого, либо держат забитые до отказа шкафы и ящики, полные разнообразных документов, таких как меню местного кафе с доставкой блюд на дом или расписание движения поездов.

Каких бы действий не требовало от вас приведение системы организации ссылочных материалов в соответствие с высокими стандартами, это необходимо сделать. Моя система прекрасно работает на меня и на других людей, решивших ею воспользоваться, и я настоятельно рекомендую вам подумать о внедрении следующих правил, которые позволят довести процесс упорядочения информации до автоматизма.

Держите в пределах досягаемости папки со справочной информацией общего характера. Процесс сортировки должен быть простым и быстрым. Если приходится каждый раз вставать, чтобы добавить в картотеку какой-нибудь уникальный клочок бумаги, у вас появится склонность к накоплению материалов, а не к их упорядочению, и, скорее всего, вы начнете ненавидеть всю работу с корзиной «Входящие» (поскольку будете знать, что там заведомо есть данные, требующие сортировки). Многие профессионалы, которых я тренировал, перепланировали свои офисы, чтобы четыре шкафа со справочными данными находились буквально у них «под рукой» а не на другом конце комнаты.

Единственный критерий сортировки. Вместо многих справочных информационных систем я держу одну картотеку, отсортированную в алфавитном порядке. У людей есть склонность к использованию папок в качестве основы личной организации, и поэтому они пытаются сортировать материалы по темам и проектам. Таким образом, они геометрически увеличивают число мест, где нет нужного документа, если человек забыл, куда положил его. Система сортировки по одному простому критерию (назовем его «альфа») предполагает сортировку материалов по теме, проекту, фамилии или названию компании, чтобы документ можно было найти только в одном из трех-четырех мест, если вы забыли, куда именно клали его. Обычно каждый ярлык может предполагать введение только одного уровня подтем, таких как, например, «Садоводство — горшки» и «Садоводство — идеи». Обе категории будут храниться среди материалов на букву «С».

У меня есть четыре ящика для папок со ссылочными материалами общего характера, и на каждом из них красуется четкая надпись: «А-Е», «F-L» и так далее — теперь мне не нужно думать, куда определить документ, когда на него уже наклеен ярлык.

Время от времени у человека накапливается столько справочной информации по теме или проекту, что ее следует переложить в отдельный ящик или шкаф. Но если материалы занимают менее половины ящика, то я рекомендую включить его в общую алфавитную систему.

Держите большой запас папок. Я держу у себя под рукой огромную стопку новых, пустых папок, которые могу, не вставая с места, использовать в процессе обработки содержимого корзины «Входящие». Нет ничего хуже ситуации, когда накапливаются материалы, требующие сортировки, и неоткуда взять папки, необходимые для того, чтобы упростить процесс. В произвольный момент времени я должен иметь под рукой запас: примерно пол-ящика неиспользованных или освободившихся папок.

Не позволяйте ящику наполниться более чем на три четверти. Всегда старайтесь сделать так, чтобы ящики заполнялись не более чем на три четверти. В случае их переполнения вы будете испытывать подсознательное нежелание класть туда документы, и справочная информация будет постепенно нагромождаться. Если ящик начинает переполняться, то я могу его освободить, пока говорю по телефону.

У меня практически нет знакомых, у которых в столе не было бы переполненных ящиков. Если вам дороги ваши ногти и вы хотите избавиться от подсознательного сопротивления процессу сортировки, держите ящики достаточно свободными для того, чтобы спокойно добавлять и извлекать оттуда папки.

Некоторые люди в ответ на такой совет восклицают: «Мне придется покупать новые картотечные шкафы!», будто это что-то ужасное. Следите за моей мыслью. Если материалы стоят того, чтобы их оставить, то их следует содержать так, чтобы они были доступны, верно? А если это не так, то зачем вообще держать их у себя? Говорят, что мы живем в информационную эпоху; если в этом утверждении есть хоть доля правды, а какие-то из ваших действий тормозят прогресс, то они просто неразумны.

Возможно, понадобится создать еще один ярус для хранения справочной информации, чтобы появилось достаточное рабочее пространство, а папки со ссылочными данными общего характера были под рукой. К примеру, хранить такие материалы, как заметки по завершенным проектам и «мертвые» сведения о клиентах, можно в других помещениях или, по крайней мере, за пределами вашего рабочего места.

Наклеивайте ярлыки на папки с помощью автомата. Печатные ярлыки изменят природу папок и ваше отношение к ним. Папки с ярлыками прекрасно смотрятся на столе в зале заседаний; каждый может прочесть надписи на них; вы можете легко разглядеть ярлык с большого расстояния или быстро найти их в портфеле; а когда вы выдвигаете картотечные ящики, то вашим глазам открывается печатная версия алфавитного перечня материалов. Приятно открывать такой ящик, чтобы положить или извлечь папку.

Возможно, в новом тысячелетии ученые предоставят нам какое-нибудь сложное эзотерическое или неврологическое объяснение такой эффективности папок с печатными наклейками. А сейчас просто доверьтесь мне. Купите автомат для наклейки этикеток. Причем собственный. Для безотказной работы системы автомат должен постоянно быть у вас под рукой, чтобы можно было поместить данные в папку, когда захотите. И ни с кем не делитесь! Если нужно наклеить ярлык, а машинки нет под рукой, вы бросаете документы на груду бумаг вместо того, чтобы рассортировать. Автомат для наклейки ярлыков должен стать таким же базовым инструментом, как и скоросшиватель.

Покупайте качественные шкафы. При покупке шкафов для папок не экономьте на качестве. Нет ничего хуже, чем попытки открыть тяжелый ящик или скрип, который слышишь, когда борешься с застрявшими колесиками одного из «экономичных» шкафов по 29,95 долларов за штуку. Вам нужен шкаф, ящики которого будут открываться и закрываться легко и плавно, подобно дверям немецких автомобилей. И я не шучу.

Если можете, не используйте подвесных папок. Рискуя серьезно обидеть массу людей, которая уже пользуется подвесными папками, я рекомендую вам полностью отказаться от шкафов для подвесных файлов и пользоваться обычными папками, стоящими в ящике и опирающимися на его металлическую заднюю стенку. Подвесные папки гораздо менее эффективны, поскольку добавление новой папки требует значительных затрат энергии и придает процессу сортировки информации формальный характер.

Вот электронное сообщение, которое я недавно получил от старшего менеджера; он последовал моему совету после двух лет использования подвесных папок:

Ваша система — это просто ФАНТАСТИКА! Я полностью пересортировал папки дома и на работе — на это ушло всего четыре дня, но я отказался от системы Pendaflex и перешел на манильские папки, расположенные строго в алфавитном порядке. ВОТ ЭТО ДА! Это настолько упростило работу! Почему-то мой стол тоже стал гораздо чище: стопки бумаг «для сортировки» уже не лезут под руку!

Если на то, чтобы поместить в систему хранения новые приходящие документы, уходит более минуты, то вы будете не сортировать их, а накапливать.

И все же… Многие люди привыкли к системе подвесных папок, по крайней мере, на работе, поскольку шкафы для таких папок, открывающиеся сбоку, стали стандартным атрибутом корпоративной деятельности. Если вам приходится работать с подвесными папками, то я советую следующее.

• Помечать ярлыками папки, а не место, где они висят. Это позволит вам брать на встречи и в поездки папки без крючков.

• Вешать по одной папке на каждый крючок. Только в этом случае ящик будет выглядеть аккуратно и не будет возникать глупых ситуаций, когда крючок начинает шататься под грузом множества папок.

• Держите изрядный запас обычных крючков и пустых папок перед первым ящиком, чтобы можно было упаковывать новые папки и сортировать их в мгновение ока.

Освобождайте папки хотя бы раз в год. Регулярная ревизия папок не позволяет картотеке застаиваться и покрываться плесенью, она позволяет оставлять материалы в картотеке «на всякий случай», если понадобится. Вы знаете, что через несколько месяцев, в любом случае, пересмотрите картотеку: тогда и решите, какую информацию стоит оставлять, а какую — нет. К примеру, я освобождаю папки, когда говорю по телефону (или выгадываю время в процессе телефонного совещания, которое никак не может закончиться).

Я рекомендую всем организациям ввести День мусорного ящика (если он еще не проводится), когда все сотрудники обязаны прийти на работу в тапочках и джинсах, выставить телефоны в режим «не беспокоить» и разобраться с накопившимися материалами.[5] В помещении ставятся урны, и всем разрешается провести день в режиме уборки. Индивидуальный день мусорной корзины удобно наметить в календаре на выходные в конце года или на раннюю весну, когда вы готовите налоговую декларацию, и можно увязать чистку материалов с архивированием финансовой документации за минувший год.

И напоследок…

Вы выгадали немного времени, подготовили рабочее пространство и снарядились основными инструментами для внедрения методологии. Что дальше?

Если вы решили посвятить определенное время налаживанию системы управления рабочим процессом, то есть еще одна вещь, которую следует сделать, чтобы она была максимально эффективной: забудьте обо всех остальных проблемах на срок выполнения процедуры.

Если вам нужно срочно кому-то позвонить, поручить важное дело секретарше или обсудить что-то со своей половиной, сделайте это сразу. Или решите для себя, когда вы займетесь этим, и поместите напоминание туда, где точно не забудете о нем. Очень важно, чтобы все ваше внимание было сосредоточено на текущей работе.

Несмотря на то что люди выделяют время и тратят изрядные деньги на оплату моего труда как ресурса, который будет использоваться в течение заданного периода, перед тем как начать тренинг и отложить работу, почти все они должны решить какие-то срочные проблемы, еще не внедренные в систему. Они говорят: «Ах да, я должен перезвонить клиенту в течение дня» или «Мне нужно узнать у мужа, взял ли он билеты на вечер». Этим обусловлен недостаток концентрации и зрелости в нашей культуре, и я считаю, что многие разумные люди постоянно игнорируют внутреннюю ответственность.

Надеюсь, вы все поняли? Хорошо. Теперь пришло время собрать все незамкнутые циклы воедино.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.