О корпоративных мероприятиях и не только

О корпоративных мероприятиях и не только

При обслуживании частных клиентов важно не просто учесть пожелания и требования клиента, но еще и постараться полностью расположить их к себе. Ответственность за доверие по проведению праздника велика. При работе же с корпоративными клиентами больше внимания уделяется такому аспекту, как регламент, и согласование всех деталей предстоящего обслуживания мероприятия проходит в менее эмоциональном русле.

Частные и корпоративные заказчики – это прежде всего различие в поводах организуемых торжеств, отсюда и различия в требованиях к меню, площадке, набору услуг. Корпоранты заказывают как небольшие фуршеты на 50 гостей, так и масштабные праздники на тысячу приглашенных и предпочитают заказывать только услугу кейтеринга в чистом виде, в то время как частники празднуют либо свадьбы, либо дни рождения и предпочитают сразу комплексное обслуживание с целым набором услуг.

Если компании привыкли к тому, что кейтеринг предоставляет уже конкретные просчитанные варианты меню, то частные заказчики хотят видеть весь ассортимент меню, чтобы выбрать самим, по аналогии с обычным рестораном. Сумма среднего чека на одного гостя у частников нередко выше, чем у корпоративных заказчиков.

До мероприятия обязательно нужно обсудить его регламент и кулинарные предпочтения заказчиков. При таком обсуждении нельзя упускать из вида условия самой площадки, на которой планируется проведение праздничного мероприятия. Заранее целесообразно совместно посетить ее для того, чтобы учесть все ее особенности, а они всегда есть. Такой подход дает гораздо лучший результат для клиента, и мероприятие становится настоящим праздником.

Корпоративные мероприятия давно стали неотъемлемой частью повседневной жизни большинства компаний. Любое корпоративное событие, будь то новогодний праздник, презентация нового продукта или деловой прием, не обходятся без кейтерингового обслуживания. И от того, насколько качественно сработает подрядчик по питанию, во многом зависит общее впечатление гостей и участников любого события. Еда может служить в качестве дополнительной, поддерживающей составляющей мероприятия, а может быть и в центре всего события. Так, на деловых мероприятиях, выставках, конференциях РВО организуют питание именно с целью обеспечить посетителей и участников едой. А вот на корпоративных мероприятиях или презентациях меню должно соответствовать теме, концепции праздника, блюда выбираются более дорогие, с красивой и интересной подачей.

Частота заказов кейтеринговых услуг зависит от потребностей компании-клиента, а также от масштаба компании. Крупные компании заказывают выездное обслуживание порой и не один раз в месяц – это небольшие мероприятия на 50-200 человек. Основные же заказы приходятся на пиковые праздничные сезоны – Новый год и лето, когда компании проводят корпоративные праздники для большого числа гостей. В компаниях клиентов обычно сразу несколько отделов и департаментов могут быть заинтересованы в кейтеринговом обслуживании – это HR, маркетинг и административный отделы.

На данный момент событийный рынок в России складывается таким образом, что многие крупные российские и иностранные компании отдают управление своими рекламными, PR-, ивент-, маркетинговыми коммуникациями и бюджетами в руки агентств. Поэтому для кейтеринга работать с агентством выгодно, так как один посредник представляет несколько прямых клиентов. Зачастую агентство привлекается к работе над крупными глобальными акциями и праздниками, а потребность в чисто кейтеринговом обслуживании мероприятий в офисе, на конференции, деловой встрече может возникать ежемесячно, и для этих заказов необязательно привлекать агентство.

Если сравнивать выездные и стационарные рестораны, то между ними необходимо выделить два главных различия – масштаб и мобильность. Во-первых, масштаб мероприятий, проводимых в ресторане, всегда ограничен площадью самого ресторана. Стационарные рестораны чаще всего не имеют площадей и производственных ресурсов для организации и проведения праздников с числом гостей более 300–500 человек, в то время как выездной ресторан профессионально и качественно обслуживает мероприятия на несколько тысяч гостей. И, во-вторых, преимущество выездного ресторана в том, что кейтеринговые компании готовы действовать, а главное, имеют опыт работы в любом месте, где пожелает клиент, – на земле, на воде, в воздухе. Стационарный ресторан не владеет технологиями и навыками выездного обслуживания, не имеет специального кейтерингового оборудования и мебели, чтобы выезжать в офисы, на открытые площадки, специальные банкетные площадки и в выставочные павильоны.

Гостиничные операторы, как и стационарные рестораны, в основном предлагают обслуживание мероприятий на своей территории. И если в сегменте, допустим, конференций клиенты могут как организовать мероприятие в гостинице, так и заселить в нее своих делегатов, и это предложение будет выгодно, то для других сегментов мероприятий ощутимых преимуществ нет. Кроме того, в силу своей специфики гостиничные операторы не обладают гибкостью в составлении меню и ценообразовании на банкетные услуги. Зачастую гостиницы предлагают клиентам уже готовые варианты по определенной стоимости, в то время каккейтеринговые компании в своем меню порой имеют более тысячи блюд и предлагают блюда самых различных кухонь мира. Каждый проект в выездном ресторане рассчитывается отдельно, поэтому большая база блюд и индивидуальное ценообразование дают кейтеринг-фирме возможность составлять коммерческое предложение под бюджет клиента. Ведь стоимость банкетных услуг зависит и от места проведения праздника, от количества гостей и от продолжительности мероприятия, то есть целой совокупности факторов, которые могут как снижать, так и повышать цену.

Некоторые крупные стационарные рестораны рассматривают кейтеринг как дополнительный источник дохода. Однако прежде, чем развивать это направление, от любого ресторана требуются вложения в оборудование и мебель, а также развитие базы персонала. Но даже выходя на рынок выездного обслуживания, стационарные рестораны не имеют ресурсов, чтобы сразу же конкурировать с крупными кейтеринговыми конторами в сегменте масштабных «тысячных» праздников. И еще одним немаловажным фактором являются качество и вкус самих блюд, ведь надо иметь опыт и профессионализм, чтобы приготовить вкусно и красиво в любом месте, а не только на кухне своего ресторана.

Процесс выбора площадки происходит по-разному: клиент может прийти в кейтеринг-компанию, уже определившись с площадкой, или попросить компанию подобрать место для праздника. Например, у многих кейтеринг-служб услуга подбора банкетной площадки развита в высокой степени. Часто база мест проведения выездных мероприятий составляет несколько сотен площадок.

Если мы говорим о корпоративных праздниках, то, конечно же, банкет – более востребованный формат. Он считается самым торжественным и сложным видом обслуживания. На банкете каждому гостю уделяется особое внимание, меню подразумевает выбор блюд, ориентированный на разные вкусы гостей, а концепцию и стиль события отображают изысканная сервировка столов и элементы декора. Однако для летних праздников на открытом воздухе банкет, конечно же, подойдет гораздо меньше. В России для обозначения летнего обслуживания в формате буфета используют термин «барбекю». Организация мероприятий в формате буфета позволяет кейтеринговой фирме показать, насколько профессиональной и слаженной может быть работа ее специалистов, а также продемонстрировать разнообразие блюд и кухонь. В меню буфета входят холодные и горячие закуски, салаты, специальные блюда от шеф-повара, горячие блюда, гарниры, десерты – это полноценное меню, которое можно подавать как на масштабное корпоративное мероприятие, так и на статусное камерное в качестве обеда или ужина.

Летом работа подразумевает некоторые специфические требования по организации мероприятий. Необходимо несколько больше внимания уделять контролю за сохранностью и свежестью продуктов и блюд, использовать дополнительное охлаждающее оборудование, следить за чистотой посуды и приборов, знать, какие блюда можно готовить и подавать летом, а какие не рекомендуется. Кроме того, при выборе площадки для летнего праздника нужно больше времени уделить вопросам ее инфраструктуры: есть ли на ней шатры и тенты, как подводится электричество, предусмотрен ли подвод воды и др.

Вообще, чтобы гарантировать клиенту качественное профессиональное обслуживание, РВО стараются сконцентрироваться на ресторанном обслуживании, однако небольшой набор дополнительных услуг все-таки традиционно существует. Часто компании могут предоставить эксклюзивный торт по индивидуальному дизайну, флористическое оформление, подбор площадки и др.

Срок обработки заказа напрямую зависит от масштаба мероприятия и места его проведения. Часто компании готовы организовать праздник и за 24 ч, но более традиционный срок для подготовки заказов – 72–48 ч.