Регистрация и полный документооборот при смене руководителя

Регистрация и полный документооборот при смене руководителя

Данные о смене руководителя организации должны обязательно содержаться в едином государственном реестре. Закон на сегодняшний день различает государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, и внесение изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в государственном реестре, не связанные с изменением учредительных документов. При смене руководителя юридического лица имеет место быть вторая ситуация. Именно об этом и многом другом расскажет наша статья.

Глава 6 Федерального закона от 8 августа 2001 года № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее – Федеральный закон № 129-ФЗ) носит название «Государственная регистрация изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, и внесение изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в едином государственном реестре юридических лиц».

Согласно пункту 2 статьи 17 Федерального закона № 129-ФЗ для государственной регистрации изменений, не вносимых в учредительные документы юридического лица, в регистрирующий орган представляются подписанное заявителем заявление о внесении изменений в единый государственный реестр юридических лиц по форме, утвержденной уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (смотрите Приложение № 4 к Постановлению Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 года № 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых для государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» и Приложение № 2 к Постановлению Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2006 года № 212 «О мерах по реализации отдельных положений федеральных законов, регулирующих деятельность некоммерческих организаций»).

В заявлении подтверждается, что вносимые изменения соответствуют установленным законодательством Российской Федерации требованиям и содержащиеся в заявлении сведения достоверны.

Таким образом, можно констатировать, что по общему правилу и в целом, для внесения изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в государственном реестре, достаточно лишь заявления. При внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в государственном реестре, не нужно представлять документ об уплате государственной пошлины, отсюда следует вывод, что в этом случае государственная пошлина не уплачивается.

Согласно пункту 1 статьи 18 Федерального закона № 129-ФЗ внесение в единый государственный реестр юридических лиц изменений, касающихся сведений о юридическом лице, но не связанных с внесением изменений в учредительные документы юридического лица, осуществляются регистрирующим органом по месту нахождения юридического лица.

Место нахождения юридического лица определяется в соответствии с пунктом 2 статьи 54 Гражданского кодекса Российской Федерации. В отличие от физических лиц, обладающих правом на свободное передвижение, выбор места пребывания и места жительства, место нахождения юридического лица согласно этой норме, по общему правилу определяется местом его государственной регистрации.

В соответствии с пунктом 2 статьи 18 Федерального закона № 129-ФЗ представление документов для внесения в единый государственный реестр юридических лиц изменений, касающихся сведений о юридическом лице, но не связанных с изменениями учредительных документов юридического лица, осуществляется в порядке, предусмотренном статьей 9 Федерального закона № 129-ФЗ. Соответственно отмечаем, что данная правовая норма носит отсылочный характер, то есть необходимо обратиться к общей правовой норме, закрепленной в тексте другой статьи этого же закона.

В статье 9 Федерального закона № 129-ФЗ заложены основы порядка предоставления документов при государственной регистрации.

В регистрирующий орган документы могут быть направлены почтовым отправлением с объявленной ценностью при его пересылке и описью вложения, представлены непосредственно или направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, в порядке, установленном уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Заявление, уведомление или сообщение представляется в регистрирующий орган по форме, утвержденной уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, и удостоверяется подписью уполномоченного лица, подлинность которой должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке. При этом заявитель указывает свои паспортные данные или в соответствии с законодательством Российской Федерации данные иного удостоверяющего личность документа и идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии). Таким образом, заявитель подтверждает, что все данные, содержащиеся в заявлении, достоверны. Это важно в первую очередь для налоговых органов.

При государственной регистрации изменений, не вносимых в уставные документы юридического лица, заявителями могут являться следующие физические лица:

– руководитель постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (теперь уже новый) или иное лицо, имеющие право без доверенности действовать от имени этого юридического лица;

– иное лицо, действующее на основании полномочия, предусмотренного федеральным законом, или актом специально уполномоченного на то государственного органа, или актом органа местного самоуправления.

Датой представления документов в данном случае является день их получения регистрирующим органом. При этом заявителю выдается расписка в получении документов с указанием перечня и даты их получения регистрирующим органом.

В случае если документы представляются в регистрирующий орган непосредственно заявителем, расписка должна быть выдана в день получения документов регистрирующим органом. В ином случае, в том числе при поступлении в регистрирующий орган документов, направленных по почте, расписка высылается в течение рабочего дня, следующего за днем получения документов регистрирующим органом, по указанному заявителем почтовому адресу с уведомлением о вручении.

При этом при поступлении в регистрирующий орган документов в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, расписка в получении документов в течение рабочего дня, следующего за днем получения документов, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному заявителем.

Регистрирующий орган не проверяет на предмет соответствия федеральным законам или иным нормативным правовым актам Российской Федерации данных сведений.

Государственная регистрация изменений, не вносимых в уставные документы юридического лица, осуществляется в срок не более чем пять рабочих дней со дня представления документов в регистрирующий орган.

Пункт 5 статьи 18 Федерального закона № 129-ФЗ определяет, что в случае внесения в единый государственный реестр юридических лиц изменений, касающихся сведений о юридическом лице, но не связанных с изменениями, вносимыми в учредительные документы юридического лица, в единый государственный реестр юридических лиц вносится соответствующая запись.

Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у работодателя – юридического лица зависит от многих факторов: сферы деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов прямо определена в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ). Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые книжки – статьей 66, обязанность создать правила внутреннего трудового распорядка – статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например, Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» или Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

Организации могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме – в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.

Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1). Данным Постановлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они входят в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД).

Унифицированные формы, согласно Постановлению № 1, распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения, увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету документов. А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Минфином Российской Федерации и Минэкономразвития Российской Федерации.

Составляя приказ в произвольной форме, работодатель не нарушит трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы правильно и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с приказом (распоряжением). Однако это будет грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем придумывать свою собственную.

Согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации, остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно – распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Практический опыт работы свидетельствует, что некоторые организации недооценивают важность соблюдения норм трудового законодательства и требований к ведению кадрового документооборота. Между тем следует отметить, что законодателем установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (статья 419 ТК РФ).

Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ и других законов и подзаконных актов.

Соответственно:

– существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предприятия. Наличие этих документов прямо предусмотрено ТК РФ и иными правовыми актами.

– за отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов организация может быть привлечена к гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

В заключение отмечаем, что согласно положениям еще действующих Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года № 263, при смене руководителя организации наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и в ведомственном архиве, а также учетно – справочного аппарата к ним отражается в акте приема – передачи организации.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.