3. Деловая переписка

3. Деловая переписка

Деловая переписка –  неотъемлемое средство связи с другими организациями и часто численно превалирует над остальными документами.

3.1. Внешняя и внутренняя переписка

Внешняя переписка представлена документами, составляющими переписку организации с внешними органами, предприятиями и организациями, физическими лицами (письма, телеграммы, телефонограммы, факсимильные и электронные сообщения).

Служебные письма занимают самую значительную часть входящей и исходящей документации учреждения.

СОВЕТ: для сокращения документооборота следует прежде всего следить, чтобы письма составлялись только в случае деловой необходимости.

Служебные письма охватывают очень широкий круг вопросов оперативной деятельности, поэтому так велико их видовое разнообразие. Письма могут быть директивными или инструктивными. Такие письма по своему характеру содержат указания, разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, от вышестоящей инстанции.

Информационные письма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания, они сообщают адресату о каком-либо факте или мероприятии, с их помощью пропагандируется деятельность организации.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться может исполнение изложенных в письме обязательств, выполнение сроков и форм оплаты товаров, грузов, услуг.

Сопроводительные письма информируют адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Это часто составляемый документ, текст его обычно краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Начинаются эти письма словами: «Направляем», «Посылаем», «Прилагаем» «Возвращаем», и тому подобными, а далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность предприятия в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Одной из разновидностей письма-просьбы является очень популярное в деловой среде письмо с просьбой о приеме на работу или резюме.

Цель такого письма – привлечь внимание адресата и пробудить у него желание принять автора письма на работу или предварить это еще одним этапом – личной встречей (собеседованием).

Такое письмо должно быть обращено к конкретному лицу, от которого зависит решение, и надо обращаться к нему, либо используя титул (общепринятое обозначение должности): «Господин председатель», либо по фамилии: «Господин Кузнецов».

Прежде чем решить вопрос о том, какое обращение употребить в деловом письме с просьбой о приеме на работу, лучше всего позвонить в организацию и осведомиться у секретаря, какое обращение предпочитает человек, имеющий данную должность.

Основное содержание такого делового письма:

1) фамилия, имя и отчество полностью (не инициалы). В деловом письме с просьбой о найме имеет смысл указать прежде всего именно фамилию, имя и отчество, чтобы не заставлять того, кто читает обращенное к нему письмо, разыскивать подпись;

2) образование: указываются все учебные заведения, которые автор резюме или письма закончил, в каком году, какой диплом получил, какие квалификация, специальность и специализация указаны в дипломе. Если автор резюме закончил не одно учебное заведение, следует перечислить все, включая различные курсы, деловые школы и пр. Однако, если автор не желает упоминать какое-либо учебное заведение, полагая, что этот факт ничего не прибавит к его деловому портрету, он имеет на это полное право;

3) настоящее место работы; здесь же целесообразно указать и другие места работы, где соискатель работал ранее, но право выбора за ним: можно прежнее место работы не указывать, хотя это сузит, ограничит характеристику автора письма (резюме);

4) должность, на которую претендует соискатель; но это может быть не конкретная должность, а направление работы, которой хотел бы заниматься соискатель. Здесь уместно дать обоснование (пояснение, подтверждение) тому, почему именно эту должность или работу хочется иметь автору письма (резюме). Самое логичное – указать на определенные деловые способности, наклонности, стажировки или временное исполнение обязанностей на желаемом должностном уровне, а может быть, и собственные умозаключения соискателя о том, почему именно желаемая должность (направление работы) лучше всего раскроет его творческий потенциал.

Письмо-заявление об уходе. Обычное заявление об уходе содержит (в правом верхнем углу) должность, фамилию, имя, отчество адресата, название делового послания (слово «Заявление» – в середине строки); далее идет текст заявления с просьбой об увольнении с определенной даты.

Некоторые организации практикуют увольнение сотрудника по собственному желанию только после написания им письма-заявления об уходе.

Письмо-заявление отличается более пространным текстом, поскольку принято указывать причину увольнения. Заметим, что обычно называется причина, имеющая относительно благополучную психологическую окраску, например желание найти место работы ближе к местожительству, чтобы тратить на переезды меньше времени; желание освоить новое направление работы и т. п.

В таком письме выражается благодарность руководству той организации, из которой сотрудник увольняется, за возможность приобрести (или усовершенствовать) свое профессиональное мастерство, за справедливое и доброжелательное отношение.

Секретарь в своей деятельности может столкнуть с необходимостью написания рекомендательного письма по поручению руководителя. Содержание такого письма должно включать:

1) представление рекомендующего адресату («К Вам обращается»…) и повод для обращения;

2) характеристику рекомендуемого: базовое образование, опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личностные характеристики – все то, что позволяет автору письма предложить рекомендуемого для замещения определенной должности или включение в определенное направление работы без указания должности.

Иногда к письму-рекомендации прилагается резюме, выполненное претендентом на должность; тогда о наличии резюме упоминается в рекомендующем письме.

В заключение в письме излагается просьба – встретиться с рекомендуемым, ознакомившись предварительно с данными резюме, для принятия окончательного решения (неэтично при этом навязывать адресату положительное решение вопроса, и слова «настоятельно рекомендую» здесь недопустимы);

В конце письма должна содержаться подходящая к данной ситуации «формула вежливости» – в данном случае это признательность за внимание, проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и прилагаемыми материалами.

В современных деловых кругах принята еще одна форма письменного делового общения – письмо-отказ. Оно не имеет широкого распространения. Тем не менее скажем, что оно из себя представляет.

Письмо-отказ используется тогда, когда надо ответить отрицательно кому-либо.

Принято считать, что неэтичной является формулировка: «Вы нам не подходите», хотя, вполне возможно, именно это и является причиной настоящего отказа.

Более приемлемой и этичной может быть фраза: «К сожалению, мы не имеем возможности в настоящее время предоставить Вам…»; далее следует указать достаточно объективную причину отказа. Конечно, такая позиция тоже не свободна от упреков в неэтичности, однако из двух зол, как утверждает пословица, выбирают меньшее, поэтому рекомендуется слегка покривить душой, чтобы не наносить психологическую травму претенденту, так как, на наш взгляд, это меньшее зло.

Письмо-благодарность. Благодарность в деловой практике может быть выражена по самым различным поводам:

1) за поздравление по случаю юбилея и пр.;

2) за рекомендацию при устройстве на работу;

3) за рекомендованного для найма на работу сотрудника, если он идеально подошел для замещения вакантной должности;

4) за приглашение на прием;

5) за помощь в любом виде – предоставление необходимой информации, обработку материалов, в принятии решения.

Обычно стиль письма-благодарности носит менее официальный характер, чем другие деловые письма. В таком письме, естественно, просматривается эмоциональная окраска положительного свойства, так как письмо должно донести до адресата теплоту и искренность.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату.

СОВЕТ: при большом количестве адресатов целесообразно использовать трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которые приглашается адресат.

Письма-уведомления обычно рассылают организации, особо заботящиеся о своих клиентах (покупателях). Организация сообщает последние новости о новых видах продукции или услуг, об открытии новых филиалов, о проведении презентации, об образовании новых подразделений в структуре и, следовательно, о появлении новых целей и функций у организации, т. е. цели письма-уведомления в основном рекламные.

Обычно письма выполнены типографским способом, однако может быть сделана приписка от руки с дополнительным сообщением. Адресат может расценить такую приписку как не вполне безупречную работу составителей письма, но может увидеть в приписке от руки и особое уважение, и сознательное выделение его (адресата) из ряда «ему подобных».

В том случае, если письмо уведомляет о назначении некоего лица на новую должность, достаточно почетную, принято направлять данному лицу письмо-поздравление.

Рекламные письма информируют потребителей о ценах, форме или способах рынка представления услуг.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица и служат для передачи информации при заключении и выполнении условий договоров и контрактов. По своему назначению они подразделяются на 3 вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

Письмо-оферта – письменно предложение одного лица (оферта) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Письмо-рекламация, или претензионное письмо – коммерческий документ, содержащий информацию о необходимости возмещения убытков другой стороной в результате невыполнения ею каких-либо условий. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец или поставщик просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантией оплаты покупателем товаров или услуг.

Письма оформляются на специальном фирменном бланке для письма. Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами: бухгалтером, юристом, начальниками подразделений и другими на экземпляре, остающемся в организации.

Типовой формуляр бланка для писем включает:

1) государственный герб РФ или герб субъекта Федерации, или эмблему организации;

2) наименование организации – автора документа;

3) справочные данные об организации-авторе (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов);

4) код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций);

5) ОГРН – основной государственный регистрационный номер;

6) ИНН / КПП – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет;

7) дату;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ;

10) адресат;

11) заголовок к тексту;

12) текст;

13) отметку о наличии приложений;

14) подпись;

15) отметку об исполнителе.

Текст письма излагается от первого и третьего лица, единственного и множественного числа и, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для его написания, а затем излагаются выводы, просьбы, предложения.

СОВЕТЫ:

1) в каждом отдельный пункте письма должно быть закончено обсуждение одного вопроса, и не следует переходить к другому вопросу, пока о первом не будет сказано все, что нужно;

2) наиболее важные и сложные вопросы следует располагать в начале письма;

3) не следует возвращаться к обсуждению уже затронутого вопроса, например, в начале письма, тем самым вы можете нарушить логику письма;

4) отдельные пункты следует излагать сообразно их важности, т. е. более важные излагать в начале письма, затем менее важные и т. д.;

5) ответ на полученное письмо всегда должен начинаться извещением о получении письма с указанием времени, когда оно получено;

6) далее следует излагать все то, что требует ответ, а затем переходить к другим ответам.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка поступлении и резолюция руководящих работников предприятия, отметка о постановке документа на контроль; после исполнения проставляется отметка о направлении документа в дело.

Во всем многообразии служебной переписки особое место занимают пресс-релизы. Для российского делопроизводства это сравнительно новый жанр. Пресс-релизы составляются с расчетом публикации их в прессе, обнародования с помощью радио, телевидения. Не исключается также рассылка целенаправленно по адресам интересующих компанию лиц и фирм непосредственно по почте, через факс или электронную почту. Пресс-релизы содержат информацию о том или ином событии в жизни фирмы.

Поводы для создания и распространения пресс-релизов могут быть разными: кадровые перемещения в высших эшелонах компании, освоение и выпуск новых видов продукции, расширение сети филиалов, производственных подразделений, торговых точек и т. п. Появление пресс-релизов, как правило, сопровождает разного рода юбилейные даты, выходящие из общего ряда событий на фирме, научные открытия, благотворительные акции, осуществляемые компанией, другие заслуживающие внимания широкой публики мероприятия.

Поскольку для российских бизнесменов эта форма общения с клиентами еще недостаточно привычна и понятна, основной вклад в разработку правил подготовки пресс-релизов внесли англоязычные документоведы. В частности, при составлении рекомендуется обращать внимание на следующий порядок их подготовки:

1) целенаправленно организовать работу по подбору фактуры. Она должна быть интересной и содержательной. При работе над фактами следует помнить и строго соблюдать 5 правил, а именно: содержание текста должно дать исчерпывающий ответ на 5 ключевых вопросов: Кто? Что? Где? Когда? Почему?;

2) перед обнародованием тщательно уточнить достоверность фактов, правильность цифр, цитат. Обратить особое внимание на детали, требующие консультации у специалистов, экспертов. Факты, вызывающие сомнения, перепроверяются по крайней мере в двух разных источниках;

3) в обязательном порядке согласовать факт публикации пресс-релиза и содержащиеся в нем сведения с вышестоящим руководством, заинтересованными подразделениями. Следует иметь в виду, что подобного рода публикации содержат в себе потенциальную опасность утечки коммерческой тайны и нарушения требований конфиденциальности.

В целом пресс-релизы предназначены для широкого обнародования. Тем не менее иногда они могут быть адресованы конкретным потребителям, ограниченному кругу лиц и газет, в частности если они затрагивают какую-то специфическую тему. В целом важно правильно подойти к выбору СМИ. Например, в экстренных случаях, продиктованных срочностью доведения до широкой гласности фактов, используют возможности радио и телевидения. В том случае, если материал содержит список имен, расписание мероприятий и тому подобное, лучше прибегнуть к услугам печатных органов.

В англоязычном документоведении сложились определенные правила оформления пресс-релиза. Вначале указывается, кому адресован пресс-релиз, затем определяются временные рамки обнародования. В обязательном порядке указываются контактное лицо и его координаты. Пресс-релизы, как правило, не подписываются. Их окончание обозначается условным знаком, например «XXX».

Подводя итоги: в деловой практике существует огромное количество разновидностей писем. Здесь мы привели только основные их виды.

3.2. Язык и стиль переписки

В сфере официального общения мы пользуемся особой разновидностью языка, называемой официально-деловым стилем. Стиль – это функциональная разновидность языка. Это система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения в определенной сфере человеческой деятельности (науке, технике, праве, делопроизводстве и др.).

Очевидно, что особенности делового стиля – специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1) участники делового общения – преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц;

2) характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

3) предметом делового общения является деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

4) управленческие документы в подавляющем большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя;

5) большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относится к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Для делового стиля, жанром которого является деловая корреспонденция, в целом характерны:

1) нейтральный тон изложения;

2) констатирующе-предписывающий характер изложения;

3) точность и ясность изложения;

4) лаконичность (краткость) текста;

5) использование языковых формул;

6) использование терминов;

7) применение лексических и графических сокращений;

8) ограниченная сочетаемость слов;

9) преобладание страдательных конструкций над действительными;

10) использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже;

11) употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

12) преобладание простых распространенных предложений;

13) употребление сложных рубрицированных перечислений.

СОВЕТ: придерживайтесь нейтрального тона в деловой корреспонденции: не допускайте изъявления чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью.

3.3. Этика делового письма

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима с точки зрения как ближайших, так и перспективных целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений.

В официально-деловой речи, где выбор обращения осуществляется из небольшого числа типовых вариантов, его функция оказывается в первую очередь регулятивной: обращение не содержит информации об адресате, но передает отношение к нему автора текста и определяет стиль общения.

Следование правилам речевого этикета предполагает внимательное отношение к социальной позиции адресата, в частности недопустимость занижения его статуса и завышения собственного, а также непревышение степени близости. В частности, традиционное русское обращение по имени-отчеству, безусловно, вежливо, но не всегда оказывается оптимальным. В нем наряду с информацией об уважительности содержится оттенок доверительности. Следовательно, отправителю сообщения, заинтересованному в том, чтобы подчеркнуть официальный характер отношений, следует предпочесть обращение по фамилии или должности в сочетании с дополнительным этикетным речевым средством (господин Сидоров, господин директор).

Составитель текста обязан руководствоваться не только личным вкусом, но и сложившейся в языковом коллективе этикетной традицией. Так, в современной русской деловой речи невозможно обращение «сударь» или «милостивый государь», что обусловлено не лингвистическими, а культурно-историческими факторами.

СОВЕТ: деловое письмо должно быть вежливым, строгим и позитивным.

Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Русская пунктуация предусматривает возможность постановки запятой, если обращение включено в состав предложения, и восклицательного знака – при изолированном обращении, несущем особую экспрессивную нагрузку. Однако в настоящий момент российская деловая переписка ориентируется преимущественно на англоязычные образцы, в которых восклицательный знак после обращения практически не используется. Отмечается тенденция к сокращению употребления восклицательных знаков при обращении и в отечественной документации. Тем не менее восклицательный знак остается уместным в письмах не вполне официального характера, когда важно подчеркнуть эмоциональную приподнятость и призывность тона (приглашение на праздник, письмо-реклама и т. п.).

Принципы выбора формы обращения при создании современного делового письма. Составитель текста должен обязательно принять во внимание следующие факторы:

1) общественную позицию адресата в соотнесении с собственной;

2) степень знакомства, характер отношений;

3) официальность / неофициальность ситуации общения;

4) этикетные разрешения / запрещения, действующие в данном речевом коллективе;

5) ассоциативный ореол, оценочность, стилистическую окраску каждого конкретного обращения.

Необходимо добавить, что на выбор формы обращения заметное влияние оказывает такие факторы, как степень важности обсуждаемого вопроса и значимость предполагаемой реакции адресата. Чем существеннее проблема, чем больше зависит от будущих действий получателя письма, тем более подчеркнутой должна быть вежливость обращения.

В то же время необходимо помнить, что претенциозность и вычурность стиля неуместны в деловой коммуникации и могут вызвать у получателя текста подозрения в неискренности адресанта. Поэтому последнее, но весьма существенное условие успешного обращения – чувство меры и вкус. Нельзя забывать, что сегодняшнее деловое общение (как и современная коммуникация в целом) требует от участников установки в первую очередь на доброжелательный и конструктивный диалог.

Типология обращений

Крайне важно правильно определить характер письма и отношение к адресату. Характер письма определяется его целью. Отношение к адресату определяет стилистику его изложения, характер этического наполнения. Если адресат – это более высокопоставленный, более сильный, мощный и независимый представитель структур управления, то это должно быть отражено в письме. Если адресат менее влиятелен, чем ваша фирма, то это также неизбежно должно найти отражение в письме. При этом тот, кто готовит письмо, должен решить, какое впечатление необходимо оставить о вашей организации у адресата. Может быть, необходимо убедить его в растущей силе вашей фирмы, ее надежности и тому подобном, может быть, необходимо сетование на недостаток средств и возможностей по развитию вашей фирмы и т. п.

С учетом изложенного составляется план письма. Обычно это этическое вступление, знакомство с фирмой, основные вопросы и просьбы, пожелания и заключение. Аргументация в письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной. Деловые письма пишутся в нейтральном тоне изложения, в них не допускаются эмоционально-экспрессивная окраска и нелитературные обороты, даже если между сторонами существует серьезная конфликтная ситуация. Украшением делового письма является изысканная этическая его составляющая. Затем с использованием типовых речевых оборотов (языковых формул) создаются необходимые фразы для различных частей письма. При этом необходимо помнить, что типовые речевые обороты служат только основой и примером для реально создаваемых речевых фраз.

Письмо конкретному лицу должно исходить от конкретного лица. Не следует увлекаться терминологией, сокращениями и аббревиатурами. Текст делового письма не должен быть многозначным.

СОВЕТ: деловые письма составляются, за редким исключением, по одному вопросу. Формат письма А5 свидетельствует о скупости или бедности автора.

При составлении делового письма, когда уже определено и сформулировано его содержание, важно найти и правильно использовать языковые формулы для окончательной отработки подготавливаемого документа.

Приведем примеры некоторых из них:

Благодарим Вас за письмо…

Считаем целесообразным, обратить Ваше внимание…

Пользуясь предоставленной возможностью…

Обращаемся к Вам с убедительной просьбой…

Приносим извинения за несвоевременный ответ…

Направляем Вам…

К сожалению, мы вынуждены отказаться…

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма…

В ответ на Ваше письмо напоминаем…

Согласно контракту…

В соответствии с…

В порядке оказания методической (консультативной, технической, научной, технологической, проектной и т. п.) помощи просим Вас…

Настоящим сообщаем, что….

Мы сделаем все возможное, чтобы…

Сообщите, пожалуйста, если Вам потребуется дальнейшая информация или помощь…

Мы очень надеемся, что Вы придете к положительному решению относительно…

Пожалуйста, сообщите…

Благодарим за приглашение посетить офис Вашей фирмы и за возможность познакомиться с ее персоналом…

Мы выражаем свои искренние и глубокие соболезнования в связи с …

Оплату гарантируем по получении счета.

Мы рады предложить Вам…

Фирма оставляет за собой право…

Приносим извинения за…

К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по причине…

Мы были бы очень признательны, если бы Вы прислали нам…

Приглашаем Вас…

С наилучшими пожеланиями…

Кроме традиционных языковых формул, в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул.

СОВЕТ: имейте в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего их партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.

Entrenous (редко en) – между нами, т. е. просьба не разглашать содержание послания (пример: Оставляю все это entre nous).

Cito – срочно, пишется либо в конце распоряжения, либо в начале текста, отдельным абзацем.

Dixit -окончательное решение (аналогично фразе – «судья сказал»). Пишется отдельным абзацем перед текстом решения.

Notabene (NB) – очень важно. Пишется либо на полях у абзаца, где изложен важный материал, либо перед ним отдельным абзацем.

Nota nota bene (NNB) – весьма важно. Пишется аналогично.

Status quo (редко SQ, произносится «статус кво») – существующее на настоящий момент состояние дел (пример: Мы хотим сохранить status quo наших отношениях).

Postscriptum (PS) – после написанного. Пишется отдельным абзацем перед дописываемым текстом.

Postpostscriptum (PPS) – после, после написанного. Пишется только после текста PS таким же порядком. В современной переписке употребляется крайне редко.

О'кеу (ОК, произносится «О кей») – соответствует понятиям: «да», «хорошо», «согласен». Американизм. Может использоваться в публичных выступлениях, в разговоре. Употребление в текстах документов неприемлемо и считается дурным тоном, хотя и встречается на практике.

Allright – (произносится «олл райт») – соответствует понятиям «все хорошо», «все нормально». Американизм английского происхождения. Допустим только в устной речи и в частной переписке.

Подводя итоги: для секретаря умение и талант написания делового текста, точного и убедительного и вместе с тем краткого и емкого является важнейшим профессиональным качеством.

3.4. Особенности оформления сообщений, передаваемых по электронным средствам связи

Правила телеграфной связи

В древности сообщения на большие расстояния передавали барабанным боем, дымовыми сигналами и другими столь же примитивными средствами. Посылая сообщение, человек был вынужден полагаться на гонцов – пеших, конных или переправляющихся на судах. Связь эта была медленной и ненадежной. Так продолжалось до конца XVIII в., когда был изобретен первый телеграф.

Секретарю, несмотря на появление факса и электронной почты, достаточно часто приходится отправлять телеграммы, так как корреспондент, которому нужно что-то срочно сообщить, может не иметь факсимильного аппарата или электронной почты. Кроме того, факс – это лишь факсимильная копия документа, и он так же, как и электронный документ, без электронно-цифровой подписи юридической силы не имеет.

Составление текста телеграммы, а также ее отправку руководитель часто поручает секретарю. Поэтому секретарь должен хорошо знать общий порядок составления, оформления и отправки этого вида документов.

Под телеграммой понимается вид документа, определяемый способами передачи информации по каналам телеграфной связи. Подавляющая часть телеграмм относится к информационно-справочной документации с перепиской, содержащей срочную информацию для принятия решения, передача которой по почте не обеспечивала своевременность ее получения.

Требования к составлению и оформлению телеграмм, передаваемых для отправки, установлены «Правилами предоставления услуг телеграфной связи», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации 14.01.2002 г. № 12. В этих правилах телеграмма определена как «краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи».

В зависимости от местонахождения автора телеграммы и адресата телеграммы делятся на телеграммы внутренние и международные.

Правила гарантируют пользователям право на тайну телеграфных сообщений. В правилах оговаривается язык взаимодействия работников телеграфной связи и подающих телеграммы. На территории Российской Федерации – это русский язык и дополнительно, по усмотрению оператора связи, родные языки народов Российской Федерации.

Телеграммы делятся на категории и виды. Возможна подача телеграмм следующих категорий срочности (в порядке уменьшения срока прохождения телеграммы):

1) «телеграмма-письмо» (с отметкой «телеграмма-письмо»);

2) «обыкновенная» (без отметки);

3) «срочная» (с отметкой «срочная»).

В большинстве организаций применяются обыкновенная (простая) и срочная телеграммы. Однако в служебной переписке выделяются и такие категории телеграмм: Президенту РФ, в Правительство РФ, «правительственная» и т. д.

По видам различают телеграммы:

1) с уведомлением о вручении телеграфом и с уведомлением о вручении телеграфом срочное (с отметками «уведомление телеграфом» или «уведомление телеграфом срочное» соответственно);

2) с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой «вручить (дата)»);

3) с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой «почтой заказное»);

4) с доставкой на художественном бланке «люкс» (с отметкой «люкс»);

5) заверенная оператором связи (с отметкой «заверенная»).

Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между столицами республик, краевыми, областными центрами, а также внутри любого населенного пункта, имеющего телеграфную связь, должны составлять:

1) для телеграмм категории «срочная» – не более 3 ч;

2) для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 6 ч.

Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между любыми населенными пунктами, имеющими телеграфную связь, должны составлять:

1) для телеграмм категории «срочная» – не более 5 ч;

2) для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 10 ч;

3) для телеграмм категории «телеграмма-письмо» – не более 24 ч.

Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в передаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Передаваемая телеграмма должна содержать адрес (т. е. куда) и наименование адресата (т. е. кому) (если адресатом является гражданин – фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо – наименование организации, должность, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица; если адресатом является организация – наименование организации), текст телеграммы, подпись отправителя (по его желанию), отметки (если имеются) о категории и виде передаваемой телеграммы.

Составляется телеграмма в следующей последовательности:

1) отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);

2) отметка о виде телеграммы;

3) адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;

4) текст телеграммы;

5) подпись отправителя (по желанию отправителя).

Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки по адресу без розыска и наведения справок.

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.

Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы.

Телеграммы могут быть адресованы:

1) на полный адрес;

2) на условный или сокращенный адрес;

3) до востребования;

4) на номер абонементного ящика;

5) в адрес войсковой части;

6) в адрес полевой почты;

7) в адреса морских и речных судов;

8) на номер полученной телеграммы;

9) на номер абонентской установки сети АТ/Телекс.

В телеграмме указываются точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата), наименование учреждения, если известно – наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить кратко доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями.

Цифры в подаваемой телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться отправителем полными словами.

Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобка» могут указываться в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч», «скб»), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс», «дробная черта» могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знак «номер» может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом «нр».

Другие знаки могут указываться только полными словами.

Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, корме символьного знака «-», должны писаться в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала и считаются с ним как одно слово.

Символьные знаки «+» (плюс) и «/» (дробная черта) между словами должны писаться с интервалами между предшествующими и последующими словами и считаются как отдельные слова, а между цифрами – без интервалов и отдельными словами не считаются.

Текст телеграммы должен содержать хотя бы одно слово, но телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей, по 300 слов каждая (последняя может содержать менее 300 слов), передаваемых как отдельные телеграммы.

Рекомендуется подпись отделять от текста межстрочным интервалом. После текста и подписи проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

На копии телеграммы в нижней ее части могут проставляться визы, а также указывается время передачи телеграммы на отправку.

При оформлении международных телеграмм их адрес и текст печатаются латинскими буквами. Адрес в таких телеграммах печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже), адрес организации или местожительства адресата (номер дома, улицы), наименование пункта назначения (город, страна).

В количество оплачиваемых слов внутренней телеграммы включаются все слова, образующие содержание телеграммы (отметки о категории и виде телеграммы, адрес, текст, подпись).

За одно слово в телеграмме считается:

1) каждое слово, написанное в соответствии с правилами грамматики и имеющее самостоятельный смысл, включая частицы и предлоги;

2) каждый отдельно стоящий знак, цифра или буква;

3) знак, написанный полным или сокращенным словом;

4) цифра, написанная полным словом;

5) не разделенная символьным знаком «-» группа знаков, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа.

Пример оформления телеграммы:

СРОЧНАЯ

РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ

ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ

ОТСУТСТВИЕ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК

ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ

Самара, Речная, 30

Начальник ОТК (личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

печать

Для передачи оперативной информации используют телефонограммы – официальные сообщения, переданные по телефону.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТом 6.38 – 90 как для служебного письма, т. е., выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». (Например: Об изменении времени заседаний Совета; О прибытии участников конференции).

В целом телефонограммы пишутся «телеграфным языком», т. е., кратко, точно, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица, например: «Напоминаем, что срок действия договора истекает». Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы учреждения имели специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Рекомендуется следующая форма:

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Адресант (наименование учреждения) Адресант (наименование учреждения) ___

от кого (должность, Ф. И. О.) от кого (должность, Ф. И. О.) ___

время передачи час мин время передачи час мин

Передал(а) (фамилия) Принял(а) (фамилия)

Номер телефон ___

Заголовок Заголовок

(подпись)

На бланках для входящих телефонограмм реквизит «адресат» должен быть отпечатан типографическим способом, а на бланках для исходящих телефонограмм типографическим способом должен быть отпечатан реквизит «адресант».

Факсимильное сообщение –  документ, полученный по факсимильному аппарату (телефаксу), по телефонным каналам связи. Факсимильное сообщение (факс) является по сути незаверенной копией передаваемого документа, и юридический статус у него такой же. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсимильные сообщения в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, заменителями телефонограмм.

Факсы для исходящих документов следует оформлять аналогично оформлению делового письма, но они могут составляться в одном экземпляре, который после его передачи подшивается в дело. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя, дата и время передачи, № телефакса, количество страниц.

Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, недолговечна.

Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, его можно видеть отображенным на мониторе или распечатанным на принтере.

Внедрение электронной почты (е-mail) – одна из наиболее характерных особенностей сегодняшнего дня. Она неуклонно вытесняет традиционные средства коммуникации. Ее главное и бесспорное преимущество – оперативность.

При возросшем удельном весе электронных писем в общем объеме деловой переписки необходимо обратить внимание на следующие особенности подготовки этих писем:

1) содержание письма должно быть сосредоточено на одной теме. Не следует распыляться и пытаться «объять необъятное». Действовать нужно по принципу: «одно письмо – одна проблема». Прилагаемые документы, особенно если это графика, рисунки, таблицы, направляются в виде приложения к пересылаемому файлу-письму. В этом случае вашему получателю легче сориентироваться в сущности послания, а при необходимости ему не составит труда переслать приложение, например на другой адрес;

2) переписка деловых людей по е-mail носит сугубо утилитарный прагматический характер. Она лишена эмоций. Соответственно, стиль должен быть сугубо рабочим и сжатым;

3) несмотря на лапидарность электронного письма, его тон остается вежливым и тактичным. В этом смысле оно не отличается от обычной корреспонденции. Более того, при почтовой переписке знаки внимания, элементы вежливости можно передать с помощью внешних атрибутов, например используя специально подготовленный бланк, соответствующую бумагу, оформление, размещение реквизитов и т. п. При электронной почте эти возможности исключены. Поэтому этот «недостаток» можно компенсировать, соблюдая правила письменного этикета;

4) электронное письмо не допускает волокиты, задержки с ответом. Это почта экстренной связи с элементами срочности. Переписка порой протекает в режиме реального времени – «On-line». Требуется умение вести письменный диалог. Это требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером;

5) язык при электронной переписке отличается конкретностью, краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскомину стандартных при традиционной переписке выражений.

При частной неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emoticons. Речь идет об использовании схематического изображения человеческого типа для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык е-mail. Сюда входят Smileys и Acronyms.

Ниже приводится несколько примеров принятых на Западе так называемых Smileys (улыбки, смешинки) и используемых при переписке по электронной почте. Разумеется, это касается только личной коммуникации и вряд ли применимо при серьезной и ответственной переписке, затрагивающей важные деловые проблемы.

1):-) – улыбка;

2);-) – подмигивание;

3):-(– хмуриться;

4):-D – смех;

5):-X – без комментария;

6);-(– плач;

7):-] – сарказм;

8) =:О – удивление.

Акронимы (Acronyms), т. е. слова, сформированные из первых букв словосочетания, которое оно заменяет, встречаются намного чаше при деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке. Ниже приводятся несколько наиболее распространенных акронимов:

1) ASAP (Аs soon as possible) – как можно скорее;

2) MSG (Massage) – послание;

3) JIC (Just in case) – при случае;

4) CUL (See you later) – встретимся позднее;

5) FAQ (Frequently saked question) – часто задаваемый вопрос;

6) IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению;

7) BTW (By the way) – между прочим;

8) [g (Grin) – усмешка, ухмылка;

9) BRB (Be right back) – немедленно возвращайся;

10) GTG (Got to go) – готов идти;

11) LOL (Laugh out loud) – заслуживать громкого смеха;

Данный текст является ознакомительным фрагментом.