5. Архивное дело

5. Архивное дело

5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел –  это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки неисполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависит оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой (в идеале), но очень часто эта функция ложится на секретаря (особенно в средних и мелких организациях). Работа по составлению номенклатуры дел, как правило, включает изучение структуры организации, направлений работы структурных подразделений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации или в состав дел секретаря.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже 1 раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т. д.

Образец оформления номенклатуры дел.

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно обеспечивать:

1) оперативность обработки и поиска документов;

2) надежность документационного обслуживания;

3) сохранность документов.

СОВЕТ: в дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСДа. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, возвращаются исполнителю для доработки, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии, у секретаря) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию – индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета – 02, бухгалтерия – 04 и т. д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т. д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30 – 40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с местожительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и другом в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

Подводя итоги: так как наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно, потому что она необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам, очень важно то, насколько качественно она составлена. От этого зависят оперативность работы с документами и их сохранность.

5.2. Подготовка дел к хранению. Экспертиза ценности документов Порядок уничтожения дел

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

1) экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

2) оформление дел;

3) описание документов постоянного и долговременного хранения;

4) обеспечение их сохранности;

5) передачу дел в архив учреждения, т е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы, корпорации, представляют ценность только для данного предприятия. Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение. Как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале – бессрочно, т. е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и иную, имеют социальное значение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но в конечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и контроля за исполнением документов.

Наиболее тесно регистрация связана именно с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления определяется профессиональным термином «экспертиза ценности документов».

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов создаются постоянно действующие экспертные комиссии. В крупных организациях с большим объемом документооборота создается центральная экспертная комиссия, основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов:

1) изобретений и открытий;

2) документов с повторяющейся информацией;

3) научно-технической документации;

4) производственных автоматизированных систем управления;

5) редакционных документов и т. д.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов. Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа. К критериям оценки внешних особенностей документа относится юридическая достоверность, т. е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав экспертной комиссии. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения – состав и содержание всей совокупности документов. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. В состав экспертной комиссии обязательно включают:

1) должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации;

2) должностное лицо, ответственное за архив организации;

3) специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

4) специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем экспертной комиссии – секретарь организации или сотрудник службы Документационного обеспечения или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности (но не реже 2 раз в год) и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Экспертная комиссия – это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов. Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

1) ежегодно составляемая номенклатура дел; описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения – акты об аннулировании и о выделении к уничтожению документов и дел независимо от вида носителя;

2) комплексы документов: дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом архивной службы.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный Фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оно начинается с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства или секретарем. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных экспертной комиссией учреждения, согласованных с экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения нужно писать полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывать его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносить на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

СОВЕТ: в заголовках дел, содержащих копии документов, должна присутствовать ссылка на то, что документ имеет копии.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т. е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т. д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т. е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и тьму подобного, являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) – количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т. д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т. д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями. В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также в нем предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т. д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т. п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяются сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника, сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

Уничтожение документов

Особое внимание необходимо уделять организации работы по выделению документов к уничтожению. К сожалению, имеющаяся практика дает нам немало примеров просто халатного, невежественного отношения к этому очень серьезному вопросу, влекущему за собой далеко идущие негативные последствия.

СОВЕТ: все ответственные лица, начиная с руководителей юридических лиц и кончая ответственными за архивы, должны знать и понимать, что ни один документ («бумажка»), имеющий официальные реквизиты, подтверждающие его юридическую состоятельность, не может быть уничтожен без надлежащего установленного порядка.

Этот порядок достаточно четко разработан и должен быть зафиксирован в нормативном документе организации – ее инструкции по делопроизводству. Основные положения этого порядка сводятся к следующему:

1) выделение документов, не подлежащих дальнейшему хранению, производится только на основании проведения экспертизы ценности документов, итоги проведения которой зафиксированы в специальном документе – Акте о выделении документов к уничтожению;

2) после визирования его руководителем структурного подразделения организации Акт представляется на рассмотрение экспертной комиссии организации.

Как уже упоминалось выше, экспертная комиссия является совещательным органом, члены которой назначаются руководителем организации из работников делопроизводства и архива, а также из числа наиболее опытных работников структур организации, определяющих специфику ее деятельности. Экспертная комиссия рассматривает проекты Актов на выделение документов к уничтожению. Только после согласования проектов актов экспертной комиссией они могут быть представлены на утверждение руководства юридического лица. Следует иметь в виду, что только руководитель юридического лица или лицо, замещающее его в установленном порядке, имеет право утверждения данного документа. К сожалению, это правило достаточно часто нарушается, и нередко данные акты неправомочно утверждаются руководителем службы ДОУ, заведующим архивом а то и секретарем. Между тем в данном случае необходимо иметь в виду, что уничтожаются не «бумаги», как неправильно считают некоторые руководители, а информация о деятельности юридического лица, зафиксированная на любом материальном носителе, за достоверность и правомерность уничтожения которой несет ответственность только руководитель юридического лица. Поэтому акты, утвержденные лицами, не имеющими на это должностных полномочий, любой проверкой могут быть признаны незаконными, а уничтожение документов может быть расценено как сознательное уничтожение документной информации, влекущее за собой сокрытие материального ущерба, что является уголовно наказуемым деянием.

Подводя итоги: так как вся ответственность по принятию окончательных решений лежит на руководителе, то ему необходимо квалифицированная помощь секретаря, который должен владеть информацией о процедурах подготовки дел к сдаче в архив, об экспертизе ценности документов и о порядке их уничтожения.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.