Автоматизация учета в ресторане

Автоматизация учета в ресторане

Учет в ресторане не менее важен, чем сам процесс приготовления пищи. Система, которая обеспечивает возможность контроля за ресторанным предприятием (или даже за несколькими его филиалами), делает его работу прозрачной для руководителя. Забота о своевременной установке и выбор бренда – зона ответственности владельца и управляющего рестораном. Однако есть подводные камни, которых можно попытаться избежать в самом начале работы.

Стандартные установки и незаданные вопросы анализирует Анна Ткаченко, менеджер компании «Бизнес-Класс».

«Пять-шесть лет назад вопрос о покупке системы автоматизации стоял так: а нужна ли она вообще? Сейчас вопрос ставится по-другому: какая именно система нужна? Все реже встречаются случаи, когда заказчик сравнивает программы или оборудование из разных ценовых категорий, с разной функциональностью, что свидетельствует о большей информированности современного ресторатора. Общей информации о возможностях современных систем сейчас достаточно, все банальные фразы о полезности автоматизации уже сказаны, а о возможностях конкретной системы можно узнать только путем подробного ознакомления с ней.

Но есть некоторые неправильные установки, которые влияют на сам подход заказчика при выборе и внедрении системы автоматизации. Одна из наиболее распространенных установок: “Мы открываем не элитный ресторан, а недорогое кафе. Нам нужно оборудование попроще, подешевле”. Выбор оборудования зависит от нагрузки на него – в бистро она больше, следовательно, выше износ, в бистро требуется высокая скорость обслуживания, следовательно, требуются и более современные технологии.

Другая установка звучит так: “Мои знакомые работают с такой-то системой, поэтому и я приобрету такую же”. С одной стороны, критерий хороший, когда он один из многих. Если это единственный повод к приобретению системы, велик шанс разочароваться. Она может оказаться устаревшей или не соответствовать требованиям вашего формата ресторана и т. д. Выбирать систему лучше самому.

Ошибки часто совершаются на этапе ознакомления с программными продуктами. Не задаются необходимые вопросы. Например, заказчик не выясняет возможностей комплекса по стыковке с другими программами. Хотя такая стыковка нужна не всем, желательно все же уточнить возможности данного продукта и мнение об этом продающей и производящей данную программу компаний. Спрашивать лучше у технического специалиста, и желательно в отсутствие менеджера. Менеджеры на все вопросы отвечают: “Да”. В действительности такие вопросы решаются даже не внедренцами, а программистами компаний-разработчиков. Факты таковы: самые распространенные продукты наименее гибки – выгрузить из них данные во внешнюю систему или загрузить практически нереально. Наше “Домино” имеет внутреннюю почтовую систему, которая позволяет стыковать ее с внешними системами. Например, в ресторане “Амроц” произведена стыковка с “самописной” системой товародвижения».

Невнимательность, отсутствие контроля и ответственных лиц анализирует Роман Крымов, ведущий специалист компании «Астор ВЦ».

«Люди остаются людьми, несмотря на технический прогресс. Сейчас трудно описать какой-либо “средний уровень” знаний заказчика. Бывают рестораторы, уделяющие мало внимания вопросам автоматизации и потому плохо знакомые с текущей ситуацией на рынке. В то же время многие рестораторы ставят перед собой серьезные бизнес-задачи. Они понимают, что для их решения не обойтись без помощи полнофункциональной системы управления. Как правило, они внимательно изучают информацию, предоставляемую производителями, и неплохо осведомлены о функциях и возможностях представленных на рынке систем. Однако ошибки делают все.

Основная из них – выбор только по критерию цены. Был случай, когда заказчик приобрел для фаст-фуда систему, предназначенную для небольших классических ресторанов. В силу меньшей скорости работы эта система была дешевле, но не могла удовлетворить требованиям фаст-фуда. У касс заказчика образовались очереди, и возникла необходимость в смене системы, что и было, в конце концов, сделано. Еще одна ошибка – недостаточное внимание к набору функций системы на этапе выбора. Как правило, производители готовы провести подробную демонстрацию и предоставить необходимую информацию. Но заказчик далеко не всегда готов выделить время на ознакомление с ней. В результате это приводит к покупке системы, не обладающей необходимыми заказчику функциями. Нужно всегда проверять наличие в системе требуемых возможностей, причем следует просить продемонстрировать их, не ограничиваясь устными обещаниями. Если какой-то функции в системе нет, надо уточнить у производителя, ведется ли ее разработка и когда планируется ее введение, либо оговорить необходимость доработки системы “под заказ”. При таком подходе заказчик к моменту покупки системы будет полностью осведомлен о том, чего конкретно он может ожидать от внедрения системы, в какие сроки это будет сделано, и сколько будет стоить.

Существенная ошибка заказчика – то, что процесс внедрения не контролируется руководством ресторана. Необходимо назначить сотрудника, ответственного перед руководителем ресторана за внедрение системы. Этот процесс состоит из нескольких этапов, от поставки оборудования и пусконаладочных работ до запуска и постпускового сопровождения. Каждый этап должен быть завершен в срок, согласно договору заказчика с поставщиком. По окончании каждого из этапов необходимо, чтобы сотрудник заказчика, назначенный ответственным лицом, осуществил приемку этапа и подписал соответствующие документы. Лучше всего, если такой ответственный человек будет всегда в курсе всех изменений системы и продолжит общаться с поставщиком в течение гарантийного и постгарантийного периода. Без этого работы не могут считаться принятыми заказчиком. Такой подход требует от него некоторых усилий, но в дальнейшем ограждает руководителя ресторана от всех проблем.

Другая сторона этой же ошибки: руководство не обращает внимания на восприятие системы персоналом. Иногда можно встретить даже сопротивление обучению со стороны персонала заказчика. Для этого может быть несколько причин. Например, привычка персонала к работе “по старинке” без компьютера, либо к работе с другой системой. Кроме того, причиной сопротивления может быть и желание сорвать запуск системы, так как внедрение системы автоматизации не позволит сотрудникам в дальнейшем злоупотреблять своим положением.

Ошибка, которую часто совершают в финале внедрения: отказ от дальнейшей работы с интегратором. Тут действует следующая установка: “система работает – все хорошо”. Однако производитель программного обеспечения постоянно развивает систему, добавляет новые функции и т. д. Своевременное и постоянное обновление типового программного продукта может позволить не только повысить уровень управляемости предприятием, но и сократить реальные затраты на развитие системы».

Как рассчитывается стоимость системы на начальном этапе?

Рассказывает Игорь Ситник, директор компании «UCS SPb».

«Стоимость системы автоматизации (информационно-управленческой системы) зависит от формата обслуживания и масштабов заведения, в котором она будет установлена. Первое обстоятельство выдвигает требования к функционалу: какие процессы, существующие на предприятии, необходимо автоматизировать. Второе: сколько требуется лицензий на программное обеспечение, и какое оборудование надо закупить.

Сравним два ресторана, работающих в одинаковом режиме (фаст-фуд, обслуживание с помощью официантов и т. д.). Чем больше посадочных мест и обслуживающего персонала, тем дороже решение по автоматизации. Если вы знаете, какие рабочие места и процессы на вашем предприятии должны быть автоматизированы, можно заранее просчитать примерную стоимость необходимой вам информационно-управленческой системы.

В общем случае система состоит из компонентов Front-office и Backoffice. На примере комплекса R-Keeper, разработки российской компании UCS Soft, рассмотрим, из чего складывает итоговая цена системы автоматизации.

Основным отличием R-Keeper от остальных систем является то, что Front-office и Back-office этого программно-аппаратного комплекса могут работать раздельно.

С помощью компонентов Front-office вы сможете автоматизировать работу официантов, кассиров, барменов, а также получать большое количество отчетов, позволяющих подробно анализировать текущие продажи и работу каждого сотрудника, задействованного в системе. Например, отчеты по выручке, по работе официантов, по расходу блюд, по работе кухни и т. д. Нельзя не отметить и ноу-хау UCS Soft – использование OLAP-технологии в построении отчетов, так называемые КУБЫ. Данная технология позволяет, не прибегая к помощи программистов, создавать из находящихся в системе общих отчетов новые. При использовании этого инструмента анализа вы получаете отчеты в разных срезах и можете проводить анализ по тем или иным критериям.

Если ваш ресторан работает в режиме “фаст-фуд”, вы можете использовать только перечисленные выше компоненты. Минимально вам необходима одна станция кассира, фискальный регистратор и программное обеспечение (ПО). Если у вас нет свободного персонального компьютера (ПК), придется приобрести дополнительный ПК для установки модуля менеджера. Общая стоимость такого проекта (поставка оборудования, установка ПО и обучение персонала работе с системой) – 5-6 тысяч долларов.

При работе R-Keeper в режиме “фаст-фуд” кассир принимает заказ, вносит данные о заказанных блюдах в счет и производит расчет (режим “быстрый чек”). На кассе выводится фискальный чек, содержащий весь заказ. После сохранения и расчета заказ может быть распечатан на удаленных принтерах, установленных на производстве.

Если в вашем заведении гостей обслуживают официанты, то вам также будут необходимы станции официанта и ПО для их работы.

Основной составляющей второй части, Back-office, в R-Keeper является программа Store-House. Этот модуль позволяет вести учет движения товаров с момента их поступления до момента списания.

Store-House разработан на основе специфики учета в индустрии общественного питания и прост в использовании. Программа содержит все необходимые формы и отчеты. Из складской части программы можно осуществлять выгрузку в 1С бухгалтерию документов или журнала проводок. Стоимость ПО зависит от устанавливаемой версии, требуемого функционала программы и количества рабочих мест.

Кроме того, для создания системы автоматизации может быть необходима закупка сетевого и дополнительного оборудования. Для обеспечения безопасности и контроля над персоналом вы можете установить в своем заведении систему видеонаблюдения. В пивных ресторанах большой популярностью пользуется система контроля розлива и система “пиво на столах”.

Вам могут понадобиться также персональная депозитно-дисконтная система; программный модуль для центрального офиса сети ресторанов R-Keeper-HeadOffice; ПО, позволяющее следить за работой ресторана в режиме он-лайн R-Keeper Monitor и WEB-отчеты; ПО для предприятий, занимающихся доставкой собственной продукции Delivery; система учета рабочего времени TimeKeeper и т. д. Стоимость работ по установке и настройке системы автоматизации, затраты на обучение персонала составят около 6-10 % цены всего проекта. Кроме того, необходимо помнить о сервисном обслуживании установленной в заведении системы. Только регулярная профилактика, консультации специалистов и оперативный ремонт могут гарантировать бесперебойную работу вашего предприятия. Только профессиональная техническая поддержка продлит сроки жизнедеятельности установленного у вас оборудования и поможет предотвратить его преждевременный износ и выход из строя.

Часто выезд специалиста нельзя откладывать до начала рабочей недели, так как это повлечет большие потери для заведения. Поэтому мы предоставляем своим заказчикам уникальную услугу: расширенную техническую поддержку программно-аппаратного комплекса автоматизации 24 часа в день, 7 дней в неделю. На предоставление этого вида сервиса составляется отдельный договор, общая стоимость работ по которому зависит от количества рабочих мест и спектра предоставляемых услуг».

Проблемы нехватки важнейших ресурсов, отсутствие технологии работы, а также нелегальный софт и сбои в энергосети анализирует Андрей Кудюмов, ведущий специалист компании «Софт Баланс».

«Одна из первых ошибок при приобретении системы автоматизации – скоропалительный выбор системы и стремление внедрить ее в кратчайшие сроки. Иными словами, рестораторы хватают первый попавшийся софт. “Через неделю запускаемся!” – говорят они интегратору на первой встрече. Между тем выбор программ существенно расширился даже в рамках такого узкого направления, как общественное питание. Заказчику нужна хотя бы неделя, чтобы познакомиться со всеми видами систем. Он должен понимать, что никто не установит качественно всю аппаратную и программную часть за один день. Минимально необходимо три-четыре дня.

Очень осложняет работу такая ошибка заказчика, как отсутствие технологии работы. Другими словами, запуская ресторан, руководитель редко представляет себе, как будет построен весь процесс обслуживания. Кто именно будет забивать в программу позиции меню, будет ли официант заходить на кухню, как будет проводиться “свободная покупка”, когда в дорогом ресторане гость просит то, чего нет в меню? Эту технологию обязательно надо разработать, собравшись хотя бы вчетвером: администратор, шеф-повар, калькулятор и интегратор программы.

Вторая ошибка, с которой мы часто сталкиваемся, – позднее обращение к интегратору за установкой программно-аппаратного комплекса. Позднее – потому что уже закончено строительство, завершен ремонт и отделка помещения, а о технических моментах внедрения системы автоматизации никто не подумал. Очень трудно с изяществом вписать весь комплекс в готовую обстановку. Приходится долбить только что покрашенные стены, снимать плинтусы.

Для техники заказчик просто не предусматривает место. “Что это у нас компьютер постоянно перезагружается?” – спрашивают меня потом в одном из наших ресторанов. Я прихожу и вижу, что системный блок компьютера втиснут в замкнутое пространство под стойкой, между компрессором от холодильной витрины и охладителем для пива. Компьютер элементарно перегревается в таких условиях и затрудняет работу всей системы.

Часто отделка ресторана сделана из таких материалов, в которых почти невозможно просверлить, прорезать технологические отверстия для проводов. Как их сделать в дорогой мебели, на мраморе? Наш клиент – филиал известной сети кондитерских – заказал стойку из толстого стекла. Это очень красиво и оригинально. Но совершенно непонятно, как его пилить, чтобы незаметно проложить проводку. Такая стойка стоит сотни долларов. Чтобы красиво и безопасно проделать в ней технологическое отверстие, понадобится привлечь специалистов с нужным оборудованием, и все это обойдется не менее чем в 300—500 долларов. В результате мы нашли решение, как проложить кабели поверху, но это уже был компромисс между стилем заведения и его техническими потребностями.

Если речь идет о ресторане с выраженной концепцией, с особым интерьером, например, под старину, или в восточном стиле, о внедрении программно-аппаратного комплекса должен подумать дизайнер. Современные станции официанта и компьютеры снижают пафос такой обстановки, если они не вписаны в нее гармонично. Если ситуация критическая – интерьер очень дорогой, и никакие компромиссы с проводами и компьютерами невозможны – мы рекомендуем выносить всю аппаратную часть за пределы зала.

Часто эти требования соблюдаются, но только в объеме сегодняшнего программно-технического решения. Клиентом не закладывается возможность развития системы.

А ведь через некоторое время может понадобиться еще несколько рабочих мест, которые придется вписывать в то же помещение. Было бы правильно прогнозировать при заказе системы свои будущие потребности, планировать, где будет стоять техника, как будет проложена проводка к новым рабочим местам с компьютерами.

Об электропроводке следует сказать подробнее. Некоторые заказчики считают, что кабель может проложить любой специалист-электрик, даже студент. Это неправильно. Яркий недавний пример: в ресторане сообщили, что могут протянуть сетевой кабель самостоятельно. В результате тянули его неаккуратно, и в процессе работы порезали в нескольких местах оплетку. Сеть стала работать медленно. Мы начали ее тестировать и выяснили, что виной всему плохая физика сети, которая из-за повреждений потеряла в эффективности. Чтобы вычислить ошибку, заменить поврежденный участок кабеля и все заново отладить, потребовалось много времени и денег.

Дилетанты в электротехнике редко знакомы со стандартами качества к прокладке сети, к установке розеток. Вот распространенный случай: экономя на патч-кордах, студент-электрик берет жесткий магистральный кабель, обжимает его плоскогубцами и подключает электрооборудование напрямую. Но обжать этот кабель правильно и справиться со сложной пайкой может далеко не каждый. Все это приводит к ошибке. Например, принтер, подключенный к плохо распаянному жесткому кабелю, перестает печатать марки, и заказ в системе не сохраняется. (Во всяком случае, так происходит в системе “Трактир”, у которой есть жесткая обратная связь с оборудованием.)

Еще одна серьезная ошибка – использование в ресторане нелицензионного программного обеспечения одновременно с использованием системы автоматизации предприятия. Сегодня мы не можем внедрять наше программное обеспечение у тех, кто не хочет покупать лицензионную версию Windows. Это не так уж дорого (145 у. е.), но позволяет уберечься от серьезных неприятностей. Не так давно в петербургскую сеть из четырех ресторанов пришли сотрудники отдела Р. (Это отдел ОБЭП, который занимается нарушениями в области высоких технологий.) Они забрали для проверки все компьютеры со всех точек, поскольку там было установлено нелицензионное программное обеспечение. Надо ли говорить об убытках, которые понесло предприятие из-за потерянных рабочих дней, штрафа и некоторых сюрпризов в конфигурации возвращенной техники?

В корне подобных проблем лежит, конечно, беспечность ответственных лиц. Ошибкой из этого же разряда можно назвать небрежное отношение к безопасности хранения данных. Прежде всего, при работе с системой автоматизации надо помнить – все базы для оперативного учета шифруются. Это не гарантия от проверяющих органов, но более или менее надежная защита от неофициальных посторонних лиц.

Еще одна мера предосторожности – избегать ненадежных носителей информации. В последнее время в ресторанах распространилась практика работы с базой с флешки. Надо помнить, что она имеет ограниченный ресурс перезаписи: однажды так можно потерять всю базу. Третья и важнейшая мера безопасности – использование в ресторане источников бесперебойного питания UPS. В отечественных сетях есть проблема с идеальным напряжением 200—220 В. Напряжение постоянно “скачет”: становится то выше, то ниже. Это вызывает перезагрузку системы, и как следствие – некорректный выход из базы, возможную потерю данных. Иногда восстановление базы данных может стоить заказчику тысячу долларов и выше.

В целях наилучшей сохранности информации в системе я бы дал две основные рекомендации: проложить отдельную электросеть для компьютерного оборудования (никогда не включать в нее никакое другое оборудование) и обязательно использовать UPS».

Ресторан – это огромный комплекс разнопланового оборудования, которое после установки и начала эксплуатации будет требовать постоянной профилактики и отладки. Выбирая поставщиков, необходимо думать и о выборе сервисной службы для своего предприятия. Срок жизни оборудования будет более длительным, и его будет легче продать при смене собственника, если это условие постоянного ухода за техникой будет соблюдено.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.