Глава 26 Какие примеры неоправданных затрат (материалов или усилий), бесполезных отчетов, собраний, бюрократии и т. п. вы могли бы привести?

Глава 26

Какие примеры неоправданных затрат (материалов или усилий), бесполезных отчетов, собраний, бюрократии и т. п. вы могли бы привести?

Такие понятия как эффективность и оптимизация деятельности компании имеют для меня огромное значение. Я надеялась, что ответы на этот вопрос укажут мне на возможные пробелы.

ОТЧЕТЫ

«В прошлом году экспресс-отчет для Адама потребовал [сбора] большого объема информации и обернулся потерей времени»… «Обновление информации в базе данных Staffwell отнимает много времени, но чрезвычайно важно»…

Адам, занимавший в то время должность генерального директора, отличался прекрасной самоорганизацией, и эта черта мне очень в нем нравилась. Он ввел для наших топ-менеджеров новое правило – подготовку так называемых еженедельных экспресс-отчетов. Они представляли собой короткие письменные отчеты, охватывающие от 5 до 7 сфер ответственности каждого из менеджеров. Такие отчеты сдавались ему каждую неделю. Затем Адам составлял сводный экспресс-отчет и представлял его мне. Мне это очень нравилось, так как постоянно держало меня в курсе дела и помогало принимать необходимые решения, давало представление о проблемах, требующих решения, и об идеях, которые необходимо было обдумать.

Некоторые члены команды, которые были слишком загружены или просто не любили делать письменные отчеты, рассматривали это нововведение как дополнительную обузу, отнимающую у них драгоценное рабочее время, в особенности, если такие отчеты необходимо писать часто, да еще обновлять информацию в базе данных.

В последнее время мы экспресс-отчеты отменили. Хотя, признаться, мне их не хватает. В будущем имеет смысл вернуться к этой системе.

Обновление базы данных Staffwell, которым занимаются сотрудники фронт-офиса, чрезвычайно важно и должно осуществляться регулярно, даже несмотря на то, что данный процесс отнимает много времени. Это позволяет нам хранить и отслеживать информацию по всем проектам, видеть KPI и прогресс как отдельно взятого сотрудника, так и показатели команд и компании в целом.

Сотрудники хотят:

• чтобы система отчетности была простой, эффективной и не отнимала слишком много времени.

НИЧЕГО

«Ничего (x 21)»… «Ничего, кроме незначительных мелочей; все нравится. А один из наших конкурентов тратит 50 % времени на составление отчетов»… «Сейчас лучше, у нас действует упрощенная система»…

Почти половина команды считает, у нас отсутствует такая практика как неоправданная и бесполезная трата сил, времени на отчетность, собрания и бюрократию. Приятно это слышать! Оказывается, мы неплохо справляемся!

Один из наших сотрудников фронт-офиса раньше работал в конкурирующей компании. Меня повергло в шок, когда я узнала от него, что половину своего рабочего времени он тратил на составление отчетов! Что же, нам это только на руку! Работая эффективнее, мы можем себе позволить расширять штат сотрудников и достигать еще более высоких результатов.

Сотрудники хотят:

• иногда ничего не хотят, так как считают, что все и так хорошо;

• тратить как можно меньше времени на отчеты и больше времени – на эффективную работу.

БУМАГА

«Бумага для принтера»…

Ежедневно в процессе работы мы используем большое количество бумаги, например, перед собеседованиями консультанты распечатывают резюме кандидатов и т. п. При том, что сотрудники стараются экономить бумагу, когда это возможно и уместно, все же иногда они об этом забывают. Неплохо было бы им напоминать! Нужно проверить, что об этом говорится в нашем корпоративном кодексе.

Сотрудники хотят:

• экономить и повторно использовать бумагу, когда это возможно.

РУКОВОДСТВО

«Альберт тратит много времени и может странно себя вести, когда очень занят»… «Сейчас все в порядке, после того как Адам ушел»…

Альберт очень хороший директор. Результативный, умный, болеет за бизнес компании и команду. Уверена, со временем он станет первоклассным во всех отношениях топ-менеджером.

Временами Альберт может вести себя странно и быть капризным. При этом он очень интересный человек с огромным потенциалом. Мне он очень симпатичен как личность. Мне вообще нравятся люди с разными характерами.

Прошу обратить внимание на то, что автор приведенного здесь комментария – коллега Альберта, которая, однако, не отличается такой высокой результативностью, как он сам. Поэтому я не придала ее словам большого значения, посоветовав ей работать над собой и повышать свою эффективность.

После ухода Адама мы все немного расслабились, но отчасти это объясняется наступившим затишьем на рынке и тем, что мы меняем структуру руководства. Все изменится, когда рынок оживится или когда я закончу реструктуризацию системы управления и оперативной деятельности. Как бы то ни было, эффективность бизнеса всегда останется моим приоритетом.

Сотрудники хотят:

• чтобы их коллеги и руководители не тратили понапрасну время и не вели себя странно;

• работать в эффективной компании.

СОБРАНИЯ

«Некоторые собрания директоров должны быть короче»… «Иногда собрания директоров слишком длинные, но интересные»… «Кому-то не нравятся еженедельные собрания, но я с этим не согласна»…

Собрания нужны, но они должны быть полезными и очень конкретными. Это условие нужно включить в наш корпоративный свод правил.

На мой взгляд, ничто не может быть более бесполезным и расхолаживающим, чем сидеть на бесполезном и скучном собрании, к тому же затянутом по времени.

Сотрудники хотят:

• чтобы собрания были короткими и по делу;

• еженедельные собрания для обмена полезной информацией.

ПЕРЕРЫВЫ

«Не хватает общения, надо увеличить перерывы»…

Не могу согласиться с этим комментарием. На работе нужно работать. Наш новый офис занимает большое пространство с открытой планировкой, способствующей, в том числе, более тесному общению между сотрудниками. Кроме того, мы увеличили количество перерывов в течение рабочего дня. С моей точки зрения, это личная проблема конкретного сотрудника, которому, полагаю, трудно наладить дружеские отношения с коллегами.

Надеюсь, что идеи, прозвучавшие в других комментариях, например, о корпоративных мероприятиях и обедах с коллегами, помогут укреплению отношений между сотрудниками.

Сотрудники хотят:

• ближе познакомиться с другими сотрудниками компании, установить с ними дружеские отношения.

КОММУНИКАЦИИ

«Слишком много бесполезных электронных писем от коллег. Они всем подряд рассылают резюме – напрасная трата времени. Рассылки AmCham и AEB – они посылают одно и то же письмо по пять раз»… «Сейчас на рынке тишина, но информация о компании важна, о переменах и планах. Чаще обмениваться информацией о компании»…

Я, как и остальные сотрудники компании, тоже получаю по электронной почте массу информационных рассылок. В целом считаю их количество вполне разумным. Бывает, нам необходимо разослать всем резюме кандидата, опыт которого может подойти сразу для нескольких индустрий бизнеса, или он интересуется сразу несколькими вакансиями. В подобных случаях практически все члены команды фронт-офиса должны ознакомиться с резюме. Тем не менее, я решила обратить на проблему больше внимания и поговорить с руководителями, чтобы они приняли меры в отношении сотрудников, которые злоупотребляют рассылкой электронных сообщений.

Меня тоже раздражает, когда я получаю шквал одной и той же рекламы по электронной почте от AmCham и AEB. Нужно бы сообщить им об этом!

Команда заинтересована получать от меня больше информации о том, что происходит в компании и на рынке. Во время нестабильности это помогает им чувствовать себя комфортнее и защищеннее.

Сотрудники хотят:

• чтобы коллеги посылали им по электронной почте только нужные сообщения;

• чтобы деловые клубы и другие компании посылали им одно и то же письмо не больше раза или двух раз;

• регулярно получать информацию от руководства о положении дел в компании и рыночной ситуации.

ТРЕНИНГИ

«Не нахожу тренинг о том, как писать highlights [характеристики по итогам интервью с кандидатом] полезным, потому что прекрасно знаю, как это делается. Тренинг проводила София, но я не нахожу составленные ею характеристики идеальными. Тренинг Оззи был отличным (о том, как общаться с новым клиентом). Клиенты судят о нашей компании по качественно составленным highlights, по ним оценивают наш профессионализм. Нужно безукоризненно владеть грамматикой и правописанием. Кто угодно может проводить такие тренинги, только не София»…

Я отметила для себя, что надо бы проверить составленные Софией highlights (т. е. конспект собеседования). Если она проводит тренинги на эту тему, то сама должна писать их идеально. Нужно отметить, что человек, чей комментарий приведен выше, относился к Софии с неприязнью из-за конфликта, связанного с распределением бонусов. Победу одержала София, и этот сотрудник затаил на нее обиду.

Мне кажется, София – настоящий талант и, без сомнения, станет суперзвездой. Я ожидала, что у нее, если не идеальные, то очень хорошие highlights. Тем не менее, все возможно, и я решила проверить, насколько профессионально написаны highlights у нее, а также у автора комментария. Если окажется, что у него они составлены на отлично, то тренинги для консультантов вместо Софии должен проводить именно он.

Еще одно важное наблюдение: я ясно услышала, что это сотрудник не считает полезным обучаться тому, что уже хорошо умеет делать. Мне это кажется логичным. Действительно, тренинги должны посещать только люди, которым они необходимы.

Рада, что он остался доволен тренингом Оззи о том, как выстраивать коммуникации с новыми клиентами.

Сотрудники хотят:

• не терять время на тренинги в областях, в которых они достигли мастерства;

• обучаться тому, чего они еще не знают, или учиться делать лучше то, что они уже умеют.

КУРЕНИЕ

«При Адаме были странные правила – курение»…

Анализируя производительность в компании, наш бывший генеральный директор пришел к заключению, что результаты у сотрудников, которые курили в рабочее время, были ниже по сравнению с теми, кто не курит. Сначала он хотел, чтобы я одобрила правило, полностью запрещающее курение в течение всего рабочего дня. Позже он уступил и согласился с моим предложением сократить время перекуров.

Многие в России по-прежнему курят. Сигареты стоят недорого, курение не считается чем-то отрицательным и разрешено во многих общественных местах. У курящих людей существует зависимость от сигарет, я это понимаю.

Людям свойственно испытывать чувство тревоги. У нас за время существования компании работали разные люди с различными проблемами. Кто-то много курил, кто-то, как мы подозревали (впоследствии наши опасения оправдались), употреблял алкоголь, кто-то – злоупотреблял Интернетом (например, «зависал» в социальных сетях, на порно-сайтах, не связанных с работой блогах); кто-то постоянно что-то жевал, а кто-то слишком много говорил – больше, чем другие.

В особых случаях мы, естественно, принимали меры, ограничивая сотруднику доступ к источнику его зависимости. В других случаях мы внимательно следили за работой и поведением человека, и если обнаруживали, что зависимость сказывалась на результатах его работы или на эффективности компании, то расставались с ним.

Что касается наших курильщиков, я не стала прибегать к жестким мерам, лишь ограничив время для курения во время рабочего дня. Раньше они выходили курить практически каждый час или два, выкуривая по три сигареты подряд. Мы попросили их выкуривать по одной сигарете и возвращаться на рабочее место. В результате частые двадцатиминутные перекуры сократились до пятиминутных, да и сами курильщики стали выкуривать меньше сигарет, что, безусловно, благотворно для их здоровья.

Мне это показалось хорошим компромиссом, справедливым для всех.

Сотрудники хотят:

• иметь возможность выходить курить в течение рабочего дня.

ДУБЛИРОВАНИЕ РАБОТЫ

«Мы обязаны делать отчеты о ходе работы в нашей SDS [CRM-системе], а потом объяснять то же самое директорам по развитию, что по сути является двойной работой. Сперва рассказывать директору, потом то же самое писать – потеря времени»… «Обновление данных директорами и консультантами: часто они вводят в SDS одни и те же данные – дублирующие записи»…

Двойная работа – это нерачительное использование корпоративного времени, что делает нас менее эффективными. Думаю, рабочий процесс должен быть выстроен следующим образом: консультанты каждую неделю обновляют данные в SDS о ходе проектов по закрытию вакансий, над которыми они работают; директора по развитию бизнеса читают обновления и встречаются с консультантами, только если у них есть вопросы или им нужна дополнительная информация; затем каждый из директоров по развитию составляет отчет для наших клиентов о ходе работы.

Как мне кажется, происходит следующее: 1) консультанты запаздывают с обновлениями информации; 2) директора по развитию бизнеса требуют обновления от консультантов слишком рано; 3) директора не читают обновленные данные в SDS; 4) все вышеперечисленное. Проблему легко решить, объяснив еще раз сотрудникам наши процедуры. Нужно поговорить с командой и удостовериться, что эти процедуры четко прописаны в нашем корпоративном своде правил.

Дублирование данных в нашей CRM-системе мне тоже кажется нелогичным: действительно, пустая трата времени. Нужно разобраться, отчего это происходит.

Сотрудники хотят:

• чтобы соблюдались корпоративные процедуры;

• не выполнять двойную работу;

• чтобы остальные также не делали двойную работу.

ПЛОХИЕ СОТРУДНИКИ

«Все хорошо, но жаль, что мы испортили три месяца нашей жизни из-за Льва»…

Плохо, если в команду приходят неадекватные, неэффективные или плохие сотрудники. Это может негативно сказаться и на всех окружающих, и на компании в целом.

Лев был программистом, которого наш прежний IT-директор, когда увольнялся, настоятельно рекомендовал на свое место. Мы последовали совету, поскольку он проработал у нас несколько лет, пользовался заслуженным авторитетом, и мы доверяли ему. Однако случается (как это было с нами), что, увольняющиеся сотрудники уже не так преданны компании, как раньше, и не слишком беспокоятся о ее будущем.

Как руководитель Лев оказался полным идиотом, который совершенно не понимал, что делает. Спустя три месяца к нашей команде присоединился новый, знающий свое дело программист (который впоследствии стал IT-директором). Тогда и обнаружилось, что наш уволившийся IT-директор не только передал свои полномочия абсолютно некомпетентному человеку, но также не задокументировал работу наших систем.

Вновь пришедшие в команду специалисты по IT были шокированы этим. Их первой задачей было изучить наши системы и привести в порядок документацию.

Сотрудники хотят:

• работать только с компетентными, способными и высокопрофессиональными сотрудниками;

• чтобы в отделе IT работали только первоклассные, эффективные менеджеры и специалисты.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.