Приложение VII. Пример регламента по управлению издержками (к главе 7)
Приложение VII. Пример регламента по управлению издержками (к главе 7)
Содержание
1. Общие положения
1.1. Назначение
1.2. Область применения
1.3. Термины и определения
2. Инициация проекта по снижению издержек
2.1. Общая характеристика процесса
2.2. Определение основных направлений проекта. Выбор руководителя проекта
2.3. Формирование проектных групп и оценочной комиссии
2.4. Разработка проекта приказа
2.5. Согласование приказа
2.6. Утверждение приказа
3. Планирование работ проекта
3.1. Общая характеристика процесса
3.2. Постановка задачи руководителям групп проекта
3.3. Создание структурной декомпозиции работ
3.4. Расстановка сроков выполнения работ и контрольных точек
3.5. Планирование человеческих ресурсов
3.6. Утверждение плана проекта
4. Проведение укрупненного анализа направлений
4.1. Общая характеристика процесса
4.2. Сбор необходимой информации
4.3. Проведение предварительного анализа направлений (по блокам)
4.4. Объединение результатов анализа с расстановкой приоритетов
4.5. Разработка проекта уточненного перечня направлений
4.6. Корректировка и утверждение перечня направлений
5. Проведение детального анализа направлений СИ
5.1. Общая характеристика процесса
5.2. Сбор дополнительной информации о направлениях (поблочно)
5.3. Проведение детального анализа блоков направлений
5.4. Сведение результатов и оценка экономических эффектов от мероприятий
5.5. Формирование вариативной программы мероприятий
5.6. Формирование отчета о результатах анализа
6. Формирование программы мероприятий
6.1. Общая характеристика процесса
6.2. Ознакомление оценочной комиссии с результатами анализа
6.3. Проведение оценочной сессии
6.4. Формирование проекта программы мероприятий
6.5. Согласование проекта программы мероприятий
6.6. Утверждение программы мероприятий
7. Планирование реализации мероприятий
7.1. Общая характеристика процесса
7.2. Назначение исполнителей мероприятия
7.3. Формирование перечня работ для выполнения мероприятия
7.4. Определение сроков выполнения мероприятия и контрольных точек
7.5. Проведение совещания по определению рисков и согласованию плана
7.6. Утверждение плана реализации мероприятий
8. Организация и контроль реализации
8.1. Общая характеристика процесса
8.2. Проведение установочного рабочего совещания
8.3. Реализация мероприятия
8.4. Проведение внеплановых проверок реализации мероприятий
8.5. Проверка соблюдения сроков и качества выполнения работ
8.6. Разработка отчетных документов по результатам выполнения работ
8.7. Приемка выполненных работ. Оценка результатов.
9. Контроль и ответственность
4.1. Контроль выполнения процедур
4.1. Ответственность должностных лиц за соблюдение данной инструкции
Приложение 1
Приложение 2
1. Общие положения
1.1. Назначение.
1.1.1. Объединенный рабочий регламент предназначен для формализации правил проведения работ по снижению издержек в ООО «ZZZZ» (далее – компания).
1.1.3. Настоящий регламент вступает в силу с момента введения его в действие приказом генерального директора компании и действует до выпуска заменяющего или аннулирующего его документа либо до выделения филиала в самостоятельное юридическое лицо.
1.2. Область применения.
1.2.1. Регламент определяет последовательность выполнения процедур следующих процессов:
а) инициация проекта по снижению издержек (СИ) (п. 3);
б) планирование работ проекта (п. 4);
в) проведение укрупненного анализа направлений СИ (п. 5);
г) проведение детального анализа направлений СИ (п. 6);
д) формирование программы мероприятий (п. 7);
е) планирование реализации мероприятий (п. 8);
ж) организация и контроль реализации (п. 9).
1.2.2. Детальное «дерево процессов» представлено в приложении 1.
1.2.3. Отдельный процесс содержит 5–6 процедур, каждая из которых выполняется одним сотрудником или коллегиальным органом (комиссия, группа).
1.2.4. Модель процессов верхнего уровня представлена в приложении 2 Node: А-0, Ао.
1.2.5. Модели выполнения работ в процессах представлены в приложении 2 (Node: А1 – А7).
1.2.6. Данный регламент должны знать и использовать должностные лица компании, выполняющие работу по снижению издержек и перечисленные в соответствующем приказе генерального директора о начале работ.
1.3. Термины и определения.
1.3.1. В настоящем регламенте используются следующие термины:
а) инициатор работ – должностное лицо компании не ниже заместителя генерального директора;
б) руководитель проекта – должностное лицо компании не ниже директора по направлению деятельности;
в) оценочная комиссия – коллегиальный орган, принимающий решения относительно необходимости реализации каких либо действий. В оценочную комиссию могут входить должностные лица компании не ниже директора по направлению деятельности;
г) руководитель группы проекта по направлению – должностное лицо компании не ниже руководителя структурного подразделения (производственной единицы).
2. Инициация проекта по снижению издержек
2.1. Общая характеристика процесса.
2.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:
а) определение основных направлений проекта. Выбор руководителя проекта;
б) формирование проектных групп и оценочной комиссии;
в) разработка проекта приказа;
г) согласование приказа;
д) утверждение приказа.
2.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А1.
2.1.3. Условием начала работ по процессу является наличие потребности в реализации основного или дополнительного проекта по СИ. Потребность может быть высказана собственником, генеральным директором компании или директором по направлению деятельности компании.
2.1.4. Условием окончания работ по процессу являются выпуск и передача инициатором работ руководителю проекта утвержденного приказа о реализации проекта и перечня основных направлений проекта.
2.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.
2.2. Определение основных направлений проекта. Выбор руководителя проекта.
2.2.1. Определение основных направлений проекта и выбор руководителя проекта производит инициатор работ после выявления потребности в снижении издержек компании.
2.2.2. Результатом выполнения данных работ является перечень основных направлений деятельности, составленный инициатором работ, устное извещение должностного лица компании о назначении его руководителем проекта и устное указание руководителю проекта о необходимости формирования групп проекта.
2.2.3. Перечень основных направлений деятельности, устные извещение и указание инициатор работ передает руководителю проекта в 3-дневный срок с момента выявления потребности в снижении издержек компании.
2.2.4. Если в ходе выполнения действий по данной процедуре инициатор работ принимает решение о привлечении к реализации проекта сторонних организаций, то вместо устного указания руководителю о необходимости формирования групп он дает указание о подборе сторонней организации, имеющей опыт проведения аналогичных работ.
2.3. Формирование проектных групп и оценочной комиссии
2.3.1. Формирование проектных групп и оценочной комиссии производит руководитель проекта после получения от инициатора работ документов и указаний, перечисленных в п.3.2.2.
2.3.2. При формировании проектных групп и оценочной комиссии руководитель проекта руководствуется следующими принципами:
а) группы проекта формируются отдельно, для каждого выделенного направления СИ;
б) группу проекта по направлению возглавляет руководитель, который в рамках проекта непосредственно подчинен руководителю проекта;
в) состав группы проекта определяется исходя из его специфики и сложности реализации;
г) в группу проекта могут входить специалисты различного профиля, при этом их квалификация должна быть достаточна для реализации проекта;
д) для управления коммуникациями проекта назначается секретарь проекта;
е) состав оценочной комиссии (комиссия по оценке мероприятий на целесообразность реализации и реальности достижения заявленного эффекта) определяется исходя из специфики и сложности проекта. При этом в ее состав могут войти должностные лица не ниже руководителя структурного подразделения компании;
ж) председателем с полномочиями организатора оценочного мероприятия является руководитель проекта. При этом руководитель проекта наряду с руководителями групп по направлениям представляет результаты работ на оценку комиссии.
2.3.3. Результатом проведения данных работ является «Состав рабочих групп и оценочной комиссии», документ (составленный в свободной форме).
3.3.4. Состав рабочих групп и оценочной комиссии руководитель проекта передает инициатору работ для включения в приказ о реализации проекта.
2.4. Разработка проекта приказа.
2.4.1. Разработку проекта приказа организует инициатор работ после получения от руководителя проекта состава проектных групп и оценочной комиссии.
2.4.2. В ходе организации разработки проекта приказа инициатор работ выполняет следующие действия:
а) поручает своему личному секретарю подготовить проект приказа о реализации проекта по снижению издержек на основании перечня основных направлений деятельности, а также состава проектных групп и оценочной комиссии;
б) поручает секретарю включение в приказ информации о назначении руководителя проекта;
в) поручает секретарю включение в приказ информации о системе мотивации проектного персонала;
г) поручает секретарю передачу проекта приказа на согласование руководителю проекта;
д) контролирует исполнение секретарем полученных указаний.
2.4.3. Результатом проведения данных работ является подготовленный проект приказа.
2.4.4. Секретарь инициатора работ передает проект приказа руководителю проекта на согласование в течение 1 рабочего дня с момента получения последнего указания по данному вопросу.
2.5. Согласование приказа.
2.5.1. Согласование приказа производит руководитель проекта после получения его проекта от секретаря инициатора работ.
2.5.2. В ходе согласования руководитель проекта осуществляет следующие действия:
а) проверяет приказ на полноту и правильность зафиксированной информации;
б) визирует проект приказа.
2.5.3. Результатом данной работы является завизированный руководителем проекта проект приказа.
2.5.4. Руководитель проекта передает завизированный проект приказа инициатору работ через его личного секретаря.
2.5.5. Если в результате проверки руководитель проекта выявляет неточности в предоставленной информации или не согласен с отдельными положениями, то он договаривается о встрече с инициатором работ, на которой разрешает возникшие вопросы.
2.6. Утверждение приказа.
2.6.1. Утверждает приказ инициатор работ, после получения согласованного его проекта от руководителя проекта.
2.6.2. В ходе утверждения инициатор работ осуществляет следующие действия:
а) проверяет приказ на полноту и правильность зафиксированной информации;
б) визирует проект приказа.
2.6.3. Результатом выполнения данных работ является утвержденный приказ о реализации проекта.
2.6.4. Инициатор работ передает утвержденный приказ руководителю проекта через секретаря в течение 1 рабочего дня после подписания для:
а) его выполнения;
б) ознакомления всех участников проекта.
2.6.5. Если в результате проверки инициатор работ выявляет неточности в предоставленной информации или не согласен с отдельными положениями, то он инициирует процесс внесения изменений в приказ с последующим повторным согласованием с руководителем проекта.
3. Планирование работ проекта
3.1. Общая характеристика процесса.
3.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:
а) постановка задачи руководителям групп проекта;
б) создание структурной декомпозиции работ;
в) расстановка сроков выполнения работ и контрольных точек;
г) планирование человеческих ресурсов;
д) утверждение плана проекта.
3.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А2.
3.1.3. Условием начала работ по процессу является наличие у руководителя проекта перечня основных направлений проекта и приказа о реализации проекта.
3.1.4. Условием окончания работ по процессу являются наличие в компании утвержденного плана проекта и факт его передачи руководителям групп проекта.
3.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.
3.2. Постановка задачи руководителям групп проекта.
3.2.1. Постановку задач руководителям групп проекта производит руководитель проекта после получения от инициатора работ приказа о реализации проекта и на основании перечня основных направлений проекта.
3.2.2. При постановке задач руководитель проекта выполняет следующие действия:
а) распределяет направления проекта между группами проекта;
б) поручает руководителям групп проекта организовать разработку структурной декомпозиции работ по направлениям проекта и спланировать человеческие ресурсы после определения им сроков выполнения работ и контрольных точек;
в) определяет сроки и длительность выполнения поручения;
г) поручает секретарю проекта составить соответствующее распоряжение и передать его руководителям групп проекта.
3.2.3. Результатом данных работ является комплекс указаний в виде распоряжения о начале проекта, которое включает в себя деление направлений проекта между группами и сроки предоставления результатов работ.
3.2.4. Все указания и распоряжения даются руководителям групп в устном виде в рамках общего совещания по проекту, а затем дублируются в письменном (электронном) виде в формате распоряжения. Совещание и подготовка соответствующего распоряжения проводятся в течение 3 рабочих дней с момента получения руководителем проекта приказа о реализации проекта.
3.3. Создание структурной декомпозиции работ.
3.3.1. Формирование структурной декомпозиции работ (СДР) выполняет группа проекта по направлению, после получения от руководителя проекта распоряжения о начале проекта. Формированием структурной декомпозиции работ руководит руководитель группы проекта по направлению.
3.3.2. При формировании группой структурной декомпозиции работ руководитель выполняет следующие действия:
а) поручает специалистам группы разработать перечень работ необходимый, с их точки зрения, для реализации задач проекта;
б) контролирует процесс создания перечня с целью обеспечения высокой степени детализации, которая позволит расставить сроки выполнения каждой работы в интервале от 2 до 5 рабочих дней;
в) объединяет перечни специалистов в структурную декомпозицию работ и организует совещание группы по верификации и корректировке СДР;
г) корректирует и визирует СДР.
3.3.3. Результатом данных работ является завизированная руководителем группы проекта по направлению структурная декомпозиция работ.
3.3.4. Руководитель группы проекта по направлению передает СДР руководителю проекта в течение 5 рабочих дней с момента получения распоряжения о начале проекта.
3.4. Расстановка сроков выполнения работ и контрольных точек.
3.4.1. Расстановку сроков выполнения проекта и контрольных точек производит руководитель проекта после получения СДР от руководителей групп проекта по направлениям.
3.4.2. При выполнении работ по данной процедуре руководитель проекта выполняет следующие действия:
а) объединяет предоставленные СДР по направлениям в СДР проекта;
б) расставляет сроки выполнения каждой работы, руководствуясь желаемыми сроками реализации проекта, формируя тем самым расписание проекта;
в) определяет наиболее проблематичные в исполнении участки проекта и расставляет по ним контрольные точки;
г) определяет наибольшие разрывы в реализации проекта без контроля и расставляет соответствующие контрольные точки;
д) визирует полученное расписание проекта.
3.4.3. Результатом данных работ является завизированное руководителем проекта расписание проекта.
3.4.4. Руководитель проекта передает расписание проекта руководителям групп проекта по направлениям в течение 3 рабочих дней с момента получения от них СДР.
3.4.5. Если в ходе расстановки сроков выполнения работ руководитель выявляет неточность изложения СДР, нелогичность или работы, длительность которых превышает, по его мнению, 5 рабочих дней, то он инициирует внесение в СДР соответствующих изменений.
3.5. Планирование человеческих ресурсов.
3.5.1. Планирование человеческих ресурсов производят руководители групп проекта по направлениям после получения расписания проекта.
3.5.2. В ходе планирования человеческих ресурсов руководитель каждой группы проекта по направлению выполняет следующие действия:
а) соотносит каждого исполнителя группы проекта с работами проекта, перечисленными в расписании, избегая неравномерной загрузки специалистов с учетом их квалификации и сложности работ;
б) расставляет фамилии специалистов по работам внутри расписания, формируя тем самым проект плана проекта;
в) визирует проект плана.
3.5.3. Результатом данных работ является завизированный руководителями групп проекта по направлениям проект плана проекта.
3.5.4. Руководители групп проекта передают проект плана руководителю проекта для утверждения в течение 2 рабочих дней с момента получения расписания проекта.
3.6. Утверждение плана проекта.
3.6.1. Утверждает план проекта руководитель проекта, после получения его от руководителей групп.
3.6.2. При утверждении плана проекта руководитель выполняет следующие действия:
а) проверяет наличие виз всех руководителей групп;
б) проверяет распределение работ по исполнителям, анализируя равномерность загрузки;
в) визирует план проекта.
3.6.3. Результатом данных работ является утвержденный руководителем проекта план.
3.6.4. Руководитель проекта передает утвержденный план проекта руководителям групп проекта по направлениям для реализации в течение 2 рабочих дней.
3.6.5. Если в результате проверки наличия виз и распределения работ по исполнителям руководитель проекта выявляет недостаточность или неточность данных, то он организует внесение соответствующих изменений в план.
4. Проведение укрупненного анализа направлений
4.1. Общая характеристика процесса.
4.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:
a) сбор необходимой информации;
б) проведение предварительного анализа направлений (по блокам);
в) объединение результатов анализа с расстановкой приоритетов;
г) разработка проекта уточненного перечня направлений;
д) корректировка и утверждение перечня направлений.
4.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А3.
4.1.3. Условием начала работ по процессу является получение руководителем группы проекта:
а) обобщенного перечня основных направлений проекта по СИ от инициатора работ;
б) плана работ от руководителя проекта.
4.1.4. Условием окончания работ по процессу является скорректированный, утвержденный и переданный инициатором проекта руководителю группы проекта перечень основных направлений проекта для его последующего анализа.
4.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.
4.2. Сбор необходимой информации.
4.2.1. Сбор необходимой информации организует руководитель группы проекта после получения:
a) обобщенного перечня основных направлений проекта по СИ от инициатора работ;
b) плана работ от руководителя проекта.
4.2.2. В процессе сбора информации руководитель группы проекта выполняет следующие действия:
а) определяет информацию, которую необходимо получить для последующего анализа направления СИ;
б) составляет список документов, в которых запрашиваемая информация может содержаться (калькуляция себестоимости, баланс, бюджеты, статистика по персоналу и др.);
в) определяет должностных лиц, которые могут предоставить соответствующую информацию.
г) определяет формат предоставления запрашиваемых данных (при личной встрече в процессе опроса или по электронной почте в указанные сроки согласно плану работ);
д) формирует запрос на предоставление необходимых для анализа документов;
е) организует взаимодействие участников группы проекта с представителями подразделений, владеющих информацией (при возникновении необходимости проведения опроса);
ж) консолидирует полученную информацию в комплект документов.
4.2.3. Результатом выполнения данных работ является сформированный комплект документов для анализа.
4.2.4. Сформированный комплект документов руководитель группы проекта передает специалистам группы проекта по направлению для последующего анализа.
4.2.5. Если руководитель группы проекта не получает в указанные сроки запрошенную информацию (или информация предоставляется не в полном объеме), он выясняет причины сложившейся ситуации и информирует об этом руководителя проекта.
4.3. Проведение предварительного анализа направлений (по блокам).
4.3.1. Проведение предварительного анализа направлений (по блокам[14]) осуществляют участники группы проекта по направлению после получения от руководителя группы проекта комплекта документов для анализа.
4.3.2. Участники группы проекта по направлению под руководством руководителя группы осуществляют проведение предварительного анализа направлений (по блокам) при помощи анализа себестоимости, а именно:
а) ранжируют статьи затрат (по степени важности, доле в общем объеме себестоимости);
б) анализируют динамику изменения статей затрат за равные периоды времени (2–3 года);
в) готовят отчеты по результатам анализа.
4.3.3. Результатом выполнения данных работ являются отчеты о результатах предварительного анализа, сформированные каждым специалистом группы проекта.
4.3.4. Отчеты о результатах предварительного анализа направлений специалисты группы проекта передают руководителю проекта через руководителя группы проекта не позднее 5 дней с момента получения комплекта документов.
4.4. Объединение результатов анализа с расстановкой приоритетов.
4.4.1. Объединение результатов анализа с расстановкой приоритетов осуществляет руководитель проекта после получения отчетов о результатах предварительного анализа направлений от руководителя группы проекта.
4.4.2. Для объединения результатов анализа с расстановкой приоритетов руководитель проекта выполняет следующие действия:
а) проверяет наличие отчетов от всех групп проекта, участвовавших в проведении предварительного анализа направлений по блокам;
б) оценивает отчеты на полноту и адекватность проведенному анализу и корректирует анализируемый материал;
в) делает сравнительный анализ однотипных данных из всех отчетов;
г) вносит изменения в список направлений проекта по снижению издержек компании, ранжируя этот перечень по степени важности решения существующих проблем;
д) Дает устное распоряжение секретарю проекта подготовить проект уточненного перечня направлений.
4.4.3. Результатом выполнения данных работ руководителем проекта являются:
а) откорректированные результаты предварительного анализа направлений;
б) ранжированный по степени важности список направлений проекта по снижению издержек компании;
в) устное распоряжение секретарю проекта подготовить проект уточненного перечня направлений.
4.4.4.Откорректированные результаты анализа и ранжированный список направлений руководитель проекта передает секретарю проекта для разработки проекта уточненного перечня направлений проекта по СИ.
4.5. Разработка проекта уточненного перечня направлений.
4.5.1. Разработку проекта уточненного перечня направлений осуществляет секретарь проекта после получения от руководителя проекта:
а) откорректированных результатов предварительного анализа направлений;
б) ранжированного списка направлений проекта по степени важности снижения издержек.
4.5.2. В процессе разработки проекта уточненного перечня направлений секретарь проекта выполняет следующие действия:
а) оформляет полученный от руководителя проекта ранжированный список направлений проекта;
б) согласует проект уточненного перечня направлений с руководителем проекта;
в) передает проект документа инициатору работ на утверждение.
4.5.3. Результатом выполнения данных работ является проект уточненного перечня направлений.
4.5.4. Секретарь проекта передает инициатору работ проект уточненного перечня направлений на утверждение и результаты предварительного анализа направлений в течение 4 часов после получения от руководителя проекта соответствующего распоряжения.
4.6. Корректировка и утверждение перечня направлений.
4.6.1. Корректировку и утверждение перечня направлений осуществляет инициатор работ после получения результатов предварительного анализа направлений и проекта уточненного перечня направлений от секретаря проекта.
4.6.2. В ходе утверждения инициатор работ знакомится с результатами анализа, проектом перечня и, при согласованности своего мнения относительно необходимости дальнейшего анализа предлагаемых направлений, визирует перечень.
4.6.3. Результатом выполнения данных работ инициатором проекта является утвержденный уточненный перечень основных направлений проекта.
4.6.4. Уточненный перечень основных направлений проекта инициатор проекта передает руководителям групп проекта для дальнейшей работы по проекту снижения издержек компании в течение 2 рабочих дней с момента его получения.
5. Проведение детального анализа направлений СИ
5.1. Общая характеристика процесса.
5.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:
а) сбор дополнительной информации о направлениях (поблочно);
б) проведение детального анализа блоков направлений;
в) сведение результатов и оценка экономических эффектов от мероприятий;
г) формирование вариативной программы мероприятий;
д) формирование отчета о результатах анализа.
5.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А4.
5.1.3. Условием начала работ по данному процессу является наличие уточненного перечня основных направлений проекта у руководителя группы проекта.
5.1.4. Условием окончания работ по процессу является формирование и передача руководителем проекта секретарю проекта вариативной программы мероприятий и отчета о результатах анализа.
5.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.
5.2. Сбор дополнительной информации о направлениях (поблочно).
5.2.1. Сбор дополнительной информации о направлениях (поблочно) организует руководитель группы проекта после получения от инициатора проекта уточненного перечня основных направлений проекта.
5.2.2. В ходе выполнения данной работы руководитель группы проекта выполняет следующей действия:
а) формирует перечень информации и документов, необходимых для детального анализа мероприятий по снижению издержек в рамках определенного блока направлений;
б) определяет должностных лиц компании, которые могут предоставить данную информацию;
в) формирует в письменной форме ряд запросов на информацию, необходимую для проведения анализа, и направляет запросы соответствующим должностным лицам компании. В запросе обязательно должны быть указаны формат и сроки предоставления требуемой информации;
г) после наступления указанных в запросах сроков получает необходимую для анализа информацию и проверяет ее на полноту и адекватность запросу;
д) сообщает группе проекта по направлению о поступлении необходимой для анализа информации.
5.2.3. Результатом выполнения данных работ является информация, необходимая для детального анализа мероприятий по определенному блоку направлений.
5.2.4. Полученная дополнительная информация передается сотрудникам группы проекта по направлению непосредственно после анализа этой информации руководителем группы проекта, но не позднее 2 рабочих дней с момента ее получения руководителем.
5.2.5. Если запрошенная дополнительная информация не поступает в указанный в запросе срок либо является не соответствующей запросу, руководитель группы проекта выясняет причины данной ситуации и докладывает руководителю проекта.
5.3. Проведение детального анализа блоков направлений.
5.3.1. Проведение детального анализа блоков направлений производят сотрудники группы проекта по направлению после получения информации для анализа от руководителя группы проекта.
5.3.2. В ходе выполнения детального анализа сотрудники группы проекта выполняют ряд действий, направленных на формирование предложений по мероприятиям, направленным на снижение издержек по рассматриваемому направлению:
а) анализируют информацию, переданную им, для выявления существующих или потенциальных проблем, влияющих на издержки компании по определенному направлению;
б) формируют ряд предложений по мероприятиям, направленным на устранение проблем и соответственно на снижение издержек. Выбор методов, с помощью которых разрабатываются предложения по мероприятия, не регламентируется;
в) Производят предварительную оценку экономии затрат компании от реализации мероприятий, а также затрат на реализацию каждого из мероприятий.
5.3.3. Итогом выполнения данных работ являются результаты анализа, представляющие собой перечень предложений по мероприятиям, направленным на снижение издержек по определенному блоку направлений.
5.3.4. Результат выполнения данных работ передается сотрудниками группы проекта по направлению руководителю группы проекта непосредственно после завершения детального анализа, но не позднее срока, указанного в плане проекта.
5.4. Сведение результатов и оценка экономических эффектов от мероприятий.
5.4.1. Сведение результатов и оценку экономических эффектов мероприятий производит руководитель группы проекта после получения от сотрудников группы проекта по направлению результатов анализа.
5.4.2. В ходе выполнения данной процедуры руководитель группы проекта по направлению выполняет следующие действия:
а) определяет методы оценки экономического эффекта для мероприятий;
б) организует выполнение оценки экономического эффекта каждого из мероприятий, для чего привлекает соответствующих специалистов компании или привлеченных консультантов;
в) ранжирует мероприятия по экономическому эффекту;
г) формирует сводный документ в виде перечня мероприятий и пояснительной записки к нему.
5.4.3. Результатом проведения данных работ является перечень мероприятий, направленных на снижение затрат компании по определенному блоку направлений.
5.4.4. Руководитель группы проекта передает подготовленный перечень мероприятий (в установленном формате) секретарю проекта не позднее срока, указанного в плане проекта.
5.5. Формирование вариативной программы мероприятий.
5.5.1. Формирование вариативной программы мероприятий выполняет секретарь проекта после получения перечня мероприятий от руководителей групп проекта по направлениям.
5.5.2. В ходе выполнения данной процедуры секретарь проекта выполняет следующие действия:
a) сводит в единый документ все перечни мероприятий, переданные руководителями групп проекта по направлениям;
б) группирует мероприятия в вариативной программе по направлениям, а также по признаку объема затрат на их реализацию (беззатратные, малозатратные и высокозатратные).
5.5.3. Результатом данной работы является подготовленная вариативная программа мероприятий, направленная на снижение издержек.
5.5.4. Секретарь проекта направляет вариативную программу мероприятий руководителю проекта для дальнейшего рассмотрения. Срок формирования и передачи вариативной программы мероприятий составляет не более 2 рабочих дней.
5.6. Формирование отчета о результатах анализа.
5.6.1. Формирование отчета о результатах производит руководитель проекта после получения от секретаря проекта вариативной программы мероприятий.
5.6.2. Итогом выполнения данных работ является отчет о результатах анализа, который содержит в себе перечень проблемных зон и оценку экономической эффективности мероприятий по снижению затрат в данных проблемных зонах.
5.6.3. Отчет о результатах анализа руководитель проекта передает секретарю проекта для распространения среди членов оценочной комиссии не позднее срока, указанного в плане проекта.
6. Формирование программы мероприятий
6.1. Общая характеристика процесса
6.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:
а) ознакомление оценочной комиссии с результатами анализа;
б) проведение оценочной сессии;
в) формирование проекта программы мероприятий;
г) согласование проекта программы мероприятий;
д) утверждение программы мероприятий.
6.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А5.
6.1.3. Условием начала работ по процессу является поступление секретарю проекта вариативной программы мероприятий и отчета о результатах анализа от руководителя проекта.
6.1.4. Условием окончания работ по процессу является утверждение инициатором работ программы мероприятий по снижению издержек.
6.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.
6.2. Ознакомление оценочной комиссии с результатами анализа.
6.2.1. Ознакомление оценочной комиссии с результатами анализа организует секретарь проекта после получения отчета о результатах анализа и вариативной программы мероприятий от руководителя проекта.
6.2.2. В ходе выполнения данной процедуры секретарь проекта выполняет следующие действия:
а) готовит копии отчета о результатах анализа и вариативной программы мероприятий для распространения;
б) распространяет копии указанных документов среди членов оценочной комиссии;
в) по истечении времени на ознакомление с документами (не более 3 рабочих дней) организует подписание членами оценочной комиссии ознакомительного листа;
6.2.3. Результатом данных работ является подписанный всеми членами оценочной комиссии лист ознакомления с результатами анализа.
6.2.4. Лист ознакомления с результатами анализа отправляется секретарем проекта на хранение в архив проекта после того, как все подписи членов оценочной комиссии получены.
6.2.5. Если в ходе распространения результатов анализа и получения подписей в листе ознакомления выяснится, что кто-либо из членов оценочной комиссии в силу каких-либо причин (например, командировка, заболевание и т. п.) не может ознакомиться с результатами анализа в установленный срок, то секретарь проекта сообщает о данном факте руководителю проекта.
6.3. Проведение оценочной сессии.
6.3.1. Проведение оценочной сессии мероприятий производит оценочная комиссия после того, как все члены оценочной комиссии ознакомились с результатами анализа, что подтверждается их подписями в листе ознакомления. При этом дата начала оценочной сессии и ее продолжительность определяются планом проекта.
6.3.2. В ходе проведения оценочной сессии при оценке мероприятий члены комиссии руководствуются следующими принципами:
а) экономическая целесообразность реализации мероприятий;
б) адекватность использования заявленных в мероприятиях ресурсов компании;
в) вероятность достижения заявленного экономического эффекта от мероприятий.
6.3.3. Результатом данных работ является рекомендации по формированию программы мероприятий по снижению издержек.
6.3.4. Выработанные рекомендации члены оценочной комиссии передают секретарю проекта непосредственно после окончания оценочной сессии для формирования проекта программы мероприятий по снижению издержек.
6.3.5. Если в ходе проведения оценочной сессии у членов оценочной комиссии возникнут разногласия по каким-либо мероприятиям, то комиссия должна прийти к одному из вариантов путем голосования (по принципу большинства голосов).
6.4. Формирование проекта программы мероприятий.
6.4.1. Формирование проекта программы мероприятий производит секретарь проекта после получения от оценочной комиссии рекомендаций по формированию программы мероприятий по снижению издержек.
6.4.2. В ходе выполнения данной процедуры секретарь проекта формирует проект программы мероприятий по снижению издержек. Данный документ формируется из одобренных оценочной комиссией мероприятий вариативной программы.
6.4.3. Результатом данных работ является проект программы мероприятий по снижению издержек компании.
6.4.4. Проект программы мероприятий секретарь проекта передает руководителю проекта для согласования непосредственно после ее формирования. Срок формирования проекта программы мероприятий составляет не более 2 рабочих дней.
6.5. Согласование проекта программы мероприятий.
6.5.1. Согласование проекта программы мероприятий производит руководитель проекта после получения от секретаря проекта данного документа.
6.5.2. В ходе согласования документа руководитель проекта выполняет следующие действия:
а) рассматривает документ на предмет правильности оформления и содержания;
б) рассматривает документ на предмет полноты и адекватности отраженных в нем мероприятий;
в) визирует документ.
6.5.3. Результатом выполнения данных работ является проект программы мероприятий, завизированный руководителем проекта.
6.5.4.Завизированный проект программы мероприятий руководитель проекта передает инициатору работ для утверждения. Срок согласования проекта программы документа составляет не более 2 рабочих дней.
6.5.5. Если в результате рассмотрения проекта программы мероприятий руководитель проекта обнаружит его неполноту или неадекватность целям и задачам проекта, то он инициирует процесс внесения в проект документа исправлений и дополнений.
6.6. Утверждение программы мероприятий.
6.6.1. Утверждение программы мероприятий производит инициатор работ после получения от руководителя проекта данного документа.
6.6.2. В ходе утверждения документа инициатор работ рассматривает документ с точки зрения бюджета и экономического эффекта мероприятий и визирует документ.
6.6.3. Результатом данных работ является программа мероприятий по снижению издержек, завизированная инициатором проекта.
6.6.4. Утвержденную программу мероприятий инициатор проекта хранит у себя для дальнейшего использования при назначении ответственных за исполнение мероприятий. Утверждение документа должно быть произведено не позднее 2 рабочих дней после получения завизированного проекта программы мероприятий.
7. Планирование реализации мероприятий
7.1. Общая характеристика процесса.
7.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:
а) назначение исполнителей мероприятия;
б) формирование перечня работ для выполнения мероприятия;
в) определение сроков выполнения мероприятия и контрольных точек;
г) проведение совещания по согласованию плана;
д) утверждение плана реализации мероприятий.
7.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А6.
7.1.3. Условием начала работ по процессу является утвержденная инициатором работ программа мероприятий по СИ.
7.1.4. Условием окончания работ по процессу является утвержденный инициатором работ план реализации мероприятий, переданный руководителю группы проекта.
7.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.
7.2. Назначение исполнителей мероприятия.
7.2.1. Назначение исполнителей мероприятия производит инициатор работ после утверждения программы мероприятий по снижению издержек.
7.2.2. Ответственными исполнителями мероприятий являются руководители групп проекта по направлениям снижения издержек (как правило), либо должностные лица компании не ниже руководителя структурного подразделения (отдел, производственная единица).
7.2.3. Результатом выполнения данных работ является распоряжение о назначении исполнителей работ, являющееся условием для начала формирования перечня конкретных работ по реализации мероприятия каждым руководителем группы проекта.
7.2.4. Назначение исполнителей мероприятия производит инициатор работ в трехдневный срок после утверждения программы мероприятий по снижению издержек.
7.3. Формирование перечня работ для выполнения мероприятия.
7.3.1. Формирование перечня работ для выполнения мероприятия производит руководитель группы проекта после ввода в действие распоряжения о назначении исполнителей работ по процессу снижения издержек компании и получения Программы мероприятий.
7.3.2. Результатом выполнения данных работ является сформированный перечень работ для выполнения мероприятия, составленный руководителем группы проекта на основе программы мероприятий.
7.3.3. Руководитель группы проекта передает перечень работ для выполнения мероприятия руководителю проекта.
7.3.4. Формирование перечня работ для выполнения мероприятия производит руководитель группы проекта в течение 3 дней с момента вступления распоряжения о назначении исполнителей работ по процессу снижения издержек компании в силу.
7.4. Определение сроков выполнения мероприятия и контрольных точек.
7.4.1. Определение сроков выполнения мероприятия и контрольных точек производит руководитель проекта после получения от руководителя группы проекта перечня работ для выполнения мероприятия.
7.4.2. Результатом проведения данных работ является расписание выполнения работ, включающее в себя информацию о работах, сроках их выполнения и контрольных точках, в которых руководитель проекта может определить процент выполнения плановых работ к отчетной дате.
7.4.3. Руководитель проекта передает расписание выполнения работ представителям руководящего состава проекта.
7.4.4. Определение сроков выполнения мероприятия и контрольных точек производит руководитель проекта в течение 2 дней после получения от руководителя группы проекта перечня работ для выполнения мероприятия.
7.5. Проведение совещания по определению рисков и согласованию плана.
7.5.1. Проведение совещания по определению рисков и согласованию плана реализации мероприятий организует инициатор работ после получения расписания выполнения работ от руководителя проекта.
7.5.2. В совещании участвует руководящий состав проекта, в который входят:
а) руководитель проекта;
б) руководители групп проекта;
в) секретарь проекта.
7.5.3. Руководящий состав проекта при согласовании плана реализации мероприятий вырабатывает следующие направления управления рисками:
а) планирование управления рисками, т. е. определяет подходы и планирует действия по управлению рисками проекта и мероприятия;
б) идентификация рисков, т. е. определяет риски, способные повлиять на проект, и документирует их характеристики;
в) качественный анализ рисков, т. е. проводит качественный анализ рисков и условий для определения их приоритетов по влиянию на цели проекта;
г) количественный анализ рисков, т. е. оценивает вероятность и последствия наступления рисковых событий и их влияния на цели проекта;
д) планирование реагирования на риски, т. е. разрабатывает процедуры и методики по снижению угроз для целей проекта;
е) мониторинг и управление рисками, т. е. мониторинг оставшихся рисков, идентификация новых рисков, исполнение планов по снижению рисков и оценка их эффективности на протяжении жизненного цикла проекта;
ж) внесение соответствующих изменений в проект плана реализации мероприятий;
з) согласование плана реализации мероприятий.
7.5.4. Результатом проведения данных работ является согласованный руководящим составом проекта документ «План реализации мероприятий», включающий в себя перечень работ, сроки их выполнения, ресурсы и требования к конечному результату.
7.5.5. Руководящий состав проекта передает согласованный план реализации мероприятия на утверждение инициатору работ.
7.6. Утверждение плана реализации мероприятий.
7.6.1. Утверждение плана реализации мероприятий производит инициатор работ после получения от руководящего состава проекта согласованный документ «План реализации мероприятий».
7.6.2. Утверждение плана реализации мероприятий инициатор работ производит, проверяя документ на соответствие следующим условиям:
а) ответственное лицо по каждой работе – непосредственный исполнитель;
б) срок выполнения каждой работы – от 2 до 5 дней;
в) у каждой работы должен быть результат;
г) результат выполнения работ – измеряемый и документируемый;
д) контрольные точки должны находиться на ключевых этапах выполнения работ.
7.6.3. Результатом данной работы является утвержденный руководителем проекта документ «План реализации мероприятий».
7.6.4. Инициатор работ передает руководителю группы проекта план реализации мероприятий для организации и контроля реализации утвержденных мероприятий.
7.6.5. Если в результате проверки проекта документа «План реализации мероприятий» инициатор работ сочтет его несоответствующим условиям его утверждения (см. п. 8.6.2), он имеет право передать документ на доработку руководящему составу проекта для исправления выявленных недочетов.
8. Организация и контроль реализации
8.1. Общая характеристика процесса.
8.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:
а) проведение установочного рабочего совещания;
б) реализация мероприятия;
в) проведение внеплановых проверок реализации мероприятий;
г) проверка соблюдения сроков и качества выполнения работ;
д) разработка отчетных документов по результатам выполнения работ;
е) приемка выполненных работ. Оценка результатов.
8.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А7.
8.1.3. Условием начала работ по процессу является переданный руководителю группы проекта утвержденный руководителем проекта документ «План реализации мероприятий» по СИ и распоряжение о назначении исполнителей работ.
8.1.4. Условием окончания работ по процессу является отчет о проделанной работе, а также выявленная в ходе выполнения работ потребность в реализации дополнительного проекта по СИ.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.