Глава 6. Обработка информации: опустошение корзины

Глава 6. Обработка информации: опустошение корзины

Предположим, вы собрали воедино все, что занимает ваше внимание, теперь ваша задача — добраться до дна корзины. Ее опустошение не означает физического осуществления всех замыслов и проектов, которые в ней накопились. Речь идет лишь о том, чтобы определить природу каждого предмета, находящегося в корзине, и решить, что он собой представляет, каково его назначение и как вы собираетесь с ним поступить.

В процессе обработки содержимого корзины вы сможете:

• избавиться от всего ненужного;

• выполнить все действия, занимающие менее двух минут;

• передать другим людям все задачи, которые можно переложить на них;

• упорядочить собственную систему организации, ввести напоминания о делах, на которые требуется более двух минут;

• наметить более серьезные задачи и проекты, основываясь на входной информации.

Получить представление об этом процессе поможет диаграмма рабочего процесса (рис. 6.1). Центральный «ствол» диаграммы показывает, какие шаги включает обработка информации и определение дальнейших действий.

Данная глава посвящена элементам «ствола» диаграммы, т. е. шагам от извлечения проблемы из корзины до совершения первоочередных действий. Получается естественная схема организации, которая обусловлена выполнением данной процедуры для каждого из незамкнутых циклов. Например, если вы выбираете проблему из корзины и думаете: «Мне нужно обсудить эту проблему с Андрэа, но это следует сделать в понедельник, когда она будет в офисе», вы сразу откладываете данное действие до понедельника, сделав соответствующую пометку в календаре.

Прежде чем вы займетесь обработкой содержимого корзины, рекомендую вам прочесть эту главу и следующую, посвященную организации проблем, — тогда удастся избежать некоторых ненужных действий. Когда я обучаю клиентов этой процедуре, они постоянно мечутся между простым принятием решений на стадии обработки незамкнутых циклов и более сложной задачей определения оптимального способа упорядочения этих решений в конкретную систему персональной организации клиента.

К примеру, многие клиенты, которых я тренирую, стремятся построить систему личной организации на основе личного цифрового секретаря, синхронизированного с программой Microsoft Outlook, которую компания использует для электронной переписки и составления расписаний. Первое, что следует сделать (после того, как корзина уже заполнена), — убедиться, что вся аппаратура и все программы исправно работают. Затем мы избавляемся (обычно распечатываем и удаляем) от всего, что клиенты ранее пытались упорядочить с помощью программы Outlook, и переносим документы в корзину. После этого определяем ряд рабочих категорий, таких как «Звонки», «Визиты», «Повестка дня», «Содержимое компьютера» и так далее. Когда мы начинаем обработку корзины, клиент может сразу сесть за компьютер и ввести последовательность своих действий непосредственно в систему, от которой будет полностью зависеть.

Рис. 6.1. Диаграмма рабочего процесса — обработка информации.

Рис. 6.1. Диаграмма рабочего процесса — обработка информации.

Если вы еще не определили, что именно собираетесь использовать в качестве личной системы напоминания, не беспокойтесь. Для начала можно обойтись без всякой автоматизации: просто делать заметки на листках бумаги. Позднее, когда система уже будет готова, вы всегда сможете обновить свой инструментарий.

Правила обработки информации

Лучше всего осваивать данную модель непосредственно в процессе внедрения. Но есть несколько ключевых правил, которым нужно следовать.

• Обрабатывайте проблемы по порядку.

• Обрабатывайте проблемы по одной.

• Никогда не возвращайте ничего в корзину.

Обработка проблем по порядку

Обрабатывать — не означает «тратить время».

Даже если вторым предметом, извлеченным из корзины, будет записка, адресованная президентом страны лично вам, а первым — рекламный буклет, пришедший по почте, то сначала нужно заняться рекламным буклетом! Конечно же, это преувеличение, но принцип действительно важен: все проблемы нужно обрабатывать одинаково тщательно. Глагол «обрабатывать» в данном случае не означает «тратить время на». Он просто означает «решить, что собой представляет данный предмет, и какие действия требуются от вас, а затем — поступить с ним соответствующим образом». В любом случае, необходимо достичь дна корзины как можно скорее, поэтому не оставляйте без внимания ничего из ее содержимого.

Аварийньй просмотр — это не обработка

Большинство людей, просматривая содержимое корзины или электронного почтового ящика, выискивают там наиболее срочные, веселые или интересные дела, с которыми разбираются в первую очередь. «Аварийный просмотр» полезен и зачастую необходим (я тоже иногда им занимаюсь). Возможно, вы только что вернулись с деловой встречи, а через пятнадцать минут начнется длинное совещание по телефону. Самое время проверить входящую информацию, чтобы убедиться, что вы не наткнетесь на новые подводные камни или что клиент ответил на ваше сообщение и дал согласие на заключение крупной сделки.

Описанный процесс нельзя назвать обработкой содержимого корзины, это всего лишь аварийный просмотр. Когда вы действуете в режиме обработки, возьмите себе за правило начинать ее с одного конца и разбираться по порядку с каждой проблемой по отдельности. Как только вы нарушите правило и начнете в произвольном порядке обрабатывать задачи по своему усмотрению, то у вас обязательно появятся проблемы, так и оставшиеся без внимания. В этом случае рабочий конвейер перестанет функционировать, и необработанные материалы снова заполнят ваш стол и офис.

Последним прибыл — первым обслужен. Или наоборот?

Теоретически, вы должны перевернуть корзину вверх дном и приступить к обработке первой проблемы, которая находится поверх остальных. Впрочем, если продвигаться от одного конца к другому в течение достаточно существенного промежутка времени, то не так уж важно, с какого конца следует начать работу. В любом случае вам предстоит рассмотреть каждую проблему. А если вы пытаетесь расчистить ворох накопившихся входящих электронных сообщений, то, оказывается, удобнее начинать обработку с последнего из них, поскольку так легче отслеживать переписку с каждым из адресатов.

Корзина — это место обработки, а не склад.

Обрабатывайте проблемы по одной

Возможно, вы вытащили что-то из корзины в процессе обработки материалов, а затем ваше внимание отвлек другой предмет, лежащий в ней, причем вы так и не решили, что делать с первым. Второй предмет заинтересовал вас больше, чем первый, поскольку вам ясно, как с ним поступить, а то, что находится у вас в руке, вас уже не занимает. Это — опасная привычка. То, что находится у вас в руке, скорее всего, окажется в стопке, которая накапливается рядом с рабочим столом и вызывает у вас неопределенное «гм-м», потому что есть более легкие, более важные или более интересные задачи, находящиеся в корзине помимо предмета, который был извлечен сначала.

Большинство людей пытаются вытащить из корзины сразу все содержимое, разложить его перед собой и заняться обработкой материала. И хотя очевидно их желание «разобраться с большим куском работы», я постоянно напоминаю клиентам о том, чтобы они отложили все, кроме предмета, лежащего на вершине стопки. Сосредоточение на единственной задаче позволяет уделить ей надлежащее внимание и принять верное решение. И даже если процесс обработки был прерван (что вполне возможно), то, по крайней мере, вас не будут отвлекать десятки неприкаянных предметов, раскиданных вокруг корзины.

Исключение: многозадачный режим

Есть незначительное исключение из правила, требующего обрабатывать проблемы по одной за раз. Некоторые типы личности просто не могут не переносить внимание с одной вещи на другую, хотя бы на минуту, если нужно принять решение по первой проблеме. Когда я вижу, что клиент является представителем именно такого темперамента, то разрешаю ему доставать из корзины сразу по два, а то и по три предмета для обработки. В этом случае он может быстрее и с меньшими затратами выбирать дальнейшие действия.

Помните, многозадачный режим составляет исключение — и он работает только в том случае, если вы строго соблюдаете последовательность обработки материалов и не отвлекаетесь ни от одного решения более чем на минуту или две.

Не кладите ничего обратно в корзину

У документа, находящегося в корзине, есть только один путь — из корзины. Именно таков смысл древней пословицы, которая советует «только раз обращаться к каждому делу», хотя концепция одноразового обращения к проблеме на самом деле плохая идея. Если бы вы придерживались данного принципа, то у вас никогда не появилось бы списка дел: все проблемы решались бы по мере их возникновения. Эта концепция резко снизила бы эффективность и темп вашей работы, потому что большинство возникающих задач нельзя решить сразу после того, как вы узнаете об их существовании. Совет актуален в том смысле, что нужно отказаться от вредной привычки постоянно доставать предметы из корзины и класть их обратно, так и не решив, что с ними делать. Более удачное напутствие звучало бы так: «Когда в первый раз достаете предмет из корзины, сразу решайте, как с ним поступить и куда его определить. Никогда не кладите ничего обратно в корзину».

Ключевой вопрос в процессе обработки информации: «Каковы дальнейшие действия?»

Вы все поняли. Вы будете рассматривать проблемы одну за другой. И вы будете принимать четкое решение о том, каким будет следующий шаг к решению каждой из них. На первый взгляд, в этом нет ничего сложного (и так оно и есть), но вам придется хорошенько подумать. По большей части, первоочередные шаги не будут очевидными — их придется определять.

Я похож на москита в палаточном городке нудистов; я знаю, что мне нужно, но не знаю, с чего начать.

Стивен Бейн

Возьмем, например, первую проблему. Вы должны кому-то позвонить? Нужно заполнить какую-то форму? Найти информацию в электронной сети? Купить что-то в магазине? Поговорить с секретаршей? Отправить электронное сообщение начальнику? Что вам нужно сделать? Если требуется выполнить какое-то действие, то его характер определит дальнейшие варианты поведения. Но что делать, если, на ваш взгляд, «Эта проблема не требует никаких активных действий»?

А если никакие действия не нужны?

Скорее всего, часть содержимого корзины не будет предполагать никаких активных действий с вашей стороны. К данной категории материала относятся три типа предметов:

• Мусор.

• Материал, который следует отложить на какое-то время.

• Материал, который нужно взять на заметку на будущее.

Мусор

Если вы следовали моим указаниям, то наверняка уже выбросили изрядное количество материала. Также, скорее всего, клали в корзину предметы, которые больше не понадобятся. Так что не удивляйтесь, если придется выбросить массу мусора в процессе обработки рутины.

Обработка всего накопившегося материала позволит четко уяснить, что нужно и чего не следует делать. Один директор фонда, с которым я работал, обнаружил, что скопил у себя слишком много (тысячи) электронных сообщений, на которые вовсе не собирался отвечать. Он сказал мне, что применение моей методики заставило его «сесть на диету»: он стал более скрупулезно выбирать, какие незавершенные дела оставлять в своей жизни, а какие материалы выбрасывать. Вероятно, перед вами тоже встанет вопрос: стоит ли оставлять материал для последующего обращения. Для меня есть два возможных варианта ответа:

• Если сомневаетесь, выбросьте материал на помойку.

• Если сомневаетесь, оставьте материал у себя.

Выбирайте. Я считаю, что оба подхода хороши. Нужно просто доверять своей интуиции и реально оценивать свои возможности. Большинство людей испытывает страх перед процессом в целом, поскольку их системы никогда не работали надлежащим образом и не имели четких границ. Если вы проведете четкое различие между справочной информацией, ресурсами и материалом, который требует выполнения активных действий, и если ваша система хранения ссылочных данных проста и функциональна, вы сможете без труда поместить в нее все проблемы, с которыми в состоянии справиться. Поскольку не требуется применения никаких активных действий, проблема сводится к наличию физического пространства и ресурсов.

Специалисты в сфере упорядочения материалов предлагают более подробные инструкции, а ваш секретарь может составить специальное расписание, где сказано, сколько времени нужно уделять различным типам документации. Я предлагаю четко уяснить различие между материалами, которые требуют от вас активных действий, и всей остальной информацией. Как только становится ясно, что применения активных действий не требуется, перед вами открывается множество вариантов.

Отложить

Вероятно, в вашей корзине найдутся вещи, о которых вы подумаете: «Сейчас в рамках решения этой проблемы не нужно предпринимать никаких действий, но они могут понадобиться в будущем». Примером может служить:

• Рекламное объявление о завтраке в торговой палате, где будет выступать докладчик, которого вы хотели бы послушать. Но до назначенной даты еще две недели, и пока еще не известно, будете вы в это время дома, за городом или в деловой поездке.

• Повестка совещания совета директоров, на которое вас приглашают через три недели. От вас не требуется никаких действий: вам нужно будет только еще раз просмотреть повестку за день до совещания.

• Реклама следующей версии программы Quicken для управления личными финансовыми средствами. Вам действительно нужна очередная версия? Вы не знаете… нужно подумать еще недельку.

• Идея о чем-то, что вы хотели сделать во время собрания отдела продаж в следующем году. Сейчас от вас ничего не требуется, но хотелось бы, чтобы вам напомнили об этом, когда придет время вплотную заняться планированием.

• Напоминание о том, чтобы пойти на курсы акварельной живописи, на которые у вас сейчас совершенно нет времени.

Что делать с подобными документами? Есть два рабочих варианта:

• Поместить их в список «Когда-нибудь/может быть».

• Занести их в календарь или картотеку.

Идея всех этих процедур состоит в том, что они позволяют выбросить проблемы из головы и четко знать, что какое-нибудь напоминание о дальнейших действиях всплывет в нужное время. Более подробно речь об этом пойдет в следующей главе, посвященной организации проблем. А пока что просто запишите напоминания на самоклеющихся листках, надпишите их «возможно» или «напомнить 17 октября» и перенесите в категорию «подвешенных» дел, которые требуют дальнейшей сортировки.[6]

Справочные материалы

Многие вещи, которые вы обнаружите в корзине, могут не требовать от вас активных действий, но представлять ценность как потенциально полезная информация по проектам и темам. В идеале, у вас уже должна быть готова система организации данных (описанная в главе 4) для обращения и хранения вспомогательной информации. Как только натыкаетесь в корзине или в электронном ящике на материал, который хотели бы сохранить в качестве архивных или вспомогательных данных, сразу включайте его в систему.

Вероятно, вы обнаружите массу разнообразных документов, которые вы намеревались сохранить, но держали в стопках и ящиках, потому что ваша система справочной информации была слишком формальной или просто не существовала. Напомню, что удобная в использовании, общая система сортировки, позволяющая обратиться к любому материалу (который можно достать, не вставая с места) в течение шестидесяти секунд, является критически важным компонентом внедрения описанной методики. На «переднем крае» реальной жизни, если сортировка информации не происходит легко, быстро и весело, вы просто накапливаете материал, а не сортируете его. А в этом случае задачи гораздо труднее обрабатывать.

Когда попадается на глаза что-то, что вы хотели бы оставить у себя, напечатайте соответствующий ярлык, наклейте его на папку и положите ее в ящик. Или напишите инструкцию для секретаря на самоклеющемся листке, чтобы он сделал то же самое. Когда я только начинал тренировать клиентов, то позволял им держать стопку материалов «для сортировки». Теперь я этого не делаю. Я обнаружил, что если вы не в состоянии сразу поместить материал в систему, то, вероятнее всего, вы не сделаете этого никогда. Если не рассортировать материал сейчас, то вы вряд ли сделаете это потом.

А если нужно предпринять какой-то шаг, то какой именно?

Это серьезный вопрос. Если что-то нужно сделать с предметом, лежащим в корзине, то вы должны решить, в чем именно состоит ваше следующее действие. Напомню еще раз, что «первоочередной шаг» — это первое физическое видимое действие, которое нужно совершить, чтобы продвинуться к завершению задачи.

Ответить на поставленный вопрос легче и одновременно сложнее, чем кажется.

Следующее действие должно лежать на поверхности, но часто от вас требуется простая цепочка рассуждений и несколько этапов планирования, которые еще не прошли в вашем сознании, но обязательно должны пройти, чтобы можно было точно определить, что именно нужно сделать для решения проблемы, даже если она достаточно проста.

Давайте рассмотрим простой список дел, которыми обычно занят человек:

• Уборка гаража.

• Уплата налогов.

• Предстоящая конференция.

• День рождения Бобби.

• Пресс-релиз.

• Оценка продуктивности.

• Смена руководства.

Хотя каждый из пунктов списка может показаться вполне ясной задачей или проектом, чтобы определить следующий шаг по каждому из них, вам придется немного подумать.

• Уборка гаража

… Ну, нужно просто зайти туда и начать уборку. Нет, подождите, там стоит здоровенный холодильник, от которого нужно избавиться первым делом. Надо узнать у Джона Патрика, не нужен ли ему холодильник для лагеря. Надо…

• Позвонить Джону по поводу холодильника

Как насчет…

• Уплата налогов

… но я не могу начать подсчет налогов, пока мне не вернут последнюю форму К-1. До этого я ничего не смогу сделать. Так что нужно…

• Подождать формы К-1 из компании Acme Trust. А что касается…

• Предстоящей конференции

…то я должен узнать, собирается ли Сандра готовить рекламные материалы. Наверно, нужно…

• Написать Сандре электронное сообщение и спросить ее о рекламных материалах для конференции

… и так далее. Промежуточные шаги — «звонок Джону», «ожидание формы К-1», «отправка сообщения Сандре» — должны быть определены для каждой проблемы, с которой связано содержимое корзины.

Первоочередной шаг должен представлять непосредственное следующее физическое действие, которое нужно совершить

Помните, что речь идет о физических, видимых действиях. Многие считают, что определяют «первоочередной шаг», когда решают «организовать собрание». Но это — не первоочередной шаг: он не предполагает физических действий. Как организовать собрание? Возможно, нужно обзвонить людей или разослать им электронные сообщения. Но кому звонить или писать? Решайте. Если вы не примете решение сейчас, то вам все равно придется сделать это позже, а вся процедура, которую мы с вами выполняем, призвана довести до конца обработку данной задачи. Если не определено следующее физическое действие, необходимое для того, чтобы сдвинуть проблему с мертвой точки, то каждый раз, когда вы будете думать о ней, в вашем сознании будет возникать мысленный пробел. И вы начнете избегать данной проблемы.

Не имея представления о том, каким будет следующее физическое действие, вы вынуждены будете долго думать, чтобы сдвинуть ситуацию с мертвой точки.

Когда вы добираетесь до телефона или компьютера, вам хочется разобраться со всеми своими замыслами, так что можете использовать имеющийся арсенал и рабочее пространство для того, чтобы быстрее покончить с делами, если дальнейшие действия уже определены.

Вы можете возразить: «Следующий шаг к решению данной проблемы состоит в том, чтобы решить, что я должен сделать». Ловко. Но принятие решения не является действием, поскольку действия требуют времени, а принятие решения происходит моментально. В принятии решений всегда может помочь какое-то физическое действие. Девяносто девять процентов своего времени вы тратите на поиск информации, необходимой для принятия решений. Эти дополнительные сведения могут попадать к вам из внешних источников («позвонить Сьюзан, чтобы получить у нее входные данные для делового предложения») или возникать в результате ваших собственных размышлений («Набросать идеи очередной реорганизации»). В любом случае, чтобы сдвинуть проект с места, все равно необходимо определить следующее действие.

Определите, что нужно сделать, чтобы принять решение.

Когда определен первоочередной шаг

Когда вы определили, в чем именно состоит первоочередной шаг в рамках решения проблемы, у вас есть три варианта поведения:

• Совершить необходимое действие (если оно занимает меньше двух минут).

• Передать задачу кому-то другому (если вы не являетесь главным субъектом совершения действия).

• Отложить дело — поместить его в организационную систему как вариант работы, которой можно заняться позднее.

Совершить необходимое действие

При условии, что первоочередное действие займет не более двух минут, его следует совершить, как только вы достали соответствующий предмет из корзины. Если на чтение записки уйдет тридцать секунд, а затем от вас потребуется только быстрый положительный/отрицательный или другой ответ, который нужно наклеить с обратной стороны и отправить назад, то его следует дать немедленно. Если вы можете просмотреть каталог за одну-две минуты, чтобы определить, есть ли в нем что-то интересное, так и сделайте, а затем поступайте, как сочтете нужным: выбросьте его, перешлите далее или оставьте у себя в качестве справочного материала. Если первоочередное действие по какой-то проблеме состоит в том, чтобы надиктовать краткое сообщение на чей-то автоответчик, звоните не мешкая.

Даже если задача не является приоритетной, займитесь ею немедленно, если вообще собираетесь ее решать. Причина, по которой предельный интервал составляет две минуты, в том, что примерно столько занимает сохранение и сортировка документа, если вы не собираетесь сразу покончить с проблемой: иными словами, при такой длине промежутка достигается максимальный темп работы. Если документ не заслуживает внимания, просто выбросьте его. Если вы собираетесь предпринять необходимые шаги, то следует учитывать фактор эффективности.

Многие считают, что постоянное соблюдение правила двух минут позволяет существенно повысить производительность. Вице-президент одной крупной компании по изготовлению программного обеспечения признал, что благодаря этому правилу у него каждый день остается дополнительный час рабочего времени, которое можно использовать по собственному усмотрению! Он был одним из тех начальников, работающих в сфере высоких технологий, которые получают по триста электронных сообщений в день и большую часть рабочего времени уделяют разработке трех основных проектов. Многие сообщения приходили от людей, которые докладывали ему о чем-то, нуждались в его рекомендациях и разрешениях, чтобы продолжать свою работу. Но поскольку сообщения не попадали в фокус его основного внимания, он оставлял их в папке «Входящие», чтобы обратиться к ним позже. Когда накапливалось несколько тысяч таких сообщений, приходилось тратить выходные на их рассмотрение, чтобы не отстать от работы. Это было бы не так страшно, если бы ему было двадцать шесть: в таком возрасте любая деятельность вызывает приток адреналина; но ему было за тридцать, и он ко всему прочему обязан был уделять внимание маленьким детям. Работа на выходных была абсолютно неприемлема. После наших занятий он просмотрел все восемьсот сообщений, накопившихся в ящике. Оказалось, что большую часть из них можно было спокойно удалить, совсем немного можно было оставить в качестве ссылочной информации, а на рассмотрение каждого из оставшихся требовалось меньше двух минут, так что на все ушло очень мало времени. Я связался с ним год спустя, и он по-прежнему прекрасно справлялся с работой! Он больше не позволял сообщениям выходить за рамки экрана компьютера. Кроме того, применение правила изменило природу его подразделения вследствие существенного увеличения запаса рабочего времени на рассмотрение почты. Его подчиненные теперь были на все сто уверены, что у начальника железные нервы!

Правило двух минут — волшебное правило.

Конечно, данный пример весьма красочный, но он показывает, насколько важными могут оказаться некоторые из простых правил обработки информации, особенно если объемы и скорость накопления входящей информации в вашей корзине увеличиваются.

Вообще-то две минуты — это только ориентир. Если у вас есть изрядный запас свободного времени на обработку корзины для входной информации, можете расширить допустимый интервал до пяти или десяти минут. Если нужно быстро добраться до дна корзины, чтобы решить, как использовать остаток дня с максимальной эффективностью, попробуйте сократить время рассмотрения каждой проблемы до одной минуты или до тридцати секунд, чтобы быстрее покончить с ними.

Когда будете знакомиться с процедурой, полезно будет засечь время на обработку нескольких проблем. Большинство клиентов, с которыми я работаю, смутно представляют себе, сколько составляют две минуты на самом деле, и существенно недооценивают возможную продолжительность определенных действий. Например, если вы собрались оставить сообщение на автоответчике, а трубку берет сам адресат, то звонок обычно занимает гораздо больше времени.

Вы удивитесь, как много двухминутных действий можно совершить даже в рамках самых важных проектов.

Ничего не нужно отслеживать в процессе совершения первоочередных действий — их нужно просто выполнить. Впрочем, если вы что-то предпринимаете, и это не последнее действие, необходимое для завершения проекта, нужно выяснить, каков следующий шаг, и оценить его по аналогичному критерию. Например, если вы собираетесь заменить баллон с чернилами в своей любимой гелевой ручке и обнаруживаете, что кончились баллоны, тогда придется определить следующий шаг в рамках данной задачи («покупка баллонов в магазине») и совершить, передать или отложить данное действие.

Придерживайтесь правила двух минут и вы увидите, насколько больше успеете сделать в процессе чистки входящего материала. Многих удивляет обилие двухминутных действий, которые можно совершить даже в рамках самых важных проектов.

Позвольте поделиться с вами еще одним наблюдением, касающимся правила двух минут, а точнее — набора электронных сообщений. Если ваша рабочая среда предполагает получение больших объемов электронной почты, то вы сможете существенно увеличить производительность, если повысите скорость набора текста и будете пользоваться сокращенными клавиатурными командами как в операционной системе, так и в программе обработки почты. Слишком многие специалисты по-прежнему выискивают буквы на клавиатуре и пытаются эксплуатировать мышку. Можно увеличить темп выполнения работ, если совместить правило двух минут с усовершенствованными навыками владения компьютером. Я обнаружил, что многие руководители сопротивляются не технологическому прогрессу, а собственной клавиатуре!

Дать задание кому-то другому

Если для выполнения следующего действия требуется более двух минут, спросите себя: «А обязательно ли мое вмешательство в процесс решения данной проблемы?» Если это не так, то задание можно передать надлежащему субъекту в системном формате.

Передача проблемы не всегда предполагает движение сверху вниз. Вы можете решить: «Этот документ нужно отдать в отдел работы с клиентами» или «Мой начальник должен взглянуть на это» или «Я хотел бы услышать мнение своего партнера по этому поводу».

«Системный формат» может предполагать одно из следующих действий:

• Переслать электронное сообщение соответствующему лицу.

• Написать записку или дать ответ на бумаге и отправить ее адресату с внутренней почтой.

• Оставить голосовое сообщение.

• Добавить проблему в повестку следующей личной беседы с нужным человеком.

• Поговорить с ним или с ней непосредственно: лично или по телефону.

Хотя все перечисленные варианты могут подействовать, я бы посоветовал эксплуатировать их именно в указанном порядке, сверху вниз. Электронная почта обычно является самой быстрой формой сообщения с системой; она позволяет следить за ходом диалога, адресат может обрабатывать ее в любое удобное время. Записки на бумаге занимают следующее место в списке, поскольку они тоже моментально попадают в систему, причем у адресата сразу появляется предмет, который можно использовать в качестве напоминания. Если вы передаете кому-то документ, то письменное послание, конечно же, является наилучшим форматом; как и в случае электронного сообщения, адресат может обработать его в удобное для себя время. Голосовая почта также может быть эффективным средством и многие специалисты пользуются ею; недостаток данного формата состоит в том, что как отправитель, так и получатель, должны фиксировать ход диалога, и то, что вы говорите, не всегда совпадает с тем, что он слышит. Далее в списке идет сохранение информации в повестке дня или в папке, которую вы готовите к следующей встрече с требуемым субъектом. Иногда подобная необходимость обусловлена деликатностью или подробным рассмотрением вопроса, но в данном случае проблему следует отложить до упомянутой встречи. Наименее предпочтительный вариант — отодвинуть на второй план все дела и заняться непосредственным обсуждением проблемы. Это можно сделать сразу, но такой поступок тормозит рабочий процесс и обладает тем же недостатком, что и голосовая почта, — не позволяет следить за ходом диалога.

Отслеживание передачи материалов. Если вы передаете действие кому-то другому и вам не безразличен результат, тогда придется следить за процессом передачи. По мере того как я буду знакомить вас со следующей главой, посвященной организации информации, вы убедитесь, что важную категорию, с которой придется работать, составляет папка «Ожидания».

Создав собственную удобную систему, записывайте задачи, которые вы будете передавать другим людям, а затем — отслеживать, в блокнот или вкладывайте папку с отдельными листами, посвященными конкретным проблемам, можете также составить перечень в категории «Ожиданий» на вашем компьютере. Если вы еще не создали надежную систему, поместите записку на листе бумаги — «Жду: ответа от Боба» — и положите его в стопку «Подвешенных» проблем, возникшую в ходе обработки информации и лежащую на отдельном подносе или лотке.

Что, если мяч уже на чужой половине поля? В описанном выше примере с ожиданием формы К-1, которая позволит вам подсчитать налоги, следующее слово уже за кем-то другим. В подобных ситуациях часто требуется отследить действие как делегированную задачу или как «ожидание». На листке, где написано «Подсчет налогов», нужно написать что-то вроде: «Жду форму К-1 из компании Acme Trust» и поместить его в стопку «Подвешенные».

Важно датировать все документы, которые вы передаете другим. Среди всех категорий, входящих в систему, эту группу документов важнее всего отслеживать. Ради нескольких раз, когда вам понадобится обратиться к информации («Но я звонил и заказал этот материал к 12 марта»), стоит завести постоянную привычку отслеживать эту группу.

Отложить дело

Большинство первоочередных шагов, которые будут намечены для решения проблем, накопившихся в корзине, придется предпринимать вам самим, и для этого потребуется больше двух минут. Звонок клиенту; электронное сообщение, над которым нужно немного подумать и разослать рабочей группе; подарок, который вы хотите купить для брата в магазине канцелярских товаров; программа, которую нужно загрузить из сети и протестировать; беседа с супругом о вложении, которое, на ваш взгляд, имеет смысл — все эти дела подходят под описание.

Эти действия нужно где-то записать, а затем упорядочить в соответствующие категории, чтобы можно было в случае надобности получить к ним доступ. А пока что, не раздумывая, наклеивайте на каждый документ в корзине самоклеющиеся листки с названием действия, которое нужно предпринять, и перекладывайте их в стопку уже обработанных «подвешенных» дел.

Оставшиеся «подвешенные» проблемы

Внимательно следуя указаниям, изложенным в данной главе, вы выбросите массу предметов, рассортируете изрядное количество материала, совершите многочисленные действия, занимающие не более двух минут, и передадите определенное число документов другим людям. Образовавшаяся стопка документов потребует от вас выполнения определенных шагов, которые по-прежнему нужно предпринять — вскоре, когда-нибудь или в конкретный день — и напоминаний о действиях, которых вы ожидаете от других людей. Категория «подвешенных дел» состоит из действий, которые вы кому-то передали или отложили на более позднее время. Это — дела, которые нужно каким-то образом упорядочить в вашу индивидуальную систему: эта процедура пошагово раскрыта в следующей главе.

Список проектов

Последний шаг на пути ко дну корзины предполагает перенос внимания с отдельных действий на общую картину, т. е. на ваши проекты.

Опять-таки, я определяю «проект» как любой результат, в достижении которого вы заинтересованы, требующий от вас более одного активного действия. Если вы пересмотрите список дел, которые наметили («позвонить Фрэнку по поводу сигнализации для машины», «написать Бернадетт электронное сообщение касательно материалов конференции»), то, несомненно, найдете в нем ряд вещей, требующих от вас более одного действия. Вопрос установки сигнализации не будет исчерпан после звонка Фрэнку, а, связавшись с Бернадетт, вам не удастся закончить подготовку к конференции.

Надеюсь, практическая причина для широкого определения проектов, которого придерживаюсь я сам, вполне очевидна: если намеченный вами первоочередной шаг не позволит решить проблему, воспользуйтесь ярлычком, который бы напоминал вам о «подвешенных» делах до момента их завершения. Вам нужно составить список проектов. Он может включать любые «Проекты»: от «Праздничная вечеринка» до «Прекращение инвестирования в линию продукции Widget» или «Окончательное утверждение пакета оплаты труда». Назначение этого списка не в том, чтобы отражать приоритеты, а в том, чтобы обеспечить надежные напоминания обо всех незамкнутых циклах.

На данный момент, у вас, вероятно, намечено от тридцати до ста проектов.

Не имеет значения, когда будет укомплектован список «Проекты»: во время первичной обработки содержимого корзины или позже. Просто нужно в какой-то момент составить список и вести его, поскольку он является основным ориентиром, который показывает, на каком этапе вы находитесь и к чему стремитесь.

А сейчас подумаем над тем, как обеспечить «нормальную работу всех систем» в сфере организации материалов.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.