Глава 10. Контроль над проектами

Глава 10. Контроль над проектами

В главах с 4 по 9 речь шла о подходах и методах, позволяющих выбросить все из головы и интуитивно выбрать нужное занятие в любой момент времени. Это была горизонтальная плоскость — все, что требует вашего внимания и действий на «горизонтальной поверхности» вашей жизни. Последний фрагмент головоломки — вертикальная плоскость — образ мышления, позволяющий докопаться до сути, достичь заоблачных высот и развить творческий потенциал. Таким образом, мы возвращаемся к оптимизации и усовершенствованию процесса проектного планирования.

Потребность в менее формальной процедуре планирования

Проработав долгие годы «в полевых условиях» с тысячами профессионалов, я могу с полной уверенностью заявить, что практически каждый из нас мог бы посвящать планированию проектов больше времени своей жизни, чаще заниматься им и придать процедуре менее формальный характер. Если бы это удалось сделать, мы смогли бы существенно снизить психологическое напряжение и освободить огромный запас творческой энергии, позволяющий достигать результатов с минимальными усилиями.

Я обнаружил, что самая существенная возможность усовершенствования процесса планирования не требует технологических приемов, необходимых для осуществления самых масштабных и сложных проектов, которыми иногда пользуются профессиональные менеджеры (к примеру, диаграммы Гантта). Большинство людей, которым они необходимы, уже пользуются ими или, по крайней мере, обладают доступом к методам подготовки и компьютерным программам, позволяющим их освоить. В действительности нам нужна способность зафиксировать и задействовать больше творческих, конструктивных идей, чем мы используем (или могли использовать) на практике.

Основная причина, по которой нам так не хватает эффективного мышления — дефицит систем управления потенциально бесконечным объемом подробной информации по проектам, которая возникает в ходе их осуществления. Именно поэтому мой подход предполагает движение снизу вверх. Если вы чувствуете, что утратили контроль над текущими проблемами, требующими активного решения, то вы будете сопротивляться целенаправленному планированию. Произойдет подсознательное отторжение. Но по мере того как вы начнете применять предложенные мною методы, вы обнаружите, что они высвобождают огромный запас творческих и конструктивных идей. Если у вас есть системы и привычки, позволяющие внедрять ваши идеи, то продуктивность может существенно увеличиться.

Изнутри каждый успешный проект кажется катастрофой.

Розабет Мосс Кантор

В главе 3 я достаточно подробно описал пять этапов планирования проектов, которые позволяют воплотить замысел в жизнь.

Далее приводится перечень практических советов и технических приемов, позволяющих облегчить неформальную процедуру естественного планирования, которую я советую применять. Хотя все мои советы базируются на соображениях здравого смысла, люди следуют им далеко не так часто, как могли бы. Пользуйтесь ими всегда, когда это возможно, вместо того, чтобы беречь мысли для формальных заседаний.

Необходимо наладить системы и приемы, которые помогут вам чаще, быстрее и глубже анализировать проекты и сложившиеся обстоятельства.

Какие проекты планировать

Большая часть задач, которые вы пометили в списке проектов, не потребует от вас особых усилий в сфере текущего планирования: вам понадобится только наметить в уме дальнейшие шаги в рамках их осуществления. Единственное, что вам понадобится сделать, к примеру, для «Техосмотра машины» — это найти в телефонной книжке ближайшую станцию техобслуживания, позвонить туда и назначить время.

Впрочем, есть два типа проектов, которые заслуживают хотя бы минимальных усилий в сфере планирования: (1) проекты, занимающие ваше внимание даже после того, как вы определили дальнейшие действия по ним, и (2) проекты, по которым спонтанно возникают полезные идеи и вспомогательные сведения.

Первый тип — проекты, о которых вы знаете, что для их осуществления необходимо согласовать и решить ряд вопросов — потребует более детального подхода, чем простое определение дальнейших действий. Вам предстоит выполнить один или несколько из четырех этапов естественной модели планирования: цели и принципы, видение/результат, мозговой штурм и/или сортировка материалов.

Второй тип — проекты, по которым идеи возникают спонтанно: в машине, на пляже или во время деловой встречи — требует создания надлежащего места, где можно зафиксировать сопутствующие идеи. Там идеи могут храниться до момента дальнейшего использования по мере надобности.

Проекты, дальнейшие действия по которым связаны с планированием

Наверное, для вас не составит труда сходу назвать сразу несколько проектов, которые, на ваш взгляд, требуют уточнения, конкретизации и более жесткого контроля. Вам предстоит важная встреча, и вы знаете, что должны составить повестку дня и подготовить материалы для нее. На вас только что свалилась работа по организации ежегодного собрания деловых партнеров, так что вы должны как можно быстрее упорядочить процесс подготовки, чтобы можно было передать подчиненным конкретные задачи. Вам нужно составить четкую характеристику новой должности в вашем коллективе, которую следует передать в отдел кадров. Если вы этого еще не сделали, сейчас же определите следующий шаг, с которого начнете процесс планирования, и поместите его в надлежащий список дальнейших действий. Затем проделайте следующие этапы процедуры планирования.

Типичные стадии процесса планирования

Самые распространенные действия в рамках процесса планирования — это ваш собственный мозговой штурм и сортировка материала, организация деловых встреч и сбор информации.

Мозговой штурм. Для осуществления некоторых проектов, занимающих ваше внимание в данный момент, вы должны научиться мыслить свободными категориями. В первую очередь это касается тех проектов, по которым вы, на момент принятия решения, четко не уяснили первый шаг. Первоочередное действие в рамках таких проектов должно формулироваться так: «Набросать идеи по проекту X».

В данном случае следует решить, где и как вы хотите совершить указанное действие, чтобы знать, в какой список его поместить. Вам нужен компьютер для мозгового штурма или лучше записать мысли на бумаге от руки? Я могу выбрать любой носитель в зависимости от того, что подсказывает интуиция. Данное действие должно попасть в список, озаглавленный либо «За компьютером», либо «Где угодно» (поскольку я могу рисовать карты мыслей независимо от того, где нахожусь: были бы только ручка и бумага).

Сортировка материала. У вас могут быть проекты, по которым уже собраны заметки и различные сопутствующие материалы, осталось только рассортировать их и придать им более структурированную форму. В данном случае следующим шагом, вероятнее всего, будет упорядочение заметок по проекту X. Если для его осуществления необходимо ваше присутствие в офисе (поскольку именно там находятся папки), он попадет в список под названием «В офисе». Если вы носите заметки по проекту с собой — в папке, блокноте или памяти портативного компьютера, то «Упорядочение заметок по…» попадет в список «Где угодно», «Разное» (для случая сортировки вручную) или «Компьютер» (если вам нужен текстовый редактор, электронный планировщик или другие программы).

Организация деловых встреч. Часто преуспеть в планировании проектов позволяет организация встречи с людьми, которых вы хотите привлечь к мозговому штурму. Обычно это предполагает отправку сообщения всей рабочей группе или помощнику, который внесет встречу в календарь или позвонит по телефону высокопоставленному лицу, чтобы назначить время встречи.

Одним из величайших препятствий на пути повышения организационной продуктивности является отсутствие решения начальствующего лица о необходимости проведения встречи и о составе ее участников, которое требуется для того, чтобы сдвинуть проект с места.

Сбор информации. Следующей задачей в рамках проектного мышления может быть сбор новых сведений. Возможно, вам нужно обсудить с кем-то его или ее соображения («Позвонить Биллу, чтобы узнать, что он думает о собрании менеджеров»), просмотреть файлы, которые остались с прошлогодней конференции («Просмотреть архивные материалы с собрания деловых партнеров»), найти в электронной сети данные по новой теме, которую исследуете («Научно-поисковые фирмы, предоставляющие услуги руководящим работникам сферы продаж»).

Спонтанное проектное мышление

Не упускайте ни одной идеи по проекту, которая может оказаться полезной. Много раз вы будете вспоминать о вещах, о которых не хотите забыть, находясь в различных местах, не имеющих ни малейшего отношения к проекту. Например, вы едете в магазин и вам в голову приходит прекрасная идея о том, как начать следующее совещание персонала. Вы перемешиваете соус для спагетти на кухне и думаете, что можно было бы раздать всем участникам конференции хорошие большие сумки. Вы смотрите вечерние новости и вдруг вспоминаете еще об одном важном человеке: его можно было бы включить в предстоящий консультационный совет.

Даже если эти идеи не являются непосредственными шагами, которые могут попасть в списки дальнейших действий, вам все равно понадобится зафиксировать и упорядочить их каким-нибудь эффективным способом. Конечно же, самым необходимым инструментом, позволяющим ничего не упустить из виду, является ваша система сбора информации — ваша корзина для входящих материалов, блокнот и бумага (или их эквиваленты) на работе и дома, а также портативная версия (учетная карточка), которая всегда у вас под рукой в дороге. Вам нужно где-то хранить свои идеи до того момента, пока вы не решите, как с ними поступить.

Вспомогательные инструменты и структуры для поддержки проектного мышления

Не важно, на каком уровне возникают идеи по проекту: всегда полезно иметь под рукой удобные средства, позволяющие их зафиксировать, как только они приходят в голову. Если идеи зафиксированы, нужно сделать их доступными для обращения по мере надобности.

Инструменты мышления

Один из величайших секретов генерации идей и повышения производительности заключается в использовании принципа «функции определяются формой»: удобный инструментарий может способствовать продуктивному мышлению. (Некоторые из самых продуктивных идей посетили меня, когда я исследовал возможности своего цифрового секретаря Palm, сидя в аэропорту в ожидании самолета!)

Удача влияет на все. Всегда забрасывайте крючок: рыба окажется в том ручье, где вы меньше всего ожидаете ее увидеть.

Овидий

Если вы ничего не записываете, то вам очень трудно оставаться сосредоточенным на проблеме дольше нескольких минут, особенно наедине с собой. Но если вы задействуете физические инструменты для того, чтобы ваши мысли не разбегались, то можете часами конструктивно думать над задачей.

Средства записи

Постоянно держите под рукой хорошие пишущие средства, чтобы у вас никогда не возникало подсознательного сопротивления мыслительному процессу из-за того, что нечем записать идеи. Если у меня под рукой нет никаких пишущих средств, то я чувствую дискомфорт и не могу позволить себе задуматься над проблемами и обстоятельствами.

И наоборот: иногда мне в голову приходили прекрасные замыслы и планы только потому, что мне хотелось воспользоваться своей новой блестящей шариковой ручкой! Возможно, роскошные пишущие средства не вдохновляют вас, как меня, но если вы питаете к ним слабость, окажите себе услугу и купите качественные инструменты записи идей.

Часто функции определяются формой. Создайте условия для записи идей, и в вашей голове начнут рождаться замыслы, о которых вы и не подозревали.

Рекомендую вам держать красивые шариковые ручки в тех местах, где вам, скорее всего, захочется делать заметки, например возле телефонных аппаратов, находящихся в вашем доме.

Бумага и блокноты

Кроме пишущих средств, всегда нужно иметь под рукой функциональные бумажные блокноты. Широкоформатные отрывные блокноты вполне годятся для наших целей, поскольку вы можете без труда вырывать страницы с идеями и записями и бросать их в корзину входящих материалов, пока у вас не появится шанс обработать их. Подобные блокноты пригодятся, если нужно будет сохранить карты мыслей — вы сможете помещать эти разрозненные листки бумаги в надлежащие папки, никуда их не переписывая.

Где у вас лежит ближайший блокнот? Положите его еще ближе.

Стенды и доски для записей

Если у вас есть достаточно места, то воспользуйтесь стендом и/или доской для записей — это весьма эффективные инструменты мышления, которыми можно пользоваться время от времени. Они предоставляют массу места, где вы можете зафиксировать идеи: полезно будет держать наброски перед глазами, пока вы размышляете над данной темой. Доски для записей удобно вешать на стенах офисов и залов заседаний, чем они больше, тем лучше. Если у вас есть дети, то я советую вам поставить доску у них в спальне (я бы и сам хотел расти в обстановке, которая бы способствовала генерации максимального количества идей!). Позаботьтесь о том, чтобы под рукой постоянно было изобилие свежих маркеров; обидно, когда нужно что-то записать на доске, а все маркеры высохли и ни на что не годятся.

Как я узнаю, что думаю, пока не услышу, что говорю?

Э. М. Форстер

Использование стендов или досок для записей на совещании очень удобно. Даже если через несколько минут вы забудете, о чем думаете, сам процесс записи идей способствует конструктивному мышлению как ничто другое. (Я обнаружил, что весьма полезно иногда рисовать простые графики и делать заметки на бумажных скатертях, ковриках или даже на салфетках в ресторанах, если под рукой нет собственного блокнота).

Компьютер

Часто бывает удобно записывать мысли на портативный компьютер в текстовом редакторе. У меня множество замыслов, которые впоследствии могут быть воплощены в жизнь, поэтому очень удобно, когда они уже оформлены в некой цифровой форме: их можно вырезать из файлов и вставлять в различные приложения. Как только заканчивается загрузка и передо мной загорается экран, мыслительный процесс начинается сам собой. Это еще одна веская причина, почему нужно совершенствовать навыки печатания и обращения с клавиатурой: они должны быть достаточными для того, чтобы работа на компьютере если и не являлась развлечением, то хотя бы не представляла для вас сложности.

Совершенствуйте навыки работы на компьютере, чтобы облегчить интеллектуальный труд.

Вспомогательные структуры

Кроме эффективных инструментов, находящихся под рукой, важно располагать доступными формами для записи результатов проектного мышления. Так же, как наличие ручки и бумаги у вас в руках способствует мозговому штурму, удобные инструменты сортировки и хранения деталей проектов способствуют упрощению процесса планирования, которое необходимо для решения многих задач.

По мере надобности создавайте папки или отрывные блокноты

Хорошая система хранения справочных материалов общего характера не только имеет критическое значение для управления общим рабочим процессом, но и является весьма эффективным инструментом проектного мышления. Часто проект начинает оформляться по мере накопления соответствующих сведений, записей и разнообразных материалов, поэтому стоит создать папку по теме, как только у вас будет, что в нее положить. Если система сортировки слишком формальна (или отсутствует), весьма вероятны грубые недочеты проекта на достаточно ранней стадии его внедрения. Поэтому лучше будет сразу создать папку и сохранять заметки в ней (естественно, после того, как наметите дальнейшие действия).

Много раз, работая с клиентами, я обнаруживал, что процедура создания папки для случайных записей и материалов, которые могут оказаться полезными, сразу придает людям уверенность в своих силах. Данный метод позволяет физически, визуально и психологически взять ситуацию в свои руки.

Если у вас нет удобной системы для записи плохих идей, то, вероятно, и системы для хороших идей у вас тоже нет.

Если вам нравится работать с отрывным блокнотом или планировщиком, держите под рукой запас чистых листов писчей или миллиметровой бумаги, которую можно использовать для создания страницы по теме или проекту по мере его возникновения. Некоторые проекты могут позднее разрастись до целого раздела или блокнота, но начинаются они все с небольшого объема информации. Для большинства же проектов, возможно, понадобится только одна или две страницы для записи идей, которые нельзя упускать.

Программные средства

Программное обеспечение в некотором смысле является «черной дырой», которую можно бесконечно исследовать в поисках хороших инструментов управления проектами. Большей частью приложения, разработанные специально для организации проектов, слишком сложны и обладают избыточной мощностью для того, чтобы выполнять задачи, стоящие перед 98 % людей. Пакеты подходят лишь незначительному числу профессионалов, которые в них действительно нуждаются. Остальные могут найти фрагменты и части менее формальных приложений более подходящими для пользователей. В моей практике еще не встречалось двух проектов, которые требовали бы одинаковой детализации и структуризации для того, чтобы ими можно было управлять. Поэтому весьма сложно создать единое приложение, которое бы годилось для управления большинством проектов.

Электронное структурирование. Структурировать практически все мысли по проектам, с которыми сталкивается большинство людей, позволяет любое программное приложение, обладающее простой функцией иерархического упорядочения. Я раньше пользовался программой компании Symantec под названием Grandview, а теперь часто прибегаю к помощи Microsoft Word для выполнения задач подобного рода в сфере планирования. Вот фрагмент структуры, которую я создал для одного из сеансов планирования.

Самое существенное преимущество программ по структурированию состоит в том, что они могут обладать требуемой степенью сложности или простоты в обращении. Существует масса компьютерных программ, обеспечивающих подобную базовую иерархическую структуризацию. Фокус в том, чтобы найти среди них именно ту, с которой вам будет удобно работать, чтобы можно было быстро научиться вставлять заголовки и подзаголовки и перемещать их по мере надобности. Пока вы не освоите программу, вы будете подсознательно сопротивляться ее загрузке и использованию в процессе мышления и упорядочения материала.

Не имеет значения, куда вы поместите свои мысли по проектам: главное, чтобы они были доступны и их можно было дополнить и просмотреть в случае необходимости.

Приложения для мозгового штурма. Некоторые приложения были разработаны специально для того, чтобы усовершенствовать процесс мозгового штурма. Программа Inspiration («Вдохновение») была построена на использовании техники карт сознания, предложенной Томом Бьюзеном. Она обладает некоторыми полезными качествами, но я вернулся к бумаге и красивой ручке, чтобы, как обычно, быстро и неформально генерировать идеи.

Проблема, возникающая в процессе перевода мозгового штурма в цифровой формат, состоит в том, что, как правило, нет необходимости сохранять его результаты в том виде, в котором они получены: главное — выводы, извлекаемые в процессе генерации сырых идей. Изящные инструменты записи результатов мозгового штурма, такие как электронные доски и цифровая аппаратура сканирования почерков, вряд ли принесут производителям тот успех, на который они надеялись. Рядовому пользователю нужно хранить не творческие идеи, а структуры, которые получены на их основе. Между сбором, обработкой и упорядочением материалов есть существенные различия, и обычно для каждого процесса нужны различные инструменты. Вы можете с тем же успехом загонять свои идеи в текстовый редактор.

Приложения для планирования проектов. Как уже отмечалось, большая часть программ для планирования проектов слишком точна для проектного мышления и планирования, с которым мы обычно сталкиваемся. За годы работы мне приходилось чаще наблюдать процессы тестирования и прекращения использования программ, а не их внедрения в качестве стандартных инструментов. Если они успешно применяются, то, как правило, имеет место строгая подгонка приложений под конкретные нужды компании или отрасли.

Уверен, что в ближайшие годы появятся менее формальные и более функциональные приложения, основанные на естественных механизмах мышления и планирования. До этого времени лучше пользоваться каким-нибудь хорошим и простым планировщиком.

Прикрепление цифровых записей

Если вы пользуетесь электронным органайзером или блокнотом, то значительную часть идей в сфере планирования проектов, которые вам нужно зафиксировать за пределами сознания, можно успешно хранить в прикрепленном поле для записей. Если вы пометили проект в списке на цифровом секретаре Palm или поместили его в качестве задания в программу Microsoft Outlook, можете открыть сопутствующий раздел записей (Note) и набросать идеи, вставить подпункты и подзаголовки проекта. Главное, не забывайте регулярно просматривать приложение, чтобы оно приносило пользу.

Как применить все это в собственной жизни

Как и список дальнейших действий, список проектов не должен устаревать. Когда вы обновите его, выделите время (желательно, от одного до трех часов), чтобы сгенерировать максимально возможное количество идей по каждому проекту в «вертикальной плоскости».

Приготовьтесь к работе, создайте необходимые условия и творчески подумайте над проектом некоторое время. Тогда вы сможете опередить большинство людей.

Программа минимум: уделите внимание сразу нескольким важным проектам или замыслам, в осуществлении которых вы максимально заинтересованы: подумайте над ними, соберите материалы, упорядочьте их с помощью наиболее подходящих, на ваш взгляд, инструментов.

Сосредоточьтесь на каждом проекте, продвигаясь по списку сверху вниз. Спросите себя: «Что я хочу узнать, записать или запомнить по данному вопросу?»

Возможно, вам потребуется только зафиксировать некоторые мысли на листке бумаги, взять папку и уложить туда свои записи. Можете добавить несколько подпунктов в список заметок в своем электронном блокноте или создать файл в редакторе Word и начать структурирование с него.

Пусть преждевременное беспокойство станет заблаговременными размышлениями и планами.

Уинстон Черчилль

Главное — научиться генерировать и использовать идеи, концентрировать созидательную энергию на поставленных задачах и незамкнутых циклах до того, как вам так или иначе придется это сделать.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.