6.7.5. Документальное оформление спонсорства

6.7.5. Документальное оформление спонсорства

При оказании спонсорской помощи необходимо заключить спонсорский договор.

В Гражданском кодексе РФ нет специальных норм, устанавливающих порядок оформления спонсорского договора. Однако компания вправе воспользоваться нормами ст. 421 ГК РФ, согласно которой стороны могут заключить договор, как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами.

В зависимости от того, какая помощь оказывается спонсором (возмездная или безвозмездная) целесообразно оформить:

– либо безвозмездный договор – договор дарения (ч. 2 ст. 423, ст. 572 ГК РФ). Договор дарения может быть заключен как в устной, так и в письменной форме. Если дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 500 руб., возможна только письменная форма (ч. 2 ст. 574 ГК РФ);

– либо договор возмездного оказания услуг (ч. 1 ст. 423, ч. 1 ст. 779 ГК РФ). В случае признания спонсорской помощи рекламными расходами заключается именно этот вид договора. Причем в данном случае заключение такого договора обязательно.

Обратите внимание, что при толковании условий договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений. Поэтому не всегда стоит смотреть на название договора, ведь оно может отличаться от сути содержащихся в нем действий, выполняемых поручений заказчика и полученного в итоге результата.

Для целей бухгалтерского учета также важно не название конкретного договора, а экономическая суть тех операций, которые в соответствии с ним осуществляются (приоритет содержания над формой) (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденное приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

Согласно ч. 1 ст. 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. В данном случае спонсор выступает в качестве заказчика, обязующегося оплатить услуги, оказанные спонсируемым (исполнителем) по заданию спонсора. Фактически это означает, что способ подачи, объем информации, при которых она способна обеспечить интерес к спонсору, определяются последним.

Таким образом, по спонсорскому договору спонсор обязуется профинансировать общественно-полезное мероприятие, а спонсируемый – в ходе проведения этого мероприятия тем или иным способом распространить информацию о заказчике услуг как о спонсоре среди максимально возможной аудитории. При этом способ распространения информации должен быть заранее прописан в договоре.

В письме УФНС России по г. Москве от 30.06.2005 № 20–12/46404 компании-спонсору рекомендовано обратить особое внимание на составление спонсорского договора. Спонсорский договор будет признан платой за рекламу, только если условие об оказании рекламных услуг прямо приведено в спонсорском договоре. Данный совет не потерял своей актуальности и в условиях действия Закона о рекламе.

При оказании спонсорской помощи очень важным документом, является спонсорский пакет, который по своей сути представляет собой спонсорское предложение.

Организаторы тех или иных мероприятий предлагают потенциальным спонсорам спонсорский пакет (полный комплект юридических, финансовых и программных документов), который дает возможность им выбрать статус своего присутствия в проекте, уяснить свои информационно-рекламные возможности и финансовые затраты.

Структура спонсорского пакета включает в себя, как правило, следующие компоненты:

– литературное описание проекта (акции), в котором определено значение проекта для целевых групп и намечены направления рекламы и PR для проекта и спонсора;

– программное описание проекта – место проведения, сценарий проекта, программа, организаторы и участники;

– поддержка проекта (наименования и доказательства поддержки государственных структур, престижных учреждений науки, культуры, известных и уважаемых людей, решения и рекомендательные письма как доказательство поддержки);

– бюджет проекта с указанием максимальной и минимальной стоимости проекта, доли расходов организаторов и доли расходов, подлежащих покрытию за счет спонсорских взносов;

– спонсорские градации – категории спонсорства (эксклюзивный, титульный генеральный, официальный спонсор, спонсор-участник, бартерный спонсор);

– спонсорская реклама и PR – объявление названия компании на акциях и презентациях, выступления первых лиц, логотип и название компании-спонсора на полиграфической, сувенирной продукции и т. п., а также медиапланы, информация о теле– и радиопередачах, статьи для газет и журналов, рекламные буклеты и брошюры, имеющие целью представить роль спонсора в проекте и другие важные для него черты. Объемы рекламы с указанием их направленности на целевые группы фиксируются в договорах и соответствуют спонсорской градации;

– прогноз спонсорского эффекта, включающий расчет прямого воздействия рекламы (участники, зрители – целевая группа), аудиторию СМИ (телевидения, радио, газет), количество людей, которые увидят внешнюю рекламу (целевая аудитория).

Наличие спонсорского пакета позволит компании-спонсору правильно определить пакет документов и материальных носителей информации, подтверждающих реализацию спонсорского договора.

Пример

ООО «БизнесУпак» – официальный спонсор международной выставки элитной ПЭТ-упаковки – приобрело спонсорский пакет стоимостью 500 000 руб. Пакет официального спонсора включает: Официальные мероприятия:

предоставление статуса «Официальный спонсор» с вручением соответствующего сертификата;

предоставление возможности выступить на торжественном открытии выставки;

предоставление возможности выступить с докладом на выставке (доклад проходит согласование оргкомитетом выставки, длительность, тематический поток/секция согласовываются с организаторами, формат и требования к докладу – стандартные для выставки);

4 бесплатных места на участие в выставке;

стенд площадью 16 кв. м стандартной застройки;

специальный пригласительный билет в бизнес/У/Р-зал на протяжении всего мероприятия;

отдельный стол в бизнес/У/Р-зале с логотипом компании для проведения встреч и переговоров;

2 пригласительных билета на торжественный VlP-фуршет; предоставление 3 пригласительных билетов на торжественный прием. Реклама на выставке:

подвес 1 баннера и 1 растяжки на территории выставки, по центральному проходу;

размещение приветственного письма в официальном каталоге выставки; размещение рекламного модуля 1/1 полосы в официальном каталоге выставки; размещение логотипа спонсора: на пригласительных билетах выставки;

на обложке официального путеводителя / каталога выставки; на странице «Благодарность спонсорам»; на всех информационных и рекламных материалах выставки; на плане выставки;

на баннере, в месте проведения торжественного открытия выставки. Рекламные мероприятия:

упоминание спонсора и размещение логотипа спонсора на протяжении всей PR-кампании;

размещение баннера спонсора со ссылкой на сайте выставки; объявление о спонсоре в пресс-релизе;

вложение рекламных материалов спонсора в информационные пакеты для прессы.

В соответствии с условиями спонсорского договора в течение 10 дней после закрытия международной выставки элитной ПЭТ-упаковки ООО «БизнесУпак» получило от организатора этого мероприятия финансовый отчет об использовании средств официального спонсора, включающий в себя пакет документов, подтверждающих расходы на спонсорскую рекламу:

– сертификат, подтверждающий статус официального спонсора;

– краткую информацию о прошедшей выставке;

– подборку публикаций о прошедшей выставке в газетах и журналах;

– текст выступления генерального директора ООО «БизнесУпак» на открытии выставки;

– текст тематического доклада коммерческого директора ООО «БизнесУпак» на выставке;

– план-схема размещения стендов участников выставки с указанием стенда ООО «БизнесУпак»;

– образцы пригласительных билетов и прочая полиграфическая продукция с рекламой официального спонсора, распространявшаяся во время выставки;

– экземпляр официального каталога выставки;

– предварительные и итоговые пресс-релизы с упоминанием об официальном спонсоре и об итогах его работы на выставке;

– информационные и рекламные материалы выставки, содержащие информацию об официальном спонсоре и его продукции;

– фотографии VIP-персон на фоне стендов официального спонсора;

– фото– и видеоотчет о выставке, подтверждающие размещение рекламного баннера, рекламной растяжки и стенда официального спонсора на выставке.

Факт возмездной спонсорской помощи должен быть подтвержден актом сдачи-приемки оказанных рекламных услуг, составленным в произвольной форме в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. В письме УФНС России по г. Москве от 30.10.2006 № 20–12/95217 обращено особое внимание на наличие акта выполненных работ (оказанных услуг) по проведению спонсорской рекламы.

Расходы на спонсорскую рекламу необходимо подтвердить финансовым отчетом организатора мероприятия об использовании средств спонсора, включающем в себя весь необходимый пакет документов (см. Пример).

Кроме того, в качестве документального подтверждения спонсорского вклада необходимы также такие первичные документы, как товарная накладная (форма № ТОРГ-12) (в случае передачи спонсируемому товаров), расчетно-платежные документы – платежные поручения и банковские выписки (при перечислении денежных средств), внутренние локальные и организационно-распорядительные документы, п одтв ержда ю щи е принятие решения о спонсировании соответствующего мероприятия (утвержденный рекламный бюджет, решение руководителя соответствующего уровня о спонсировании конкретного мероприятия, оформленное в общеустановленном порядке и др.).

Исполнитель (спонсируемый) должен выставить в адрес спонсора счет-фактуру, оформленную в соответствии с требованиями ст. 169 НК РФ.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.