ГЛАВА 2 Пишите самые убедительные послания
ГЛАВА 2
Пишите самые убедительные послания
Недавно Софи упустила прекрасного клиента, с которым общалась по имейлу. Он совершил ошибку, и Софи была уверена в том, что за свою рекламу он заплатил меньшую сумму, чем следовало.
Со своей стороны, она вежливо сообщила ему об этом, но обмен сообщениями привел к обострению, и клиент позволил себе грубость. В любой другой житейской ситуации Софи просто указала бы ему, куда пойти, уж слишком он вышел за рамки приличий. Но не в этой, ведь он же — клиент!
Исходя из этого, она постаралась сдержаться, когда читала его отписки по всем проблемам. Одна лексика, которую он использовал, чего стоила: «выполнение ключевых стратегий», «внедрение в жизнь инициатив, исходящих от клиентов», «организация управления». Почему иным людям так нравится говорить на подобном языке? И как случилось, что с самым перспективным клиентом так трудно оказалось найти общий язык?
Дело в том, что отношения в Сети стоит выстраивать так же, как мы выстраиваем свои личные взаимоотношения. Если вам удастся выстроить хорошие отношения в Сети, ваши партнеры покажутся вам более понимающими, а вы станете для них более убедительными. Именно ради этого давайте посмотрим, как можно наладить хорошие отношения с помощью электронной почты, а затем заставить лицо, в котором вы заинтересованы, ответить «да» на конкретные просьбы.
Общие принципы общения по электронной почте
• Как правильно читать почту
• Как правильно отвечать на сообщения
Особые требования
• Выдвигать требования, которые не воспринимаются как требования
• «Да»-мужчины и «да»-женщины
• Задавайте вопросы в форме, не позволяющей ответить «нет»
Как правильно читать электронную почту
Мой друг Мартин и его подружка постоянно ссорились. Часто цеплялись друг к другу, и я не мог понять, в чем дело. Когда они только сошлись, казались прекрасной парой. Затем приятель показал мне несколько сообщений и текстов, которыми они обменивались. Все стало проясняться. «Смотри, это же совершенно очевидно, ты просто не можешь увидеть, что я пытаюсь сказать», — обыкновенно писал он. «Да, я действительно очень слабо воспринимаю», — отвечала она.
Мы воспринимаем окружающий мир с помощью пяти чувств — зрения, слуха, осязания, обоняния и вкуса. У большинства только одно из них преобладает над всеми остальными. Например, у меня очень развито зрительное восприятие, потому для меня большее значение имеет внешний вид, чем, скажем, осязательные впечатления.
В этом-то и заключалась проблема, которая возникла у Мартина с его девушкой. Он пользовался преимущественно визуальным языком, а ей был ближе язык эмоций. Результат — нарушение общения.
Когда вам удается выявить, какой тип чувств или чувства преобладает у партнера, можно использовать это знание и поладить с ним (соответственно, добиться своей цели) намного быстрее и успешнее.
Все ключи, которые вам понадобятся, содержатся в языке сообщений. Если используется большое количество визуальных слов и фраз, значит, именно эта сторона восприятия преобладает («Выглядит хорошо», «Я вижу, к чему вы ведете» и т. д.). Если используются преимущественно слова и понятия, связанные со звуковым восприятием, значит, для партнера имеет большое значение, как звучит фраза («Я слышу, что вы говорите», «Это звучит подходяще» и т. д.). Если часто используются слова из эмоционально-чувственной сферы, значит, превалирует материально-кинестетический аспект («Чувствую, что так и стоило бы сделать», «Что-то меня не греет эта идея — я сомневаюсь» и т. п.).
Это и есть три основных типа восприятия. Потому нам стоит сосредоточиться именно на них.
• Просмотрите сообщение, которое пришло к вам сегодня утром. Какие типы восприятия выявляются в нем? Как именно ваш корреспондент воспринимает окружающий мир? (1 минута).
Почему это так важно?
Мартин был задет. Его взаимоотношения с девушкой трещали по швам. Я был поражен тем контрастом, который наблюдается в их восприятии мира и в том, как это проявляется в их сообщениях и текстах. Мне пришла мысль, что было бы полезно исследовать причину, ведущую к постоянным вызовам в их взаимоотношениях.
Я предложил Мартину сосредоточиться на том, чтобы подогнать язык сообщений под тот, что использует она. А говорить о своих чувствах для многих парней совсем нелегко. Так же как и замечать те моменты, когда о чувствах говорит их партнерша. Именно благодаря большей информированности пара прекратила часто ссориться. Он приобрел понятие о том, что она чувствовала, и стал мягче по отношению к ней в случаях, которые прежде приводили к ожесточенным спорам. Другими словами, когда она говорила о том, что чувствует, он поступал так же. В конечном счете оба начали лучше понимать язык друг друга. Более важно то, что теперь они поняли, каким способом каждый из них познает мир.
Как правильно отвечать на сообщения электронной почты
Специалисты в области изучения языка тела говорят о тонком «зеркальном отображении» языка тела другого человека и о том, как это помогает достичь «взаимопонимания». Вам, возможно, приходилось слышать такой совет: если ваш собеседник, например, скрестил ноги — сделайте то же самое, стараясь не показаться несколько странным. Идеи, которые лежат в основе оптимизации взаимоотношений, относятся не только к языку тела. Они применимы ко всем областям общения, включая, разумеется, язык как таковой.
• Сейчас вы уже имеете представление о том, что искать в сообщении, поэтому пора посылать ответ. Измените язык сообщения так, чтобы он стал более визуальным, аудиальным или материальным соответственно. Ваш ответ — деликатное выстраивание взаимоотношений, а не грубое подражание (1 минута на анализ имейла перед тем, как отправить ответ).
• К тому же в своем ответе необходимо отобразить стиль сообщения. Если корреспондент подписывает сообщение «С наилучшими пожеланиями», сделайте то же самое (напишите «Ваш», «Спасибо», «С благодарностью» или что-то в этом роде). Что в столь коротком сообщении позволит вам лучше «присоединиться» к корреспонденту? (1 минута).
ПОДСКАЗКА
Здесь приведен образец сообщения и то, как бы я мог на него ответить.
«Дорогой Тони!
Сегодня я встречалась с вашей знакомой Сарой. Должна отметить, она говорила очень толково, когда я задавала вопросы, касающиеся ее практического опыта. Я собираюсь выслушать мнение коллег по поводу дальнейших действий. Могу ли я попросить вас также сообщить мне свое мнение?
Всего наилучшего,
Джо».
«Дорогая Джо!
Прекрасно, что вы смогли побеседовать с Сарой. Я прислушался к вашему мнению о ней. Могу сообщить вам, что она надежный человек. Было бы грандиозно, если бы вы приняли ее на работу. Но понятно, решающее слово за вами.
Всего наилучшего,
Тони».
Вы сумели выделить в моем ответе элементы аудиального языка? Побеседовать, прислушаться, сообщить, слово. А потом — стилистическое соответствие, разбивка текста и подпись — все как в ее сообщении? Что поделать, людям нравятся те, кто напоминает их самих. Именно за счет этого вы можете в разы увеличить возможности построения отношений, если станете отвечать на имейлы, используя эти правила.
Временами можно столкнуться с тем, что в имейлах используется канцелярский, не сенсорный язык, подобный языку клиента Софи. Что ж, прекрасно. Это тот случай, который известен как «аудиально-канцелярский» метод восприятия мира. Но и в этом случае отражение стиля данного сообщения необходимо для установления взаимоотношений. В ответном послании тоже следует упомянуть о «применении основополагающих стратегий», «опоры на предложения клиентов» и «организацию управления». Это может выглядеть или восприниматься как глупость, но у вашего респондента иное мнение, поскольку это способ, с помощью которого он воспринимает и понимает окружающий мир. Помните, все же стоит поискать в сообщении слова, относящиеся к сфере чувств.
Выдвигать требования, которые не воспринимаются как требования
Мы уже рассмотрели основные принципы установления взаимоотношений по электронной почте. Теперь давайте взглянем на специфические требования к совместимости.
Смягчение
Вам хочется, чтобы кто-то что-то сделал, но просто отдать приказ кажется слишком грубым. Ничего сложного. Добавьте смягчитель. Это работает, поскольку облегчает требование. Хотя приказ при этом остается приказом.
Если вы скажете своей половине: «Сделай мне чай», весьма возможно, услышите в ответ: «Сделай-ка это сам и, более того, прекрати мне приказывать!» А скажи вы: «Дорогая, хотел спросить, может быть, ты сделаешь мне чашку чая», скорее всего, она сделала бы его, ведь вы так мило об этом попросили.
Кроме этой уловки, ничего не изменилось, приказание осталось. Те же слова, в том же порядке, всего лишь смягчены. (Разумеется, кое-кто в ответ получит то же «Сделай сам», но при этом, определенно, вы сделали все, чтобы увеличить свои шансы.)
Такое смягчение особенно важно в имейлах, где вы не можете передать интонацию. Хорошими смягчителями являются:
• «Мне хотелось бы узнать
• Может быть
• Позвольте
• Возможно»
(Минута максимум, чтобы добавить в начале или конце предложений подходящие по смыслу выражения.)
«Мне интересно, могли бы вы начать практиковаться в этом сейчас» звучит намного мягче, чем «Практикуйтесь прямо сейчас».
Сравните эти два сообщения. В них содержится идентичное приказание. Но в своем варианте я использую смягчитель.
«Марк,
Закончите этот проект завтра к 3 часам.
Тони».
«Марк,
Могу ли я просить вас закончить проект завтра к 3 часам? Это было бы намного предпочтительнее.
Тони».
Я заложил во второе сообщение тот же приказ, но в намного более вежливой форме и с мотивацией в смягченном виде. Тем не менее это все тот же приказ, и в записи отсутствует вопросительный знак.
«Да»-мужчины и «да»-женщины
Этот раздел вдохновлен фильмом Джима Керри «Человек — да». Следуйте указаниям, приведенным ниже, и сможете вычислить мужчин и женщин, готовых сказать «да».
Человеческие существа — создания, состоящие из привычек. Однажды приобретя привычку, мы очень тяжело расстаемся с ней. И у вас есть возможность создавать у людей привычку говорить «да».
Эта техника работает еще благодаря тому, что нам нравится, когда окружающие считают нас последовательными в отношении сказанного прежде. Так что, коль уж вы несколько раз произнесли «да», желание быть последовательным плюс сила привычки, скорее всего, заставит снова произнести «да».
Итак, давайте заставим сказать «да» прямо сейчас…
1. Задайте несколько вопросов, на которые вам определенно ответят «да». Действуйте тонко. После того как вам в третий раз ответили «да», стоит задать вопрос, на который вам хотелось бы услышать «да» (1 минута).
2. То же вы можете проделать с утверждениями. Сделайте несколько заведомо верных утверждений. Теперь сделайте утверждение, которое должно быть принято как верное (1 минута).
ПОДСКАЗКА
Вот один пример.
«Дорогой Син,
Спасибо, что смогли посетить на прошлой неделе день открытых дверей. Погода выдалась отличная, правда? И народу собралось много. Здорово, что вы смогли остаться с нами до 8 часов. Вы хорошо провели время?
С наилучшими пожеланиями,
Тони».
Погода выдалась отличная, правда? (ДА)
Народу собралось много. (ДА)
Здорово, что вы смогли остаться с нами до 8 часов. (ДА — ПРАВДА)
Вы хорошо провели время? (Желаемый ответ — ДА)
Как вариант, заключительный вопрос может быть замещен утверждением. Это выглядит так:
«Дорогой Шон,
Спасибо, что на прошлой неделе вы смогли посетить день открытых дверей. Погода выдалась отличная, правда? И народу собралось много. Здорово, что смогли остаться с нами до 8 часов. Как прекрасно мы провели время!
С наилучшими пожеланиями,
Тони».
Задавайте вопросы в форме, не позволяющей ответить «нет»
Сравним два приведенных ниже предложения:
«Вы хотели бы пойти завтра вечером на концерт?»
«Насколько сильно вам хочется пойти завтра вечером на концерт?»
По существу, на первый вопрос возможны ответы «да» и «нет». А вот на второй вопрос трудно просто ответить «нет», поскольку он не очень похож на вопрос и подразумевает, что человек в определенном смысле хочет пойти на концерт, вопрос в том, до какой степени. Вот вам еще несколько подобных:
«Насколько вы заинтересованы в покупке данного продукта?»
«Насколько лучше вы себя чувствуете?»
«Насколько просто тебе будет забежать на минутку завтра около полудня?»
Также можно пользоваться вопросами «либо/или»:
«Вам было бы удобнее встретиться завтра в 19 или 19.30?»
Отвечая на подобный вопрос, невозможно сказать «нет». Уверен, у вас может возникнуть как вариант: «Я не хочу встречаться ни в какое время». Но вы блокируете ответ «нет», ставя вопрос в форме «либо/ или».
Софи налаживала отношения с перспективным клиентом двумя независимыми способами. Сначала, говоря кратко, она постаралась развить общение по электронной почте. Как мы видели, он пользовался «аудиально-канцелярским» языком, потому она предприняла попытки построить свои ответы в том же стиле. В особенности ей удалась строка, в которой она сообщала о «проделанных организационных изменениях в целях эффективного продвижения стратегии». На самом деле Софи немного беспокоилась, стоило ей только взяться за мышку. Но способ работал хорошо. Клиент смягчил тон, и, казалось, даже возражений стало значительно меньше.
Затем в определенных случаях она стала задавать вопросы «либо/или». Перемена оказалась разительной. Ей удалось трансформировать его ответы. Софи почувствовала, что намного лучше контролирует ситуацию, и теперь ей гораздо чаще удавалось получать ответное «да». Даже в тех случаях, когда его незаинтересованность в альтернативе была совершенно прозрачна, реакция стала заметно менее резкой, чем простое «нет».
ПАМЯТКА ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ
? Правильное чтение имейла. Оцените язык, которым написано сообщение. Направление слов, постоянно используемых в сообщении. Каким способом данный человек воспринимает окружающий мир? (1 минута).
? Отраженный ответ. Теперь, когда вы точно знаете, как умело воспользоваться этими же понятиями, отошлите ответ. Измените свой язык таким образом, чтобы в нем, соответственно, преобладали визуальные, аудио— или материальные термины (1 минута).
? Пользуйтесь смягчением, чтобы сделать свои просьбы и приказания более приемлемыми. Примеры: «Мне интересно», «возможно», «вероятно», «может быть» (1 минута).
? «Да»-мужчины и женщины. Задайте несколько вопросов или сделайте несколько утверждений, которые непременно ведут к ответу «да». Будьте внимательны. После третьего вопроса или утверждения стоит задать именно тот вопрос, на который вам хочется услышать «да» (1 минута).
? Сделайте невозможным ответ «нет». Задайте вопрос «либо/или» или вопросы, в которых содержатся допущения, невозможные для ответа «нет». «Насколько вы заинтересованы в покупке данного продукта?», «Насколько лучше вы себя чувствуете сегодня?», «Вы собираетесь воспользоваться этой техникой прямо сейчас или несколько позже?» (1 минута).
Данный текст является ознакомительным фрагментом.