6.4. Учет представительских расходов

6.4. Учет представительских расходов

К ним относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, прибывших для переговоров с целью взаимовыгодного сотрудничества, а также участников заседания совета предприятия и ревизионной комиссии.

В частности, затраты на проведение официального приема представителей, обеспечение их транспортом, посещение культурно-зрелищных мероприятий, буфетное обслуживание, оплата мероприятий культурной программы и переводчиков, не состоящих в штате.

Включение представительских расходов в себестоимость разрешается при наличии сметы этих расходов на год, утвержденной советом организации. Сумма представительских расходов должна быть подтверждена оправдательными документами. Должен быть установлен круг лиц, имеющих право производства этих расходов. Необходимо иметь программу каждого мероприятия, даты его проведения и список приглашенных лиц. Для целей налогообложения представительские расходы принимаются в пределах норматива, установленного НК РФ, – 4 % суммы затрат на оплату труда.

Ни один договор не обходится без предварительных переговоров. При этом фирма несет расходы на организацию встречи. Вот тут-то и появляются сложности с налоговиками. Что и в каком размере можно списать в затраты, как быть с НДС, придется ли платить налог с дохода физических лиц (далее – НДФЛ)?

Налоговики зачастую ставят под сомнение экономическую обоснованность расходов на проведение встреч с партнерами, ссылаясь на ст. 252 НК РФ. На наш взгляд, они путают разрешенные ст. 264 НК РФ затраты на прием представителей других фирм с затратами на организацию развлечений и отдыха. Например, в одном из столичных арбитражных судов был рассмотрен случай несогласия инспекторов с обоснованностью выезда переговорщиков на остров Соловки, являющийся местом туризма. Решение суда: позиция налоговиков не основана на положениях норм гл. 25 HK РФ (постановление от 7 июня 2004 г. № А05-14160/03-13), что вполне логично. Официальный прием и обслуживание проводятся независимо от места встречи в целях установления взаимного сотрудничества. Выбор места будет являться экономически оправданным, если это способствует построению деловых отношений. В таком случае положения ст. 252 НК РФ не нарушаются. Другое дело, если вы проводите встречу, например, в бане. Официальным такой прием назвать трудно.

Не обоснованы и выводы некоторых инспекторов о необходимости заключения договора с контрагентом по итогам деловой встречи для оправдания расходов. И тем более неуместно требовать подтверждения получения дохода по такому договору, если он все-таки был составлен. Эти издержки носят характер управленческих и поэтому не должны быть связаны с определенным доходом, как, например, материальные.

В то же время попытки списать на расходы в качестве представительских затраты на проживание гостей в гостинице, на аренду помещений для проведения встречи, на передачу продукции собственного производства в качестве сувенира при проведении переговоров и на украшение зала обязательно наткнутся на жесткое сопротивление со стороны чиновников.

Проблему можно решить, если определять в учете вышеназванные расходы не как представительские, а иначе. Например, подарки гостям можно поставить в уменьшение базы по налогу на прибыль, оформив их как потери от брака (подп. 47 п. 1 ст. 264 НК РФ) или списать по итогам инвентаризации в пределах норм естественной убыли. Проживание представителей партнера в гостинице будет обосновано, если это предусмотреть в договоре с ним как условие совершения хозяйственной сделки. Расходы на аренду помещений предусмотрены в ст. 264 НК РФ, а затраты на украшение офиса могут быть включены в сумму арендной платы. Вряд ли арендодатели откажут вам в этом. В конце концов, можно использовать подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, и потом налоговикам будет очень сложно доказать, что ваши расходы не связаны с производством и реализацией и не являются экономически оправданными.

Законодательство при исчислении налога на прибыль не содержит каких-либо прямых запретов по расходам на приобретение алкогольной продукции при организации официального приема. В своем письме от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49 Минфин России также признал за организациями право признавать потраченные на алкоголь средства в налоговом учете. В то же время неясной остается ситуация с налогом на доходы физических лиц – участников переговорного процесса. Среди налоговиков бытует мнение, что с представительских расходов, которые укладываются в норматив, НДФЛ платить не нужно, а вот со стоимости всех прочих услуг – следует. Они руководствуются п. 2 ст. 211 НК РФ, касающимся обложения НДФЛ доходов в натуральной форме, и ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения сумм компенсационных выплат в пределах норм. Однако согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налог удерживается налоговым агентом из денег, выплаченных им налогоплательщику. Организатор встречи никаких выплат приглашенным не производит.

Говоря о едином социальном налоге (далее – ЕСН), а некоторые чиновники вспоминают и о нем, отметим, что представительские расходы как в пределах, так и сверх норм не поименованы в НК РФ в качестве объекта обложения ЕСН. Согласно п. 1 ст. 236 HK РФ объектом обложения ЕСН являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам. Расходы на представителей, за исключением оплаты услуг внештатных переводчиков, таковыми назвать нельзя.

При упоминании сверхнормативных затрат нельзя не коснуться проблемы возмещения НДС по ним. Вычет допускается только на сумму налога по представительским расходам, укладывающимся в норматив, установленный для налога на прибыль (п. 7 ст. 171 HK РФ). Причем НДС, приходящийся на сверхнормативы, не только не подлежит вычету, его нельзя списать на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Допустим, организация подает декларацию по налогу на прибыль раз в квартал, а по НДС – ежемесячно. Если при определении норматива по итогу, например, 9 месяцев оказывается, что он превышен, налоговики могут потребовать уплатить пени по вычету НДС, сделанному ранее.

Пени не являются санкцией, и их уплата связана не с нарушением или виной налогоплательщика, а с фактом недополучения бюджетом сумм налога в срок. Поскольку по итогам квартала обнаружилась недоплата, пени должны быть уплачены. Проблема в том, за какой период их правомерно начислять – это вопрос спорный. Правда, подобной неприятности можно избежать. Для этого надо 4 %-ный норматив по ФОТ (фактическая оплата труда) сравнивать с фактическими затратами на представительские расходы ежемесячно перед подачей декларации по НДС. Если в дальнейшем, например, к концу года их общая сумма окажется в пределах 4 %-ного годового ФОТ, списанный ранее НДС можно будет принять к вычету. К декларации за месяц, в котором появляется право на вычет, следует прикладывать пояснительный документ (справку).

Известно, с каким трепетом инспекторы относятся к документальному подтверждению затрат. Речь идет о наличии кассовых чеков, счетов на оплату услуг предприятий общественного питания и транспорта, торгово-закупочных актов, договоров на оказание услуг переводчика и т. д. Это и понятно. Данное требование прописано в п. 1 ст. 252 HK РФ. Однако и здесь фискалы умудряются перегнуть палку.

Дело в том, что в качестве приложений к приказу по учетной политике компания может предусмотреть формы приказа о направлении приглашения на деловую встречу, сметы представительских расходов на каждый квартал, программы проведения деловой встречи и акты на списание таких издержек по каждому случаю приема делегации. В ряде инспекций требуют, чтобы расходы на представителей были не только подтверждены первичными документами, но и находились в пределах предварительно составленной сметы. Чтобы подтвердить произведенные расходы и учесть их в целях налогообложения, первичные документы должны соответствовать требованиям Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Если реквизиты, установленные ст. 9 этого Закона, не указаны в первичных документах, расходы по ним не могут быть списаны на затраты.