Командировочные расходы

Командировочные расходы

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. В частности, не признаются командировками поездки водителей грузовых автомобилей, в должностные обязанности которых входят регулярные междугородные перевозки. Водители грузовых автомобилей, постоянно работающие на регулярных междугородних перевозках, включены в Перечень профессий, должностей и категорий работников, в частности, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в размерах возмещения расходов, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, утвержденный постановлением Совета Министров РСФСР от 12.12.1978 г. №579. Вниманию бухгалтеров, сумма надбавки к должностному окладу является составной частью заработной платы и подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 08.02.2005 г. №03-05-01-04/21).

Гражданин, не состоящий в штате предприятия, не может быть направлен в служебную командировку, и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы.

Не является командировкой нахождение экипажа на судне заграничного плавания во время его эксплуатации.

Порядок направления работников в командировки в настоящее время регулируется инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда ССР и ВЦСПС №62 от 07.04.1988 г. «О служебных командировках в пределах СССР».

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель возмещает работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

П. 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. №33н, закреплено, что расходы признаются в бухгалтерском учете при условии, что расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота.

Если целью командировки являлось приобретение объектов основных средств, то затраты на командировку увеличивают их первоначальную стоимость. Командировочные расходы, связанные с приобретением сырья (материалов), включаются в фактическую себестоимость приобретенных ценностей.

Поездки граждан для выполнения каких-либо работ (услуг) для организации должны оформляться гражданско-правовым договором. Условиями этого договора можно предусмотреть возмещение гражданину фактически произведенных затрат, связанных с поездкой в другую местность. Но выплачиваемые организацией суммы возмещения нельзя рассматривать как командировочные расходы.

Согласно ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе:

? на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

? наем жилого помещения (в том числе дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере)

? суточные или полевое довольствие в пределах норм (100 руб. за каждый день нахождения в командировке), утвержденных Правительством РФ. Если работник направлен в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные ему не выплачиваются (п. 15 Инструкции № 62 и Решение Верховного Суда РФ от 04.03.2005 № ГКПИ05-147.).

Порядок вычета «входного» НДС регулируется пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, согласно которому вычет по НДС предоставляется только по расходам на проезд и на проживание, которые для целей налогообложения прибыли не нормируются. Поэтому фактически по расходам на командировки вычет «входного» НДС производится без всяких ограничений при выполнении двух условий:

1) командировка связана с деятельностью, облагаемой НДС;

2) сумма НДС выделена отдельной строкой в счете-фактуре или бланке строгой отчетности (п. 42 Методических рекомендаций по НДС).

Бланки строгой отчетности, используемые в сфере гостиничного хозяйства (в том числе «Счет» за проживание в гостинице, форма № 3-Г по ОКУД 0790203), утверждены Письмом Минфина России от 13.12.1993 № 121. Эти бланки строгой отчетности являются официальными государственными документами и распространяются на все организации, занимающиеся подобными видами деятельности на территории Российской Федерации (см. Письмо Минфина России от 13.03.2002 № 16-00-24/13).

Если сумма НДС выделена в счете гостиницы отдельной строкой, то эту сумму можно предъявлять к вычету. Счет-фактура в этом случае не требуется (письмо Минфина России от 25.03.2004 № 16-00-24/9).

При направлении работников в зарубежные командировки работника иногда получают авансы в рублях, а работники сами меняют полученные рубли на иностранную валюту. В целях налогообложения прибыли расходы в виде суточных командируемому работнику признаются в рублях по курсу, утвержденному ЦБ РФ, на дату утверждения авансового отчета в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации. При этом в целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется (письмо Минфина России от 01.02.2005 № 07-05-06/32).

Расходы по аренде квартир, расходы на компенсацию проезда на такси, расходы по аренде автомобиля работником, находящимся в зарубежной командировке не могут быть учтены организацией в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина от 08.08.2005 г. №03-03-04/2/42 и от 26.01.2005 г. №03-03-01-04/2/15).

По-мнению Минфина России, выплаты иностранной валюты взамен суточных, производимые членам экипажей судов заграничного плавания, не соответствуют определению компенсации, данному в ст. 164 ТК РФ, так как дополнительных расходов, связанных с нахождением судна в плавании, в частности расходов на питание, члены экипажа судна не несут. Минфин России считает такие выплаты надбавкой (доплатой) к заработной плате моряков за особый режим и условия труда в море и поэтому призывает удерживать с них НДФЛ (см. Письмо Минфина России от 25.04.2005 № 03-05-01-04/108).

Однако точка зрения Минфина не бесспорна, о чем свидетельствуют Постановления ФАС Дальневосточного округа от 24.06.2005 № Ф03-А59/05-2/804 и от 15.02.2005 № Ф03-А37/04-2/4191, а также Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.06.2005 № А05-26095/04-13. Судьи этих судов пришли к выводу, что выплаты взамен суточных все же относятся к компенсационным выплатам, и соответственно, освобождаются от обложения НДФЛ.

В то же время именно как компенсацию, не облагаемую НДФЛ, Минфин России рассматривает бесплатное питание, предоставляемое членам экипажей судов. Поэтому стоимость такого питания (в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 07.12.2001 № 861) не подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина России от 20.04.2005 № 03-05-01-04/104).

Нормы суточных, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (100 руб. за каждые сутки нахождения в командировке), применяются только для исчисления налога на прибыль. «Сверхнормативные» суточные (даже если они установлены локальными нормативными актами и коллективными соглашениями) не подлежат включению в состав взносов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Это вытекает из формулировки подп. 45 п.1 ст. 264 НК РФ, согласно которому в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией учитываются только те взнос, которые начислены в соответствии с законодательством РФ. Однако у ФСС другое мнение. Представители данного ведомства, опираясь на п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.199 г. № 765 настаивают на том, что сверхнормативные суточные должны облагаться страховыми взносами.

Может возникнуть постоянная разница, приводящая к образованию постоянного налогового обязательства (ПНО) при превышении суммы командировочных расходов, начисленных в бухгалтерском учете над суммой расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли. Сумма возникшей постоянной разницы равна сумме превышения командировочных расходов, начисленных в бухгалтерском учете над суммой расходов, принимаемых в налоговом учете.