1.2. Ошибки, связанные с документированием хозяйственных операций

1.2. Ошибки, связанные с документированием хозяйственных операций

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы могут приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, такие как:

? наименование документа;

? дата составления документа;

? наименование организации;

? содержание хозяйственной операции;

? измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

? наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

? личные подписи указанных лиц.

Положением по ведению бухгалтерского учета указанный перечень дополнен еще двумя реквизитами – код формы и расшифровка подписи ответственного лица (п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета). Формально отсутствие этих реквизитов не будет считаться нарушением порядка ведения бухгалтерского учета, но в тоже время, если установленный организацией документооборот обязывает заполнять данные реквизиты, то необходимо контролировать заполнение этих реквизитов.

В настоящее время для руководства по учету первичных документов рекомендую придерживаться следующих нормативных актов:

? унифицированные формы по учету первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 №71а (утратил силу в части унифицированных форм по учету труда и его оплаты и по учету основных средств в связи с изданием постановления Госкомстата России от 06.04.2001 №26 и от 3.01.2003 №7);

? унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 №7;

? унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 №26;

? альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденный постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 №78;

? унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88 (в редакции от 27.03.2000 и 03.05.2000);

? унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 №132;

? постановление Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая, 18 июня 1998 г. № 57а, № 27н «Об утверждении Порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации»;

? постановление Федеральной службы государственной статистики от 23 декабря 2005 г. № 107 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету федеральными государственными органами работников, выезжающих и приезжающих в служебные командировки»;

? постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

? постановление Госкомстата РФ от 28 января 2002 г. № 5 «Об утверждении дополнений к указаниям по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России» (с изменениями от 21 января 2003 г.);

? постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 „Авансовый отчет“«;

? постановление Госкомстата РФ от 3 мая 2000 г. № 36 «О внесении изменений в постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 „Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации“«;

? постановление Госкомстата РФ от 27 марта 2000 г. № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 „Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией“«;

? постановление Российского статистического агентства от 11 ноября 1999 г. № 100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ»;

? постановление Российского статистического агентства от 9 августа 1999 г. № 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения»;

? постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»;

? постановление Госкомстата РФ от 29 сентября 1997 г. № 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья»

? письмо Федеральной службы государственной статистики от 31 мая 2005 г. № 01-02-9/381 «О порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации № КС-2, КС-3 и КС-11»;

? письмо Федеральной службы государственной статистики от 31 марта 2005 г. № 01-02-09/205 «О порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации № ОС-1 и ОС-4А, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7»;

? письмо МНС РФ от 5 июня 2000 г. № ВП-6-19/427 «О внесении изменений в постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88 „Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации“«;

? письмо МНС РФ от 27 августа 1999 г. № ВГ-6-16/685 «Об унифицированных формах первичной учетной документации».

Анализ судебной практики показывает, что суды при принятии решений соотносят применяемые организацией формы документов с установленными в централизованном порядке. При составлении первичных документов с нарушением предусмотренных правил составления, сделки признаются недействительными (постановление ФАС Уральского округа от 11 октября 2004 года №Ф09-3325/04-ГК).

Факт отсутствия каких либо реквизитов, предусмотренных п. 9 Закона о бухгалтерском учете, а также если форма не предусмотрена альбом унифицированных форм первичной учетной документации, является основанием для отказа в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на сумму произведенных расходов (письмо Минфина России от 02 октября 2003 года №04-02-03/124).

При обнаружении ошибок в первичных документах необходимо внести исправления. Порядок исправлений зависит от того, когда обнаружена ошибка в текущем периоде или когда бухгалтерская отчетность уже сдана.

Что касается текущего периода, то хочется сразу предостеречь, в кассовых документах (расходные, приходные кассовые ордера) и в банковских документах (платежные поручения, платежные требования) никакие исправления не допускаются. Поэтому, если ошибка была допущена, то документы придется составлять заново. В остальных первичных учетных документах исправления допускаются, но лишь с согласия с лицами, составившими и подписавшими документы. При этом неправильная запись зачеркивается, а сверху над зачеркнутой записью пишется правильной значение. Зачеркивать необходимо одной чертой, чтобы можно было прочитать зачеркнутую запись, Затем зачеркнутая и исправительная запись оговаривается записью «Исправленному верить», ставиться дата внесения исправления и заверяется подписями лиц, внесших исправление.

Если в бухгалтерию поступает документ с исправлениями, то принятие документа к учету осуществляется в случае, если исправления внесены в вышеизложенном порядке. Кроме того, бухгалтер должен поставить свою подпись под исправленной записью, т.е. подтвердить свое согласие с исправлением.

Если бухгалтерская отчетность уже сдана, тогда внесение исправление осуществляется путем составления бухгалтерских справок с подробным объяснением вносимых исправлений за подписью главного бухгалтера и бухгалтера. В данном случае бухгалтерская справка будет играть роль первичного учетного документа. В бухгалтерском учете на основании бухгалтерской справки необходимо внести исправительные записи в текущем периоде (например, методом «красное „сторно“).

При выявлении отсутствия каких-либо документов по возможности их следует восстановить (обратитесь в обслуживающий вас банк, к контрагентам).

Если восстановить документ по каким-либо причинам не удается, то следует иметь ввиду, что в общем случае отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов.

Ответственность не наступает только в отсутствие вины организации, т.е., если утрата первичных бухгалтерских документов произошла не по зависящим от налогоплательщика обстоятельствам (технические аварии, пожары и т.п.) (ст. 111 НК РФ и Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11 декабря 2003 года №А33-11262/03-СЗ-4280/03-С1). Такие обстоятельства должны быть надлежащим образом подтверждены специально созданной комиссией с участием представителей уполномоченных органов (МЧС, коммунальные службы, отделения внутренних дел).

Имейте ввиду, что отсутствие у организации отдельных первичных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, позволяет исключить спорные суммы из состава расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ) и из состава налоговых вычетов при исчислении НДС.

Отсутствие первичных документов за какой-либо период дает налоговым органам правовые основания для определения налогов расчетным путем на основании данных об аналогичных налогоплательщиках (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). При этом наличие налоговой и бухгалтерской отчетности, которая своевременно представлялась налогоплательщиком в налоговую инспекцию, не будет являться основанием для отказа в применении расчетного метода.