2.8. Порядок контроля хозяйственных операций

2.8. Порядок контроля хозяйственных операций

Эффективность бухгалтерского финансового учета во многом зависит от организации текущего контроля хозяйственных операций, эффективности использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Контроль хозяйственных операций может осуществляться:

• по первичным и сводным документам, составляемым по непроизводительным расходам, потерям, хищениям;

• по отклонениям фактических показателей первичных и сводных документов от нормативных и плановых значений;

• по синтетическим и аналитическим счетам, используемым для учета непроизводительных расходов, потерь и хищений;

• по формам внутренней отчетности.

Непроизводительные расходы, потери и хищения имущества оформляются следующими первичными и сводными документами.

При использовании лимитно-заборных карт для учета расхода материалов сверхлимитный отпуск материалов и замена одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляются выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительными – отпуск материалов). При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материал производится запись «Замена, смотри требование №…» и уменьшается остаток лимита.

Списание материалов при невозможности их использования в хозяйственной деятельности оформляется актом на списание материалов, который составляется специально созданной комиссией с участием материально ответственного лица.

Выявленные при инвентаризации недостачи товарно-материальных ценностей отражаются в сличительных ведомостях. На поврежденные или испорченные ценности составляются акты, в которых указываются характер и степень порчи, ее причины, лица, виновные в порче ценностей. Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляются актом без записи в инвентаризационной описи.

Для контроля расходов на оплату труда работников большое значение имеет учет отступлений от нормальных условий работы, которые требуют дополнительных затрат труда и оплачиваются дополнительно к действующим расценкам на сдельную работу.

Доплаты оформляются следующими документами:

• дополнительные операции, не предусмотренные технологией производства, – нарядом на сдельную работу, который обычно содержит какой-либо отличительный знак (например, яркую черту по диагонали);

• отклонения от нормальных условий работы – листком на доплату, который выписывается на бригаду или отдельного рабочего. В нем указываются номер основного документа (наряда, ведомости и др.), к которому производится доплата, содержание дополнительной операции, причина и виновник доплат и расценка.

Размеры доплат и условия их выплаты организации устанавливают самостоятельно и фиксируют их в коллективном или трудовом договоре;

• простои не по вине рабочих – листком учета простоев, в котором указываются время начала, окончания и длительности простоя, причины и виновники простоя и причитающаяся рабочим за простой сумма оплаты. Время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 среднего заработка работника. Простои по вине рабочих не оплачиваются и документами не оформляются.

Неисправимый, или окончательный, брак оформляется актом о браке или ведомостью о браке, кроме того, он отмечается в первичных учетных документах по учету выработки. Исправимый брак актом или ведомостью о браке не оформляется.

Брак, возникший не по вине работника, оплачивается наравне с годными изделиями. Полный брак по вине работника оплате не подлежит. Частичный брак по вине работника оплачивается по пониженным расценкам в зависимости от степени годности продукции.

В повышенном размере оплачиваются часы ночной и сверхурочной работы, работа в выходные и праздничные дни, отражаемые в табеле учета рабочего времени и списках мастеров.

Существенно повышают эффективность контроля хозяйственных операций применение первичных учетных документов, в которых фактические показатели по учету затрат на производство и выпуску готовой продукции сравниваются с нормативными или плановыми значениями.

Например, в организациях молочной промышленности успешно используется рапорт о выработке готовой продукции (форма № П-1 мол или П-Ia мол).

Рапорт составляется за каждую смену по каждому цеху, участку, заводу, сепараторному отделению, приемному пункту на основании первичных учетных документов по поступлению сырья и выпуску готовой продукции (накладная на отпуск сырья со склада, лимитно-заборная карта, реестр документов на поступление молока и молочных продуктов, отвес-накладная и др.).

Рапорт состоит из четырех разделов: I – «Сырье»; II – «Жирная продукция»; III – «Отходы и продукция, выработанная из отходов»; IV – «Тара».

В первых трех разделах по каждому виду сырья, жирной продукции, отходам и продукции, выработанной из отходов, указываются: остаток на начало смены; поступило, выработано; израсходовано, реализовано; остаток на конец смены; расход по норме по результатам работы за смену по сырью и отходам – указываются отклонения (перерасход (+), экономия (—) и списание перерасхода (списано по актам и отнесено на виновного)).

В разделе «Тара» указываются ее наличие и движение (остаток на начало смены, приход, расход, всего, в том числе бой, и остаток на конец смены).

По данным указанного рапорта ежедневно контролируется использование сырья в производстве и выполнение плана по выработке продукции. В рапорте контроль расходования сырья на выработку жирной продукции осуществляется по единому измерителю – молоку базисной жирности.

В повышении эффективности использования производственных ресурсов организации большое значение имеет осуществление текущего контроля при отражении хозяйственных операций на счетах учета непроизводительных расходов и потерь – счетов 28 «Брак в производстве», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы».

Учет потерь от брака

Браком считаются изделия и полуфабрикаты, которые по качеству не соответствуют установленным стандартам, техническим условиям или договорам. В зависимости от характера дефектов, обнаруженных при оценке готовой продукции или полуфабрикатов, брак подразделяется на исправимый и неисправимый (окончательный).

При выявлении брака работники отдела технического контроля делают соответствующие отметки в первичных документах по учету выработки. Неисправимый брак, кроме того, оформляется актом о браке или ведомостью о браке, в которых фиксируется несколько фактов брака. Акт составляется работником технического контроля, мастером и начальником цеха и передается в бухгалтерию, где калькулируется себестоимость брака. Он утверждается руководителем организации, который принимает решение о порядке списания потерь от брака – за счет виновных лиц или за счет производства.

Потери от неисправимого брака исчисляются вычитанием из его себестоимости стоимости забракованных изделий по ценам возможного использования и сумм, удерживаемых с виновников брака. Себестоимость внутреннего окончательного брака складывается из фактических затрат по установленным статьям расходов, за исключением затрат по статьям: «Расходы на подготовку и освоение производства»; «Общехозяйственные расходы»; «Потери от брака»; «Прочие производственные расходы». В организации с большой номенклатурой изделий брак обычно оценивается исходя из плановой или нормативной себестоимости.

Себестоимость внутреннего исправимого брака определяется исходя из стоимости сырья, материалов и полуфабрикатов, израсходованных на исправление брака, заработной платы производственных рабочих, занятых исправлением брака, отчислений на социальные нужды и соответствующей доли общепроизводственных расходов. Потери от внутреннего исправимого брака определяются вычитанием из его себестоимости сумм, удерживаемых с виновников брака.

В себестоимость внутреннего окончательного и исправимого брака, произошедшего по вине поставщиков сырья, материалов и полуфабрикатов, включается также доля общехозяйственных расходов в процентном отношении по утвержденному плану к заработной плате производственных рабочих, начисленная за операции до момента обнаружения окончательного брака или до момента доработки исправимого брака.

Стоимость внешнего брака состоит из производственной себестоимости забракованной продукции, расходов на приобретение этой продукции покупателями, а также транспортных расходов при замене забракованной продукции или расходов потребителя на исправление забракованной продукции. Штрафы, уплаченные покупателям за поставку бракованной продукции, относятся на счет 91 «Прочие доходы и расходы» и в стоимость потерь от брака не включаются.

Синтетический учет потерь от брака ведется на активном счете 28 «Брак в производстве». По дебету этого счета отражаются затраты на исправление частичного брака (с кредита счетов 10 «Материалы», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и др.), а также себестоимость окончательного брака (с кредита соответствующего счета производства). Потери от брака списываются с кредита счета 28 «Брак в производстве» в дебет различных счетов в зависимости от причин брака и порядка возмещения потерь:

счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если брак произошел по вине рабочих;

счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», если брак произошел по вине поставщиков недоброкачественных сырья и материалов;

счета 10 «Материалы» на стоимость забракованных изделий по цене возможного использования;

соответствующего счета производства, если невозмещенные потери от брака относятся на себестоимость готовой продукции.

Аналитический учет потерь от брака ведется в разрезе цехов, по видам забракованной продукции и статьям расходов.

Учет недостач и потерь от порчи ценностей

Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей используют счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». На этом счете учитывают недостачи и потери от порчи материальных и иных ценностей, выявленные в процессе их заготовления, хранения и продажи, подлежащие отнесению на счета учета затрат на производство, расходов на продажу и на виновных лиц.

В дебет счета 94 с кредита счетов недостающих или полностью испорченных ценностей списывается их фактическая себестоимость (по товарно-материальным ценностям) или остаточная стоимость (по основным средствам и нематериальным активам). По частично испорченным материальным ценностям в дебет счета 94 списывают сумму определившихся потерь.

При выявлении недостач или порчи при приемке материальных ценностей от поставщиков сумму недостачи в пределах предусмотренных в договоре величин покупатель относит при оприходовании ценностей в дебет счет 94 с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сумму потерь сверх предусмотренных в договоре величин покупатель предъявляет поставщику или транспортной организации и учитывает по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 2 «Расчеты по претензиям») и кредиту счета 60. При отказе судом во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций эти суммы списываются со счета 76 на счет 94. Если суд принял решение о взыскании с поставщика сумм недостачи и потерь ценностей сверх предусмотренных в договоре величин, то поставщик сторнирует ранее отраженную сумму продажи на сумму недостач и потерь (дебетируется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредитуется счет 90 «Продажи»), а также обороты по дебету счета 90 «Продажи» и кредиту счета 43 «Готовая продукция». Восстановленная таким образом на счете 43 сумма недостач списывается затем в дебет счет 94 с кредита счета 43.

С кредита счета 94 недостачи и потери от порчи ценностей списываются следующим образом:

• недостачи и потери от порчи ценностей в пределах предусмотренных в договоре величин – на счета учета материальных ценностей (когда они выявлены при заготовлении);

• недостачи и потери от порчи ценностей в пределах норм естественной убыли – на затраты на производство и расходы на продажу (когда они выявлены при хранении или продаже);

• недостачи ценностей сверх величин (норм) убыли, потери от порчи – в дебет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»);

• недостачи ценностей сверх величин (норм) убыли и потери от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников, а также недостач, во взыскании которых доказано судом вследствие необоснованности исков, – на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

По кредиту счета 94 отражаются суммы в размерах и величинах, принятых по дебету данного счета. На счетах учета затрат и расходов на продажу недостающие или испорченные материальные ценности списываются по их фактической себестоимости.

Непроизводительные расходы общепроизводственного и общехозяйственного назначения учитываются на синтетических счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы».

На счете 25 непроизводительные расходы целесообразно отражать по статьям:

«Потери от простоев»;

«Потери от порчи материальных ценностей при хранении в цехах»;

«Недостачи материальных ценностей и незавершенного производства» (за вычетом излишков);

«Прочие непроизводительные расходы».

Аналитический учет общепроизводственных расходов ведется по каждому цеху в отдельности в ведомости учета затрат цехов, а при автоматизированном учете – в соответствующей машинограмме по установленной организацией номенклатуре статей. По истечении месяца собранные в ведомости (форма № 12) расходы списываются на счета 20 «Основное производство» и 28 «Брак в производстве».

Непроизводственные расходы общехозяйственного назначения учитывают по статьям:

«Потери от простоев»;

«Потери от порчи материалов и продукции при хранении на заводских складах» (если ущерб не может быть взыскан с виновников);

«Недостача материалов и продукции на заводских складах (за вычетом излишков)» (если эти потери не могут быть взысканы с виновных лиц);

«Прочие непроизводственные расходы».

Аналитический учет общехозяйственных расходов ведется в ведомости учета общехозяйственных расходов, расходов будущих периодов и внепроизводственных расходов (форма № 15), а при автоматизированном учете – в соответствующей машинограмме. Ведомость составляется на основании первичных документов и разработочных таблиц распределения материалов, заработной платы, услуг вспомогательных производств, расчета амортизации основных средств и листков-расшифровок по прочим денежным расходам. По окончании месяца общехозяйственные расходы распределяются и списываются на основное, вспомогательное и непромышленное производства и хозяйства и другие счета затрат.

Для распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов составляются специальные ведомости их распределения. В организациях промышленности общепроизводственные и общехозяйственные расходы распределяются между объектами калькуляции, как правило, пропорционально сумме основной заработной платы производственных рабочих.

Составной частью непроизводительных расходов общепроизводственного и общехозяйственного назначения являются потери от простоев.

Простои могут быть вызваны внутренними причинами (простои по вине предприятия), внешними причинами (простои по вине поставщиков сырья и материалов, из-за прекращения подачи электроэнергии, воды и т. п.) и стихийными бедствиями. Простои оформляются простойным листком, в котором указываются время простоя, его причины, причитающаяся рабочим за простой сумма заработной платы и другие необходимые сведения. В состав потерь от простоев по внутренним и внешним причинам включаются оплата труда производственных рабочих за время простоя, отчисления на социальные нужды, стоимость сырья, материалов, топлива и энергии, непроизводительно затраченных за это время. Потери от простоев по внутренним причинам учитываются по статье «Общепроизводственные расходы».

В состав потерь от простоев по внешним причинам кроме указанных выше затрат включается соответствующая доля общепроизводственных расходов. Потери от простоев по внешним причинам относятся на виновные организации или на общехозяйственные расходы, если эти потери не подлежат возмещению. Потери от простоев, вызванных стихийными бедствиями, списываются на уменьшение прибыли организации.

Большое значение в осуществлении контроля за хозяйственными операциями имеют формы бухгалтерской отчетности.

Кроме отчетов, используемых в бухгалтерском финансовом учете, многие организации разрабатывают формы внутренней отчетности для осуществления управленческого учета.

Изложенные рекомендации по организации текущего контроля хозяйственных операций могут дать ожидаемый эффект лишь при должной организации текущего контроля, распределении контрольных функций между руководителями подразделений и работниками бухгалтерии и других служб, материальном стимулировании соответствующих работников в повышении эффективности использования имущества организации, введении строгой персональной ответственности работников за недостатки в работе.

Разработанную организацией систему контроля хозяйственных операций целесообразно приложить к приказу по учетной политике организации.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.