Форма бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета

Представленная выше система ведения бухгалтерских записей с использованием двух бухгалтерских книг – журнала проводок и Главной книги – напоминает так называемую староитальянскую форму бухгалтерского учета, которую описал более пяти веков назад итальянский монах и математик Лука Пачоли (Luca Pacioli, 1445–1517) в первой печатной книге по бухгалтерскому делу.

Строго говоря, староитальянская форма бухгалтерского учета предусматривала ведение еще одной бухгалтерской книги – так называемый мемориал. Мемориал – это бухгалтерская книга, в которой можно было делать записи о произошедших хозяйственных событиях в свободной форме. А уже на основании этих свободных записей бухгалтер записывал проводки в журнале проводок. В системе ведения бухгалтерских записей, которая рассмотрена выше, мемориал заменили документы, собираемые бухгалтерами.

По староитальянской форме удобно вести бухгалтерский учет, когда бухгалтер в организации один. Но если бизнес усложняется, а бухгалтеров становится больше, то по системе с двумя книгами уже ничего не получится. Не будут же бухгалтеры вносить записи в эти две книгах по очереди! Нужно придумать, как разделить журнал проводок на несколько журналов, какие вспомогательные бухгалтерские книги при этом завести, как собирать сводную информацию для Главной книги.

За несколько столетий развития бухгалтерии было придумано много бумажных форм ведения бухгалтерского учета, которые по-разному решали эту задачу. Последним достижением отечественной бухгалтерской мысли стала так называемая журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.

Современная компьютерная форма бухгалтерского учета

На рабочих столах бухгалтеров появились компьютеры, и все сложные бумажные формы, используемые для ведения бухгалтерского учета, стали ненужными. Компьютеры позволяют любому количеству бухгалтеров работать с общим журналом проводок, практически не мешая друг другу.

Так что круг развития бухгалтерской мысли замкнулся. Благодаря компьютерам бухгалтерский мир вернулся к своим истокам – к староитальянской форме бухгалтерского учета.

С помощью этой программы бухгалтер заполняет документы, записывает проводки и формирует бухгалтерские отчеты. Документы, проводки и отчеты бухгалтер может просматривать на экране компьютера, а также распечатывать в бумажном виде.

Если бухгалтеров в организации несколько, то компьютер устанавливается на каждое рабочее место. Компьютеры соединяются между собой проводами, образуя так называемую компьютерную сеть.

Компьютерная сеть – это удобно. Она позволяет всем бухгалтерам одновременно работать с одной и той же информацией – с одними и теми же документами и проводками, почти не мешая друг другу. Если один бухгалтер запишет новую проводку, то ее сразу же могут увидеть все остальные бухгалтеры.

Запись проводок по-прежнему остается основной текущей работой бухгалтера. Но теперь проводки записываются не с помощью шариковой авторучки в бумажный журнал, а с помощью компьютера в электронный журнал хозяйственных операций.

Электронный журнал хозяйственных операций – это компьютерное хранилище хозяйственных операций. А хозяйственной операцией, как уже упоминалось, называется совокупность проводок, соответствующих одному хозяйственному событию.

В бумажной бухгалтерии работать с хозяйственной операцией как таковой было неудобно. Основная работа велась с отдельными проводками.

Но с появлением на рабочем месте бухгалтера компьютера ситуация изменилась.

Электронный журнал хозяйственных операций удобнее своего аналога – бумажного журнала проводок. Бухгалтеры, работающие в компьютерной сети, могут открыть электронный журнал хозяйственных операций одновременно на нескольких компьютерах.

Текущая работа бухгалтера теперь и начинается, и заканчивается записью хозяйственных операций. Специально делать какие-либо записи в Главную книгу больше не нужно – это дело компьютера.

Теперь не надо сверять остатки по счетам Главной книги – это делает компьютер. А он не ошибается. Сумма дебетовых остатков у компьютера всегда совпадает с суммой кредитовых остатков.

Отчеты в компьютерной бухгалтерии

Бухгалтерская программа позволяет автоматически формировать официальные бухгалтерские отчеты, основными из которых, как уже упоминалось, являются бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках.

Компьютерная форма бухгалтерского учета позволяет активнее пользоваться внутренними отчетами, которые предназначены для собственных нужд бухгалтерии.

Понятие отчет в компьютерной бухгалтерии стало гораздо шире, чем оно было в бумажной бухгалтерии. Одновременно в компьютерной бухгалтерии не употребляется понятие учетный регистр. Взаимосвязь здесь прямая: в одном месте прибыло за счет того, что в другом месте убыло.

В бумажной бухгалтерии к учетным регистрам относились средства регистрации и группировки информации о событиях хозяйственной жизни организации. Учетные регистры имели вид бухгалтерских книг или картонных карточек.

В компьютерной бухгалтерии понятие учетный регистр вышло из употребления, поскольку в ней нет регистрации, которая делалась в бумажной бухгалтерии. В компьютерной бухгалтерии любая информация вводится пользователем только один раз, а все вторичные действия выполняет компьютер.

К внутренним отчетам в компьютерной бухгалтерии отнесено многое из того, что в бумажной бухгалтерии относилось к учетным регистрам. Это, в частности, касается оборотной ведомости, о которой шла речь выше. Теперь оборотная ведомость – это внутренний отчет.