Встреча с представителями объекта аудита перед началом работ

Встреча с представителями объекта аудита перед началом работ

Такая встреча проводится на территории объекта аудита. Она преследует несколько целей, а именно:

• представить общую информацию о проекте (цели, сроки, действующие лица, задачи, используемые процедуры, порядок согласования и обсуждения результатов и т. д.);

• ответить на вопросы по проекту;

• представить участников команды аудиторов;

• познакомиться с ключевыми сотрудниками объекта аудита;

• задать общий тон проекта;

• прочувствовать атмосферу объекта аудита.

В соответствии со стандартной практикой внутреннего аудита в самом начале проекта проводится встреча команды аудиторов с руководством объекта аудита или руководством юридического лица, которое включает в себя объект аудита. Чаще встречается второй вариант. Как правило, если подразделение внутреннего аудита обладает существенным административным ресурсом в виде поддержки, как со стороны аудиторского комитета, так и со стороны топ-менеджмента компании, то процедура встречи проходит в соответствии с лучшей практикой внутреннего аудита.

Когда предстоящий проект является первым проектом для юридического лица, обычно организуется встреча с руководством объекта аудита. Также большая часть аудиторских проектов, особенно неконсалтинговых, открывается встречей с руководством объекта аудита. Наряду с политическими причинами есть элементарная необходимость лично разъяснить интересующие моменты предстоящего проекта, получить первую обратную связь на цель аудита, получить первое представление об условиях, в которых придется работать. Как и во многих ситуациях, с которыми сталкивается внутренний аудитор в процессе своей работы, данный этап проекта имеет ряд нюансов.

Вариант 1. Вы назначили встречу, и она с высокой вероятностью состоится в назначенное время, в назначенном месте и с участием обозначенных лиц, включая высшее руководство объекта аудита. Данный вариант является наиболее целесообразным, возможно не с точки зрения руководства объекта, но однозначно с точки зрения внутреннего аудита. У вас есть возможность пояснить цель, содержание и масштаб проекта, обозначить позицию по ключевым вопросам (например, необходимость перенесения отпуска для сотрудников объекта аудита на период после проекта) и часто тут же решить эти вопросы, создать требуемое впечатление о команде внутренних аудиторов, обсудить спорные моменты и ответить на вопросы руководства. Довольно часто такие встречи дают понять, чего стоит ожидать от руководства и сотрудников аудируемого объекта. Также сам факт встречи и качество принятых во время ее решений обозначает статус подразделения внутреннего аудита в глазах руководства объекта аудита. Отношение генерального директора (или иного высшего исполнительного органа) к внутреннему аудиту с высокой вероятностью транслируется на его подчиненных. Поэтому установление конструктивного контакта с генеральным директором облегчает работу по проекту в дальнейшем.

Вариант 2. Вы назначили встречу, и она с высокой вероятностью состоится в назначенное время, в назначенном месте, но без участия ряда обозначенных лиц, в частности одного или нескольких представителей высшего руководства объекта аудита. Данную ситуацию можно трактовать по-разному. В большинстве случаев это означает, что либо высшее руководство пытается оказать некоторое давление на внутренний аудит, либо предстоящий проект не входит в число приоритетных и важных событий высшего руководства в настоящий момент. Так или иначе, появляется повод задуматься. Тушеваться нет смысла, необходимо просто продолжать делать свое дело. Нередко отношение высшего руководства к проекту меняется по мере его развития, особенно когда команде внутренних аудиторов удается получить существенные результаты и они не в пользу высшего руководства.

Вариант 3. Вы назначили встречу, и она с высокой вероятностью состоится в назначенное время, в назначенном месте, но без участия обозначенных лиц. Вместо тех сотрудников, которых обозначили вы, во встрече участвуют другие сотрудники объекта аудита, порой не только не представляющие топ-менеджмент, но и не имеющие отношения к тематике проекта внутреннего аудита. Это серьезная ситуация. Иногда такое происходит вследствие накладок, что лишний раз указывает на проблемы во внутрикорпоративной коммуникации аудируемого объекта аудита. Однако в большинстве случаев это делается намеренно. В целом необходимо приложить максимум усилий, чтобы встреча состоялась до начала активных действий по проекту. Имеет смысл задействовать административные ресурсы в случае, если не удается получить комментарии по ситуации от высшего руководства объекта аудита самостоятельно. Использование административного ресурса нужно не для устрашения, а для наведения мостов, установления канала конструктивной коммуникации между командой внутреннего аудита и высшим руководством аудируемого объекта.

Вариант 4. Вы назначили встречу, однако высшее руководство или иные приглашенные на встречу лица уклоняются от участия в ней. Данная ситуация является наихудшей разновидностью варианта 3. Последовательность действий аналогична. В большинстве случаев это означает, что проект будет проходить в тяжелых условиях и вам необходимо внести корректировки в план проекта. Основная часть корректировок связана с графиком проекта, требованиям к существенности доказательств, составом команды аудиторов. В данном случае действует простое правило – если проект тяжелый, то требуются больше времени на выполнение процедур, более простая тематика аудита, более существенные доказательства (например, наблюдения должны подкрепляться фото– и видеоматериалами, устные пояснения надо дублировать в объяснительных с подписью соответствующих лиц), более высокая квалификация членов команды внутреннего аудита. Также необходимо обсудить ситуацию с пользователями результатов проекта и подкорректировать их ожидания.