Внутренний регламент предприятия

Внутренний регламент предприятия

Первое, что нужно сделать при возникновении просроченной дебиторской задолженности, – напомнить клиенту о необходимости осуществления платежа. При этом сотрудники финансовой службы осуществляют контроль погашения дебиторской задолженности, а менеджеры отдела продаж, которые тесно работают с клиентами, ведут переговоры. Также необходимо решить, готова ли компания изменить договорные условия в части применения санкций. Например, есть ли возможность подождать оплаты без начисления процентов. Такое решение может приниматься кредитной комиссией в результате рассмотрения причин неуплаты и того, насколько важен данный клиент для компании.

Дальнейшее неисполнение обязательств можно рассматривать как основание для решения вопроса о взыскании дебиторской задолженности и штрафных санкций в судебном порядке.

При неисполнении договорных обязательств контрагентами наиболее часто проводятся мероприятия:

• телефонный звонок с напоминанием о необходимости погашения задолженности;

• рассылка претензий;

• временное прекращение обслуживания клиентов;

• взыскание задолженности в судебном порядке.

Для успешного управления просроченной дебиторской задолженностью необходимо регламентировать процесс внутренними документами и создать для персонала компании условия, позволяющие следовать данному регламенту. Должен быть формализован подход к работе с каждым клиентом, налажен документооборот, назначены ответственные лица и утверждены их права и обязанности, а также полномочия для решения нетипичных проблем.

Приведем несколько примеров внутреннего регламента коммерческой фирмы.

Вариант первый.

1. Кредитный контролер ежедневно регистрирует поступающие платежи, проверяет работу базы данных на предмет автоматического начисления штрафов и пеней. На основании отчета по просроченной дебиторской задолженности составляется служебная записка, которая направляется руководителю отдела продаж.

2. Ежемесячно кредитный контролер ранжирует клиентов по установленному алгоритму. При изменении статуса клиента (и соответственно – условий отгрузки и оплаты) кредитный контролер ставит в известность руководителя отдела продаж и менеджера по продажам об изменении статуса клиента и прекращении отгрузок данному клиенту.

3. Менеджер по продажам уведомляет клиента об изменении условий в рамках договора, напоминает о необходимости оплаты, проводит с ним встречи и переговоры, предлагает схемы погашения долга (график погашения, взаимозачет, бартер и пр.). Кроме того, составляется акт сверки (в двух экземплярах).

4. В случае неудачного завершения переговоров с клиентом юридический отдел на основании заявления менеджера по продажам направляет должнику письмо с просьбой вернуть задолженность (заказное с уведомлением) и претензию.

5. Если выполнение этих процедур не приводит к погашению долга, финансовый директор принимает решение либо продать дебиторскую задолженность, либо заключить договоры цессии, факторинга или же обращается в суд.

6. Юридическое сопровождение данного процесса обеспечивает юридический отдел.

Вариант второй. Регламент работы кредитного контролера:

1. Восстановление причин, истории и структуры конфликтной ситуации. На данном этапе используются все доступные информационные источники, например: беседы с третьими лицами, изучение документов, предоставленных партнерами, и т. д. Необходимо, независимо от данных, предоставленных клиентом, прояснить все обстоятельства возникновения задолженности.

2. Взаимодействие с менеджерами отдела продаж, распределение функций.

3. Установление контактов с клиентом, выяснение полномочных лиц. Иногда при работе с контрагентами приходится прибегать к поддержке авторитетных инстанций, иногда – действовать напрямую, устанавливая личные отношения.

4. Коррекция представлений и намерений клиента и партнеров относительно природы конфликта и путей его решения. В ходе таких обсуждений формируются общие для конфликтующих сторон рамки понимания, некоторая общность во взглядах на существо сложившейся ситуации.

5. Поиск и формирование зон допустимого компромисса.

6. Конструирование схемы разрешительных действий. В работе важно не только найти решение, но и реализовать его. Необходимо создание системы гарантий для каждой из сторон.

7. Обеспечение законности всех шагов разрешительного процесса: насколько законны претензии конфликтующих сторон, проанализировать отношения, вытекающие из законодательства и подписанных сторонами документов.

Основываясь на опыте реструктуризации и реформирования предприятий России, можно предложить следующие меры по организации такой работы:

• создание целевой группы по работе с дебиторской задолженностью;

• составление и анализ реестра «старения» счетов дебиторов;

• разработка плана мероприятий по работе с конкретными контрагентами с указанием сроков, ответственных, оценкой затрат и полученного эффекта;

• внесение информации о планируемых суммах возвращаемой задолженности в финансовый план предприятия с последующим контролем выполнения;

• разработка и утверждение положения о поощрении за результат, достигнутый целевой группой.

Целевая группа может состоять из сотрудников отделов маркетинга, сбыта, бухгалтерии. Численность группы зависит от масштабов предприятия и составляет 3–5 человек.

Как правило, после начала проработки реестра счетов дебиторов определяются затраты, необходимые для возврата задолженности, и сумма возврата.

Мероприятия по работе с дебиторами могут включать:

• телефонные переговоры;

• выезды к контрагентам;

• оформление договоров цессии;

• разработку схем погашения задолженности векселями с их последующей реализацией;

• разработку эффективных бартерных схем;

• проработку возможностей обращения в арбитраж.

Опыт реформирования российских предприятий показывает, что меры по возврату дебиторской задолженности входят в группу наиболее действенных мер повышения эффективности за счет внутренних резервов предприятия и могут быстро принести хороший результат. Возврат задолженности в сжатые сроки – реальная возможность пополнения дефицитных оборотных средств.