УРОК 61. Авансовый отчет

УРОК 61. Авансовый отчет

Авансовый отчет – это документ, на основании которого осуществляется списание выданных ранее из кассы под отчет наличных денежных средств. Характерной особенностью авансового отчета является то, что к нему должны прилагаться документы, подтверждающие целевое использование выданных денежных средств.

Чтобы приступить к работе с авансовыми отчетами, откройте раздел Денежные средства и в панели навигации щелкните на ссылке Авансовые отчеты . После этого на экране появится окно, изображенное на рис. 7.9.

Рис. 7.9. Авансовые отчеты

В данном окне содержится список сформированных ранее документов. Для каждого авансового отчета отображаются перечисленные далее сведения:

• дата формирования документа;

• порядковый номер авансового отчета;

• название организации по документу;

• ФИО подотчетного лица, на имя которого сформирован авансовый отчет;

• сумма по документу;

• валюта документа;

• произвольный комментарий;

• пользователь, создавший документ.

Чтобы сформировать авансовый отчет, выполните команду Все действия ? Создать или нажмите клавишу <Insert>. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 7.10.

Помимо хорошо знакомых нам параметров ( Номер , от и Организация ), в данном окне присутствует также поле Сотрудник . Этот параметр предназначен для выбора подотчетного лица, которое отчитывается за израсходованный аванс. Если этот человек получил аванс по документу Расход из кассы, то на вкладке Выданные авансы нужно нажать кнопку Добавить и в поле Документ выбрать этот расходный документ. Если он ранее получал несколько авансов по разным расходным документам, то можно одним авансовым отчетом закрыть все эти авансы, добавляя их в список с помощью кнопки Добавить .

Если аванс был израсходован на оплату поставщикам за товары или услуги – откройте вкладку Оплаты , содержимое которой показано на рис. 7.11.

Чтобы добавить в документ информацию об оплате, нажмите кнопку Добавить и укажите поставщика, сумму оплаты и прочие сведения (договор, заказ и др.).

Если на подотчетные средства выполнялась закупка товаров или услуг, то аналогичным образом на вкладке Запасы можно ввести информацию обо всех приобретениях. Что касается вкладки Расходы , то на ней можно сформировать перечень дополнительных или непредвиденных расходов.

Готовый документ можно вывести на печать в соответствии с утвержденной формой АО-1. Для этого нужно выполнить команду Печать ? Авансовый отчет. Пример печатной формы документа показан на рис. 7.12.

Для немедленной отправки авансового отчета на принтер нажмите кнопку Печать . Чтобы просмотреть и при необходимости отредактировать параметры печати, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.