Описание функций

Описание функций

Ниже дается перечень всех штатных единиц в составе трех элементов – должность, функция действия и конечный результат этой функции. Используйте это в своей деятельности, вплоть до отношений с детьми или супругом. Но и, конечно, в вашей деловой активности. Можете это оформить в виде трудового контракта или учредительного договора, а можете просто записать на клочке бумаги или в своих блокнотах.

Жирным шрифтом будут выделены конечные результаты функций. Их будет два вида. Один – это КР всего департамента. Другой вид – это КР составных функций департамента. Деление на составные части не имеет предела. Все зависит от структуры вашего бизнеса (компании, проекта, мероприятия). Но здесь мы остановимся только на двух видах.

Департамент II. Управление общими делами

КР – продуктивно работающие сотрудники, которые знают свои обязанности, обязанности сотрудников соседнего департамента (их функции); все утвержденные руководством функции заняты.

1. Название должности – специалист по человеческим ресурсам (HR). Функция – осуществляет поиск и отбор специалистов. КР – в компании работают самые лучшие специалисты; вакантные должности отсутствуют.

2. Название должности – секретариат (секретарь). Принимает и передает информацию. Информация доставлена по назначению. Примечание. В состав этого отдела входит функция системного администратора. Его функция – обслуживает компьютеры. КР – компьютеры работают.

3. Название должности – аналитический отдел. Функция – собирает и анализирует показатели (количество полученных сотрудниками конечных результатов).

КР – фиксация и анализ причин сбоев в работе отделов и сотрудников в части предоставления ими соответствующего конечного результата.

Все три вышеназванные функции (HR, секретариат, аналитический отдел) находятся в ведении начальника этого департамента, то есть этот начальник отвечает за то, чтобы указанные функции выполнялись. Однако, он редко их выполняет лично. Задача начальника управлять теми сотрудниками, на которых возложено исполнение этих функций и достижение конечных результатов. Исключение: специалист болен; сложная или чрезвычайная ситуация.

Департамент III. Управление маркетингом (продвижением продукта компании, деловой активности)

КР – объем продаж продуктов компании создает такой валовой доход компании (доход без учета издержек, налогов и расходов), который всегда больше, чем ее фактические расходы. Примечание: для некоммерческих организаций (фонды, проекты, семинары, мероприятия) КР этого департамента будут имущественные ценности, передаваемые спонсорами и меценатами.

1. Название должности – специалист по маркетингу. Функция – разрабатывает и проводит маркетинговые мероприятия. КР – продукт компании известен на рынке и вызывает интерес.

2. Название должности – специалист по рекламе. Функция – организует рекламу, проводит работу по разъяснению полезных свойств продукта. КР – покупатель заинтересован продуктом; понимает, в чем ценность продукта лично для него. Примечание: название должности обычно подбирается исходя из специфики.

3. Название должности – специалист по продвижению. Функция – телефонные продажи; продажи рассылками, письмами. КР – продукт компании (товары, работы, услуги) продан действующему клиенту (его обязательства по оплате продукта наступили).

Департамент IV. Управление финансами (бухгалтерия)

КР – деньги и другие финансовые источники, необходимые для создания продукта компании, есть.

1. Название должности – специалист по контролю за возвратом денежных средств. Функция – ведет учет сроков возврата и проводит работу с должниками компании. КР – все деньги по обязательствам перед компанией собраны.

2. Название должности – специалист по финансовому планированию и оплатам расходов компании. Функция – разрабатывает финансовые планы на каждый месяц и осуществляет проплаты по долгам компании.

КР – кредитоспособность (доверие кредиторов) компании на хорошем уровне. Примечание. Обратите внимание! КР этой функции состоит не в том, чтобы безропотно рассчитаться со всеми кредиторами (так никто не работает и не верьте, если кто-то будет настаивать на обратном). КР этой функции состоит в том, чтобы кредиторы были довольными. Эти две позиции – не одно и тоже. Известная поговорка, что долги отдают только трусы, не только язвит, но и содержит намек на скрытые и не совсем этичные реалии. КР этой функции: «Кредиторы довольны»! А вот как это делается, – это уже вопрос профессиональной компетентности начальника этого департамента (финансового директора).

3. Название должности – бухгалтер. Функция – составляет и передает в контролирующие органы необходимые отчеты; ведет учет всех активов компании; организует работу склада. КР – все активы компании учтены и сохранены, налоги рассчитаны в соответствии с законами.

Департамент V. Управление производством

1. КР – продукция произведена в соответствии с технологией и передана в руки покупателя. Примечание: эта должность в разных видах деятельности называется по-разному: начальник производства, главный инженер, главврач, творческий руководитель, арт-директор, шеф проекта и т. п.

2. Название должности – специалист по планированию производства продукта. Функция – рассчитывает, сколько необходимо сделать продукта (товаров, работ, услуг), исходя из существующих человеческих ресурсов и максимальной производительности труда; создает техническую документацию, в соответствии с которой производится продукт (товар, работа, услуга). Примечание. Под понятием «техническая документация» подразумевается чертеж, схема действий, план работы или другая архитектура действия, в соответствии с которой должен действовать тот, кто будет производить продукт компании (готовить яичницу в кафе, разрабатывать договор в юридическом отделе, шить костюм или собирать агрегат в цехе). КР – все сотрудники загружены, и никто не простаивает.

3. Название – специалист по снабжению. Функция – обеспечивает процесс производства продукта компании всем необходимым (транспорт, сырье, информация, связи, ремонт и обслуживание оборудования, канцтовары, электричество, тепло и т. п.). КР – все, что необходимо для производства продукта (товара, работы, услуги), имеется.

4. Название должности – технический специалист (врач, юрист, сборщик мебели, плиточник-облицовщик, каменщик и т. п.). Функция – непосредственно или совместно с другими специалистами производит продукт компании (товары, работы, услуги). КР – продукт (товар, работа, услуга) изготовлен в соответствии с технологией и технической документацией и готов к передаче покупателю.

Департамент VI. Управление качеством

КР – все сотрудники хорошо обучены своим функциональным обязанностям; обратная связь с клиентом установлена и поддерживается.

1. Название должности – специалист по контролю за качеством. Функция – осуществляет контроль качества изготовленной единицы продукта (ремонт квартиры или участок стройки, подготовленное исковое заявление, собранное металлопластиковое окно); контроль соблюдения технологии продукта при изготовлении продукта. КР – брак обнаружен; несоответствие производства продукта технологии обнаружено.

2. Название должности – специалист по обучению персонала. Функция – проводит обучение новых сотрудников; организует повышение квалификации сотрудников. КР – все сотрудники компании (любой другой деловой активности) обучены своим функциональным обязанностям (знают и умеют).

3. Название должности – специалист, обеспечивающий обратную связь от потребителей продукта компании (имеющейся клиентуры), продукта любой другой дело вой активности. Функция – вступает в общение с потребителями продукта для получения информации о качестве продукта. КР – реальная информация от потребителя продукта о качестве продукта имеется.

Департамент VII. Управление развитием

КР – деятельность группы (компании, проекта, временного коллектива) широко известна.

1. Название должности – специалист по общественным связям. Функция – организует пиар-кампании. КР – дела компании делаются известными.

2. Название должности – аналитический маркетинг. Функция – проводит сбор и анализ конкурентной среды, новых продуктов, анализ рынка финансов, других рынков и других сегментов, влияющих на развитие компании. КР – необходимая информация для развития компании или другой деловой активности имеется.

3. Название должности – разработка новых продуктов и поиск новых клиентов. Функция – проводит новые проекты, организует продажу недорогих продуктов с целью создания большей известности компании и создания взаимоотношений, а не извлечения прибыли от этой деятельности. КР – в компании появился новый клиент, который приобрел недорогой продукт и остался им доволен; идея нового продукта создана.

Департамент I. Управление компанией

Возглавляет учредитель компании или совет учредителей.

1. Учредители. Организовывают маркетинговую стратегию, финансовую систему и инвестиции, разрабатывают технологию продукта, создают резервный фонд и управляют им, назначают исполнительного директора, разрабатывают и внедряют программы развития. КР – инициированные учредителями проекты завершены, активы компании увеличиваются, доходы сотрудников растут, доля рынка компании увеличивается.

2. Директор (совет компании, состоящий из начальников департаментов, исполнительный директор, его заместители). Осуществляет оперативное управление компанией; вырабатывает тактику реализации решений учредителей и приводит их к воплощению. КР – решения учредителей, согласно разработанным ими программам, переданной технологии продукта и бюджету, воплощены в жизнь.

3. Специалисты в области права, отношений с внешней средой и охраны имущества (сотрудников и технологий). Осуществляют юридическое обеспечение деятельности компании; осуществляют охрану имущества; вступают в общение с любыми внешними силами, представляющими угрозу для компании, и организуют ее защиту. КР – Авторитет компании (тот, кто имеет намерение нанести вред компании, прежде чем это сделать – очень хорошо подумает); состояние готовности дать отпор внешним силам при любых обстоятельствах.

Итак, двадцать одна (21) функция! Помните, неработающая одна из них (или часть функций) приводит к торможению деловой активности прямо пропорционально количеству неработающих функций.

Теперь вы можете вставить каждую из вышеперечисленных функций в лепестки «Ромашки». Так вы получаете собственную матрицу – организационную структуру вашего дела.

Учтите, что функций обычно больше, чем ответственных за них людей. В жизни все наоборот, и особенно в начале деятельности. Поэтому следует запомнить еще одно скрытое правило. Не начинайте с создания матрицы. Сначала убедитесь, что у вас есть продукт, то есть у вас есть нечто, что уже пользуется спросом и покупается, пусть даже в небольших количествах. Пока оборот вашей компании не выйдет за пределы определенной суммы, вам нужно просто справляться с ситуацией теми силами, которыми вы обладаете. То есть, пока оборот компании не выйдет за пределы суммы, равной приблизительно $10 000-15 000 в месяц, заниматься строительством матрицы (строить организационную структуру) не рекомендую. До определенного момента нужно научиться справляться теми силами, которые есть в наличии. И только когда вы убедитесь, что ваш продукт пользуется постоянным спросом, приступайте к строительству компании. А до этого просто пользуйтесь «Ромашкой». Когда вы знаете структуру матрицы, вам намного легче входить в одну роль и выходить из другой и не смешивать их. Обычно людей в начале деятельности всегда не хватает. Тем не менее приступить к построению матрицы следует тогда, когда доход вашей компании превысит определенный финансовый рубеж. А пока матрица будет служить вам помощницей, чтобы вы не начали обвинять друг друга в проколах и недочетах. В ней ведь все расписано. Нужно только распределить все это (функции и КР) между теми, кто задействован в со здании продукта.

Посмотрите, как может выглядеть самая простая схема небольшого бизнеса, например по проведению ремонтно-отделочных работ.

1. Руководители (учредители и директор) создали идею строительного продукта (очень недорогой, быстрый и качественный ремонт подъездов) и подготовили план действия по ее реализации.

2. Специалист по кадрам нашел квалифицированных специалистов и подбирает новых специалистов на вакантные места.

3. Коммерческий директор организует работу маркетинга, рекламы и продавцов для сбыта продукта (вызывает у жильцов интерес к услуге, заключает с ними сделки).

4. Финансист и его помощники планируют ежемесячные бюджеты для проведения ремонтных работ, собирают деньги, рассчитывают налоги и расходы, ведут учет денежных и материальных средств, без чего предоставление продукта невозможно или очень затруднено.

5. Служба прорабов планирует загрузку работ, обеспечивает специалистов материалами, создает чертежи ремонта каждого подъезда, управляет рабочими, которые проводят ремонтные работы.

6. Специалист, отвечающий за качество, выискивает брак и показывает его прорабам для исправления, находится на связи с жителями, чтобы реагировать на их замечания, курирует работу новых сотрудников.

7. Специалист по связям с общественностью подогревает спрос, подготавливая телепередачи с мест проведения работ.

Так выглядит команда!

Не забывайте, что каждая функция должна иметь свою цель – конечный результат, который является составным конечным результатом основного продукта. И как вы понимаете, у каждой функции есть свой «часовой ? 1», который контролирует три подфункции (начальник департамента).

Что значит контролировать три подфункции? Это значит, что руководитель отвечает за КР своего департамента (всего их семь). И он знает, как это делается – он знает четыре вещи:

– как должен выглядеть КР;

– в каком количестве и качестве он должен быть сделан;

– к какому времени он должен быть создан;

– каким должно быть действие руководителя, если КР не делается, делается не к сроку или делается плохо.

Здесь (в вопросе управления людьми) есть нюанс, о котором нужно знать. Именно нюанс, потому что ему трудно (не понимая его) придать большое значение. Этот нюанс скрыт, и порой владельцы бизнеса так в своей жизни до него и не доходят. Вот он: функции не просто раздаются или назначаются. Они психологически согласовываются. Не поняв этого, вы рискуете набить себе большие шишки и потерять время.

Сделать нужно следующее. Показать сотруднику на листе бумаги три вещи: 1) название должности, 2) описание функции и 3) КР этой функции. Затем попросить сотрудника рассказать, как он понимает то, что ему показали. И если пересказ для вас понятен, задайте еще один вопрос. Спросите, как он оценивает последствия того, что КР не будет им достигнут? Например, если входящий звонок не будет передан по назначению. В общем ваша задача состоит вот в чем. Вы должны убедиться, что сотрудник понимает, что невыполнение вверенного ему КР приведет к тому, что другой сотрудник из-за этого не сможет сделать свой КР, и так по принципу домино. Сотрудник должен как бы немного испугаться, представив себе последствия. Ему нужно показать, кто конкретно из сотрудников не сможет выполнить свой КР из-за него и к чему это приводит в итоге.

Нужно понять, что на эту работу уходит немало времени и обычно этим призваны заниматься специалисты из департамента управления персоналом. Но, так или иначе, такая работа должна быть проведена. Рано или поздно, но она будет сделана или в цепочке создания продукта начнется сбой. Как вы понимаете, лучше не дожидаться этого.

Вот неплохая иллюстрация, которую можно использовать для выработки ответственности у сотрудников или членов команды любого временного или постоянного проекта. Покажите им следующую математическую проекцию ответственности.

Если каждый сотрудник будет делать 15 единиц, а один из них сделает ноль, в итоге будет ноль.

15 ? 15 ? 15 ? 15 ? 15 ? 15 ? 15 = 170 859 375.

15 ? 15 ? 15 ? 0 ? 15 ? 15 ? 15 = 0.

Только одна функция, которая сработала в ноль, создает ноль в итоге. Финансист может создать ноль, если все при этом работали правильно. Коммерческая служба может создать ноль, не вызвав у людей необходимого интереса к продукту. Кадровик может создать ноль, подобрав неквалифицированного специалиста. И так далее.

Поэтому одна из главных задач руководителя – убедиться, что функция психологически принята сотрудником и он начал чувствовать себя, так сказать, «директором» этой функции и даже, если хотите, гордиться этим. Это очень заметно, когда сотрудник чувствует себя «директором» функции. А это и есть то, что мы часто называем ответственностью. Ответственность – это ощущение, что «я один» и более нет никого, кто это должен делать. Если руководителю бизнеса удается этого добиться, можно сказать, что бизнес будет процветать, а командное взаимодействие станет игровым состоянием и удовольствием от сотрудничества, даже если вас трое.

Еще несколько секретов. Нужно учитывать, что есть функции, которые не рекомендуется совмещать. Это не значит, что этого делать категорически не следует. Тем более что в начальном периоде организации своего дела или тогда, когда вы начали новый проект, людей всегда не хватает. И все же очень важно знать, что руководитель департамента по производству вряд ли сможет хорошо выполнять свои обязанности, являясь одновременно руководителем департамента контроля качества продукта. Выход из такой ситуации один. Помнить об этом и по окончании изготовления продукта (изготовления кресла, подготовки договора, покраски стен) превращаться в контролера. Обычно здесь может быть полезен внешний консультант (платный или бесплатный). Просто позовите друга или коллегу и покажите ему работу. Вопрос не в том, что он поможет вам найти брак, а в том, что так вам легче будет его обнаружить.

Существует еще одна хитрость, которую используют многие опытные руководители. Очень опасно (для успешного развития дела в стиле БУР) совмещать должности учредителя и директора. Дело в том, что учредитель – это душа компании и ее благодетель. Сотрудники должны его любить, потому что он рождает идеи, создающие саму компанию. А директор – это исполнитель этих идей. Он воин, и его нужно уважать и даже побаиваться. Осознанность и дисциплина – это удел каких-то других миров, но не этого. Сотрудник будет ошибаться, лениться, увиливать. И это так! Держать в узде человеческие качества – дело директора. Когда же эти две должности совмещены, сотрудники находятся в психологическом замешательстве. Они не знают, как относиться к руководителю – как идейному вдохновителю или как к командиру. А ведь все держится именно на этих двух функциях. Поэтому разделите их. Даже если вы единственный учредитель, передайте «полицейскую» функцию своему заместителю, а себе оставьте роль справедливого судьи. Помните, что человек смотрит на судью не теми глазами, которыми он смотрит на полицейского, и, соответственно, по-разному будет реагировать. И тут нужно сказать главное. Нет ничего хуже, если сотрудник перестанет смотреть на вас глазами «верующего в вас». Так не делаются великие дела. На страхе и угнетении можно просуществовать какое-то время, но при малейшем крене бизнеса сотрудники оставят вас один на один со стихией. Поэтому вас должны не бояться, а любить. А когда вы забываете об этом и начинаете исполнять роль полицейского, люди перестают вас любить и начинают бояться. Такое состояние имеет право на существование, но это не бизнес в стиле БУР.

В советские времена я часто наблюдал, как директор умело манипулировал решениями своих заместителей относительно тех или иных сотрудников, и хорошо, когда замы это понимали.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.