3.4. Статистическая отчетность

3.4. Статистическая отчетность

Кадровая служба предприятия по запросу руководства составляет справку о текучести кадров для отчета и анализа о причинах текучести кадров. В данном документе обязательно должны быть следующие реквизиты:

• наименование организации и наименование структурного подразделения – составителя документа (если справка составляется для внутреннего пользования);

• наименование вида документа – «СПРАВКА»;

• дата и номер;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• адресат;

• подпись составителя;

• печать (если справка внешняя).

Обычно ответственным за составление справки является инспектор по кадрам. Справку для внутреннего пользования подписывает начальник отдела кадров, для внешнего – руководитель предприятия. Возможно, использование как официально утвержденной формы справки о текучести кадров, так и разработанной на предприятии. В форме справки, разработанной кадровой службой, анализ текучести кадров может проводиться только по фактам увольнения работников, без отражения сведений о приеме, переводах внутри предприятия.

Также анализ текучести кадров может быть представлен и с помощью отчетных форм СОТ8 «Анализ текучести ИТР и служащих по должностям и причинам увольнения» и СОТ 9 «Распределение уволенных по причинам увольнения и категориям». Заполнение эти форм служит основой для проведения качественного анализа текучести кадров по занимаемым должностям, причинам увольнения, категориям.

Для составления статистической отчетности требуются такие сведения, как списочная численность, средняя численность и среднесписочная численность работников.

Списочная численность работников приводится на определенную дату, в нее включаются наемные работники, работающие по трудовому договору (срочному, бессрочному, на полный и неполный рабочий день, неделю), и собственники предприятия, работающие и получающие заработную плату на данном предприятии. В списочную численность работников на определенную дату включаются как фактические работавшие в этот день работники, так и отсутствующие по причине:

• простоя;

• командировки (если за ними сохранялась заработная плата);

• временной нетрудоспособности;

• обучения и повышения квалификации (если за ними сохранялась заработная плата);

• отпуска (очередного, дополнительного, по уходу за ребенком и др.);

• выходного дня;

• прогула;

• по другой причине вынужденного отсутствия на работе.

Внешние совместители не включаются в этот список, а учитываются отдельно. В списочной численности не учитываются также работники, заключившие с предприятием гражданско-правовые договоры, неработающие собственники предприятия, лица, направленные предприятием на обучение с отрывом от работы и получающие стипендию за счет средств предприятия.

Средняя численность работников за определенный период включает в себя:

• среднесписочную численность работников;

• среднюю численность внешних совместителей;

• среднюю численность работников, заключившим с предприятием договоры гражданско-правового характера.

Среднесписочная численность работников, например, за месяц определяется следующим образом: списочная численность работников за каждый календарный день, включая выходные и праздничные дни, суммируется и делится на число календарных дней месяца. Численность работников в выходные и праздничные дни принимается равной списочной численности предшествующего им рабочего дня. Не включаются в среднесписочную численность работников:

• женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком;

• работники, обучающиеся (поступающие) в образовательных учреждениях и находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы.

Лица, работающие неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени следующим образом: общее число отработанных человеко—часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня (исходя из продолжительности рабочее недели). Например, при пятидневной рабочее неделе продолжительностью 40 часов число отработанных человеко—часов делим на 8 часов. Получаем число отработанных человеко—дней, которое делится на число рабочих дней месяца. Таким образом, определяется средняя численность работников, занятых не полностью. За дни болезни, отпуска, неявок в рабочее время ставятся часы по предыдущему рабочему дню.

Среднесписочная численность работников за квартал (год) определяется путем суммирования показателей за необходимое количество месяцев (3, 12) и деления их на это количество месяцев. Если предприятие работало неполный квартал (год), то суммируется среднесписочная численность за отработанное время и делится на полное количество месяцев в квартале или году (3, 12).