Несколько слов об основах

Несколько слов об основах

Многие из нас уже почти не используют бумагу. Раньше я хранил свой список важных дел в документе Word на компьютере; сегодня этот список на 90 % состоит из писем, приходящих мне на электронную почту. Я перенаправляю, удаляю, архивирую и/или быстро отвечаю на электронные письма в порядке приоритетности. Члены моей команды, как правило, получают от меня множество писем, состоящих из одного слова: «Нет», «Классно», «Ок», «Ваш». Если мой сотрудник хочет получить более развернутый ответ, мы можем организовать небольшое собрание. Старайтесь не участвовать в перепалках по электронной почте, когда функция «Ответить всем» используется для того, чтобы сделать выговор сотрудникам. Я сам попадал в эту ловушку, и хотя иногда этот прием кажется целесообразным, он нарушает коммуникацию с каждым членом команды, тогда как налаженное взаимодействие с тем или иным членом команды позволит вам поручать ему определенные задачи, если вы оперативно ответите на его просьбу или вопрос. Тим Сандерс настаивает: «Забудьте о функции “Ответить всем”». И я с ним согласен.

Так как мы постепенно отказываемся от использования бумаги в деловых процессах, мой личный секретарь хранит все мои архивы. На моем рабочем столе нет ничего кроме карандашей. Последуйте моему примеру – поручите одному из сотрудников эту обязанность. Архивы с документами должны храниться на ваших компьютерах и быть синхронизированными для того, чтобы вы могли получить к ним доступ в любом месте и в любое время. На краю моего рабочего стола находится «выходной почтовый ящик», в который я кладу различные бумаги и документы, которые мой секретарь должен раздать сотрудникам. Обычно это такие документы, как квитанции, письма с моей подписью, банковские чеки или любые другие документы, которые секретарь кладет на мой стол для рассмотрения.

Ваш письменный стол отражает то, насколько высоко организованы ваш интеллект и процессы в вашей компании. Раньше я полагал, что стол, забитый до отказа стопками бумаг и прочих вещей, говорит обо мне как об очень занятом и трудолюбивом человеке. Спустя какое-то время я обнаружил, что это означает другое – мою неспособность организовать работу и распределить текущие задачи между сотрудниками. Однажды я побывал в кабинете своего друга по имени Сесил. В то время я был еще очень молодым предпринимателем, и Сесил согласился помочь мне в финансовых вопросах. Он владел крупной финансовой фирмой с большим штатом сотрудников и колоссальной прибылью. Когда я вошел в его кабинет, мне показалось, что я попал в больничную палату – настолько чистым и пустым он был. У Сесила не было даже полноценного письменного стола, только небольшой столик без выдвижных ящиков. В его кабинете был телефон, компьютер, а посередине его безупречного столика я заметил нетронутый желтый блокнот, на котором лежал карандаш. Это помещение выглядело так, будто его специально подготовили к фотосъемке для глянцевого журнала. По сравнению с моим захламленным, забитым кипами бумаг, папок и других вещей кабинетом, эта комната выглядела стерильной. Тем временем мой друг взял свой блокнот, и мы начали беседу. Когда мы закончили, я вдруг выпалил: «Где ты занимаешься своей работой?» Как будто у него был тайный кабинет, а этот он использовал для отвлечения внимания. Он рассмеялся и ответил: «Прямо здесь». Я не мог понять, как это возможно, и поэтому начал задавать вопросы типа «А где все твои вещи? У тебя есть степлер? Разве у тебя нет папок с документами? Мне кажется, что в этом кабинете никто не работает!» Он снова рассмеялся и объяснил мне, что я никогда не смогу построить крупный бизнес, если не научусь поручать другим людям работу с бумагами. Он также рассказал мне, что суть его работы в другом – он определял стратегию компании и руководил всеми аспектами ее деятельности, а единственное, что ему для этого требовались, – его умственные способности и целеустремленность. Поэтому советую привести свой загроможденный ненужными вещами письменный стол в порядок. Не оправдывайте себя тем, что вы знаете, что и в какой папке лежит, и не говорите, что вы – творческая натура; вы просто неорганизованный человек. Уберите со стола все лишнее, поручите те или иные дела своим сотрудникам или просто выбросьте то, что вам не нужно. Урна может стать одним из тех предметов, которые позволят сэкономить массу времени.