Учет затрат и возмещение расходов

Учет затрат и возмещение расходов

Для управления ИТ-учетом в основном используются неспециализированные бухгалтерские системы, которые в принципе не предназначены для выполнения подобных функций и не обеспечивают полномасштабный учет ИТ-активов с требуемым качеством.

Имеющиеся базы данных таких систем фактически учитывают лишь поступления на условный склад. Из них реально можно получить только информацию о марке, модели, поставщике, номере счета, инвентаризационном номере, дате закупки. Но это нельзя сделать оперативно, и нет уверенности в достоверности информации, так как инвентаризация запасов происходит нерегулярно. Базы не содержат данных о комплектации и размещении оборудования. Тяжело разобраться, что где находится, оценить остаточный ресурс, возможность модернизации. Комплектация рабочих мест в существующих учетных базах не детализируется и не учитывается в виде типов оборудования, производителей, наименований внутренних устройств. Опыт анализа данных бухгалтерии показывает, что их достаточно проблематично использовать для управления активами по следующим причинам:

• многие позиции невозможно идентифицировать, например винчестер, модуль памяти и т. д., поскольку не известно, где конкретно их использовали;

• частично отсутствует информация о датах закупок ИТ-активов и затратах на запчасти, расходные материалы, модернизацию ИТ-активов;

• непонятна глубина детализации описаний компьютеров, как единиц, состоящих на балансе, потому что учитываться могут такие позиции, как «системный блок без монитора», «системный блок с монитором», «компьютер», «компьютер с монитором», «просто иностранные названия», «монитор»;

• по бухучету не представляется возможным точно идентифицировать все серверы, их назначение и распределение по задачам.

Обычно учет затрат на информационные технологии ведется нецентрализованно. Есть разрозненные данные в финансовой службе, бухгалтерии, ИТ-службе, которые могут отличаться между собой. За администрирование процесса учета затрат формально отвечает ИТ-служба, но реально она обычно не владеет всей информацией.

Данные о лицензионном ПО не хранятся в электронном виде. Для соблюдения лицензионных соглашений практически не используются никакие методы. Информация о лицензиях или регистрационные записи о закупке никак не связаны с реальным использованием инструментальных средств. В большинстве случаев нет возможности получить достоверную и актуальную информацию о приобретенном и используемом клиентском ПО. В результате нет возможности контролировать соблюдение правил лицензирования.

Таким образом, актуальность, полнота, формы учета и предоставления информации имеющихся систем не удовлетворяют требованиям эксплуатационного и даже материального учета.