Оставайтесь сосредоточенными в административные дни

Оставайтесь сосредоточенными в административные дни

Истинная природа административных дней требует, чтобы вы много передвигались, что-то поднимали и что-то складывали. Вам также нужно доставать какие-то вещи, например марки и канцтовары, и отдавать. Все это может быть сплошным развлечением.

Частично административные дни хороши потому, что задачи редко требуют напряжения мысли, так что вы можете группировать даже неблизкие по своей сути дела в соответствии с необходимыми вам предметами – например, подписывать и отправлять счета, рекламные материалы и поздравительные открытки в один присест. Надо лишь убедиться, что у вас есть ручка, бумага и почтовые марки.

И здесь есть способ извлечь наибольшую пользу из административных дней: запланируйте группы схожих административных задач, чтобы сосредоточиться на них. Сделайте сразу все звонки. Охватите одним маршрутом все необходимые точки. Сгруппируйте все, что происходит, в одном месте. Выделите в своем расписании временные отрезки, чтобы знать, что все будет сделано. В десять утра вы сделаете звонки. После полудня проведете час в машине, разъезжая по делам.

Хотя это день для разнообразных действий, сохраняйте единство внутри групп задач, чтобы ваш мозг работал в заданном направлении и вы успевали больше (это то самое «делать больше» из концепции «работать меньше, успевая больше»). Если происходит нечто не относящееся к текущей задаче, отложите это. Кто-то звонит, пока вы сортируете материалы? Пусть оставят голосовое сообщение. Возьмите трубку и перезвоните, когда придет время, отведенное для телефонных звонков.

Важное исключение – задачи, связанные с компьютером. Мы уже выяснили, что компьютер – зло, машина, которая вытягивает душу и существует для того, чтобы разрушить вашу продуктивность, вашу жизнь и все человеческое, что еще осталось в вашей рабочей жизни. Если вы ради одного дела сядете за компьютер, вас обязательно потянет остаться за ним на весь день.

Группируйте схожие компьютерные задачи, но назначайте их на разное время. Запланируйте работу с электронной почтой на одиннадцать утра, а распечатывание раздаточного материала для презентации – на два часа дня. В противном случае все дела собьются в кучу и превратятся в «компьютерное время». Всякий, у кого есть подписка на потоковое видео, знает, что «компьютерное время» – опасная штука.