Эффективно сортируйте по папкам

Эффективно сортируйте по папкам

Папки – замечательное место для хранения, если речь идет о бумагах, которые там помещаются. Папки идеальны для наведения порядка. Просто положите документ в папку, затем в шкафчик, потом закройте дверку. Вуаля, вы закончили раскладывать бумаги. Но, как и в случае с любой системой организации, вы должны суметь найти то, что однажды спрятали. Убирая вещи, думайте о том, как позже будете их искать.

Я узнал это из своей любимой детской книги From the Mixed up Files of Mrs. Basil E. Frankweiler[30], написанной Элейн Конигсбург.

В книге маленькая девочка Клаудия должна найти документ, доказывающий, что именно Микеланджело – создатель прекрасной статуи ангела, которая хранится в нью-йоркском художественном музее «Метрополитен». У героини есть час времени и комната, до потолка забитая бумагами. Подвох в том, что она не знает, где именно находится доказательство. (Мой друг, большой любитель живописи, обожал эту книгу за то, что дети прячутся в «Метрополитене». Мне она нравилась, потому что там речь шла о стеллажах с документами. Мне на роду было написано стать помешанным на организации. Ну убейте меня.)

Первый секрет успешного распределения по папкам – удачный выбор имени папки. Когда вам нужны определенные документы, важно помнить названия.

Представим, например, что вы злой супергений, намеревающийся захватить мир (наверное, я выдаю свои тайные желания, но будьте ко мне снисходительны). Вы разрабатываете план по созданию машины, с помощью которой устроите Судный день и возьмете мир в заложники. У вас есть и другой план: монополизировать швейный рынок (и больше никакой модной одежды). И конечно, ваш запасной план – создать зомби, которые будут выполнять ваши приказы. Вы можете поместить все эти документы в одну папку, названную «Захват мира». Но это слишком расплывчато. Объясню почему. Представьте, что в продуктовом магазине ваш взгляд упал на банку с суперконцентрированным порошком для оживления зомби. Это склоняет вас к тому, чтобы выбрать зомби-план. Вот вы приходите домой и приступаете к осуществлению своей подлой задумки. Но всякий раз, когда вы достаете папку, вам приходится перебирать записи о бомбах для Судного дня и швейном рынке, смешанные с документами о зомби. Какой бардак!

Проблема в том, что название папки охватывает слишком много. Вам нужны отдельные папки – по одной для каждого плана. Лучше всего было бы завести три папки с тремя названиями: «Механизм для Судного дня», «Захват швейного рынка» и «Создание зомби». Тогда, взяв папку, вы найдете в ней только ту информацию, которая посвящена актуальной для вас теме.

Но не увлекайтесь конкретизацией! Если вы разделите папку «Механизм для Судного дня» на папки «Посмотреть “Доктора Стрейнджлав”[31] для вдохновения», «Идеи по поводу механизма для Судного дня» и «Списки материалов для создания механизма для Судного дня», значит, вы просто «размажете» материалы по многочисленным папкам и потом вам придется достать их все, чтобы сделать хоть что-то. Будьте вполне конкретны, чтобы не включать посторонний материал, и смотрите достаточно широко, чтобы каждая папка содержала все, что вам нужно для работы по теме.

Даже когда ставки не так высоки, как в случае с мировым господством, деление на папки имеет большое значение. Когда я только начинал свой бизнес, у меня была всего одна папка для моего дизайнера. Каждый раз, когда мы работали вместе, все материалы, которыми мы обменивались, направлялись в эту папку. Папка стала толще, чем белка, затаившаяся на ореховой ферме. В конце концов, я справился с этим, заведя свою папку для счетов и по отдельной папке для каждого проекта, где хранились концепции рекламных кампаний, расписания и планы относительно этих проектов.

Отправляя документ на хранение, спросите себя: «Когда он может мне понадобиться?» Потом поинтересуйтесь: «О чем я, скорее всего, подумаю в тот момент?» И разместите документ в соответствии с этим.

Например, я провожу тренинги и выступаю с лекциями. Раньше я складывал записи выступлений в папки с именами своих клиентов. Если лекция называлась «Опра или Якокка: становление сильного лидера» для компании Widgets, то я хранил документ в папке: «Widgets – Опра или Якокка». Пока я работал с Widgets, все было в порядке. Я всегда находил материал.

Прошли годы. Кто-то позвонил мне и сказал: «Я знаю, что ты однажды выступал с лекцией “Опра или Якокка…”. Не мог бы ты прочитать ее в моей компании?» Никто из нас не помнил, где я выступал. В архиве материла не было ни под буквой «О» – Опра, ни под буквой «Л» – лидерство. Ой! Куда же я мог его положить?

Когда мне, скорее всего, понадобится этот документ? Когда позвонят из Widgets и скажут: «Пожалуйста, отправьте нам раздаточный материал с этой лекции». Или если кто-то другой позвонит и скажет: «Можешь прочитать свою лекцию про Опру и Якокку?» Или если кто-то еще позвонит и скажет: «У тебя есть лекции на тему лидерства?» Полагаю, еще этот материал может понадобиться, если спросят: «На какие темы у тебя есть готовые лекции?»

Получается, мне стоит хранить материал в нескольких разделах: под буквой «W» – Widgets, «О» – Опра, «Л» – лидерство и «Г» – готовые лекции. Но иногда клиенты меняют имена в соответствии с текущими задачами, поэтому архивирование под буквой «О» – не лучшая идея, ведь имя может поменяться. Вот мое решение проблемы: папка с лекциями получает заголовок «Готовые лекции – Лидерство – Опра или Якокка». И я приклеиваю к папке Widgets листок c указанием: «Читал для этого клиента лекцию на тему лидерства “Опра или Якокка…”».

Так, все мои лекции хранятся вместе в определенном отделении картотечного ящика. Я знаю, что могу найти материал для выступления, поискав в отделении с обозначением «Готовые лекции». Внутри каждого отделения документы распределены по тематикам, а те следуют друг за другом в алфавитном порядке. В данном случае мне нужен раздел «Лидерство». Вдобавок я пишу на ярлыке название лекции – для тех случаев, когда мне нужно найти материал по его заголовку.

Если вы архивируете документы, которые могут понадобиться, по такому принципу, то работать с ними значительно легче. Давайте резюмируем: систематизируйте материалы согласно тому, когда вам понадобится эта информация и о чем вы станете думать в тот момент. Пусть тема каждой папки будет достаточно широкой, чтобы хранить в ней все, что может вам понадобиться, но и достаточно узкой, чтобы не пришлось продираться сквозь массу постороннего материала. Если у вас есть документы, которые можно отнести сразу к нескольким разделам, используйте метки с иерархией значений, как в моем примере: «Готовые лекции – Лидерство – Опра или Якокка». С помощью клейких листочков делайте перекрестные ссылки на другие места, где может использоваться материал.

У миссис Базиль Франквайлер действительно было доказательство происхождения статуи из музея «Метрополитен». И оно было размещено так, что Клаудия легко могла бы найти его, если бы только она мыслила так же, как миссис Франквайлер. Справилась ли героиня с задачей… что ж, прочитайте книгу и узнайте ответ.