Офисные и канцелярские принадлежности для хранения не годятся
Офисные и канцелярские принадлежности для хранения не годятся
И вправду не годятся! Организацию и управление документами никому и ничему доверять нельзя. Никакое количество бумагодержателей, симпатичных коробочек, декоративных папок или цветных бирок не сумеют организовать документацию так, чтобы все бумаги при необходимости были под рукой. Можно, конечно, использовать разноцветные папки для определенных категорий или типов документов. Все папки, имеющие отношение к деньгам, могут быть, например, зелеными. Или вы предпочитаете разноцветные папки просто потому, что не хотите смотреть на серые. Любое решение может быть более жизнерадостным и симпатичным, чем нужно для порядка, но оно не даст желаемый результат. Тогда как система архивации должна быть удобна и проста.
Новые причуды или модные тенденции в сфере канцтоваров не придут на службу порядку, к которому вы стремитесь. Это не значит, что новшества не смогут облегчить работу офиса — хорошие всегда смогут. Но для управления документами более эффективно и продуктивно использовать как можно меньше дополнительных опций. Избавьтесь от всех вещей, без которых можно обойтись в работе с бумагами, и вы сможете их контролировать. Что угодно — любой инструмент, техника или методология, стоящие между вами и файлами, — способно помешать быстрому доступу к документам.
Я понимаю, что для вас это может звучать неутешительно. Даже обескураживающе. Никто не любит заниматься архивацией. И я не люблю. Это утомительная и однообразная работа. Здесь трудно что-либо изменить. Я могу сложить документы в клоунские папки с идиотскими наклейками, только это все равно скучища. Сожалею. Но чем скорее мы справимся с раздражением, тем скорее смиримся и начнем работать. Ведь мы стремимся к качественной системе архивации документов. Нам нужно знать, где что находится, и обеспечить прямой доступ ко всему. Вот на этом и сосредоточимся. Я тоже не особенно люблю разбирать хлам или ветошь, но после этого в квартире можно вздохнуть свободно.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.