Сохранение и настройка файлов

Сохранение и настройка файлов

Сохраняя документы на каком-либо носителе информации (внешнем или внутреннем), выберите правильное место для их хранения — в таком случае ваш новый (или отредактированный) документ окажется в нужной папке.

Избегайте использования распространенных инициалов в качестве меток для поиска: многие слова могут содержать эти инициалы именно в указанной вами последовательности. Например, мои инициалы — AM. Если я использую их как часть названия какого-либо файла (например «AM Resume, 01-16-10»), то, задав поиск по сочетанию «AM», я получу длинный список файлов, включающих сочетание букв «AM» в той же последовательности (например, name, game, amazing и т. п.). То есть результат поиска в данном случае будет включать много лишнего, и потом мне это предстоит отсеять, чтобы найти интересующий меня файл. Если же я выполню поиск по ключевому слову «резюме», то результатом поиска будет список всех файлов, содержащих слово «резюме». Найти среди них нужный окажется гораздо легче.

Аналогично, при инсталляции новых программ всегда указывайте для их хранения папку «Program Files» или «Applications». Ни в коем случае не сохраняйте файлы, с которыми работаете (то есть файлы, содержащие текст или данные, которыми вы пользуетесь и вносите туда какие-либо изменения), в папке, где хранятся программные приложения. То есть никогда не сохраняйте свой документ, созданный в формате Microsoft Word, в папке Microsoft Word, содержащей программное приложение под именем Microsoft Word. Храня документы отдельно от файлов с программами, вы снижаете риск случайного удаления своих документов при инсталляции программ или замене их старых версий новыми.

Подходите к процессу сохранения файлов избирательно, удаляйте ненужные документы. После формирования окончательной версии документа нет смысла оставлять все промежуточные версии. Извлеките из них все ключевые предложения или идеи и сохраните в отдельном файле, который послужит источником ценного материала для будущих проектов. После этого можно удалить промежуточные версии документа, оставив лишь окончательную. Включите в ее название слова? «окончательная», «последняя», чтобы обозначить окончание редактирования.

Вместо того чтобы сохранять в разных местах несколько копий одного и того же документа, пользуйтесь ссылками (ярлыками). Ссылки не следует путать с созданием резервных копий файла. Но если вам необходимо обращаться к одному и тому же файлу из нескольких мест, то не сто?ит плодить многочисленные копии этого файла — в противном случае вы рискуете создать конкурирующие варианты каждой версии и потерять ценный труд. Вместо этого нужно создать в разных местах столько ссылок, сколько необходимо, причем все ссылки должны указывать на один и тот же исходный документ. Для создания ярлыка на любом компьютере (даже «Макинтоши» в наше время поддерживают двукнопочную мышь) достаточно выбрать нужный файл и щелкнуть правой кнопкой мыши. В «Макинтошах» ярлыки называются псевдонимами. Их можно создавать в разных местах с помощью операции «перетащить и оставить».

Различные разработчики предлагают также программы (бесплатные и платные), позволяющие «раскрашивать» названия файлов и папок. Это может оказаться полезным в отношении часто используемых документов. Например, названия файлов, в которых хранятся финансовые данные, можно раскрасить в зеленый цвет и т. п. Это один из способов ускорения распознавания и доступа к нужным файлам и папкам.

Пиктограммы — это миниатюрные изображения, размещаемые на папке. Просмотр папок, представленных своими пиктограммами (доступ к такому режиму просмотра возможен посредством вкладки «Вид» на панели инструментов), позволяет отыскивать нужные не только по названиям, но и визуально. Я применил пиктограммы к нескольким папкам и выбрал для этой цели довольно выразительные условные обозначения, помогающие буквально с первого взгляда отличить нужные папки. Например, я поставил пиктограмму знака доллара, используемую в программе управления личными финансами Quicken, на папку «Файлы Quicken», а к папке под названием «Коммунальные услуги» присоединил пиктограмму счетчика расхода воды. Эти значки забавно выглядят и позволяют быстро найти необходимую информацию. Чтобы присоединить то или иное изображение к папке, достаточно щелкнуть на этой папке правой кнопкой мыши и выбрать пункт меню «Свойства». В диалоговом окне «Свойства» выберите вкладку «Настройка». В области «Рисунки папок» щелкните на кнопке «Выбор рисунка». Если вы работаете на «Макинтоше», эту операцию нужно проделать на вкладке «Get info». Вверху, рядом с названием файла, вы увидите пиктограмму. Этот значок (или изображение) нужно просто наложить поверх исходного изображения папки. Задача выполнена.