Глава 10 Именование файлов

Глава 10

Именование файлов

Когда пользователь создает файл в любом формате – ASCII, Word, PDF или каком-то еще, – этому файлу нужно имя, неважно, будет ли он храниться на компьютере пользователя или отправится во вложении по почте. Каждый раз, когда вы сохраняете документ, таблицу, график или любой другой файл, возникает диалоговое окно, которое предлагает назвать файл. Это важный выбор: при правильном названии файл потом легче найти, к тому же это название говорит пользователю о содержании, так что нет необходимости файл открывать.

Правильные названия особенно важны, если файлов много. Например, если в папке лежат двадцать файлов с вариациями одного и того же «план. doc», найти конкретный план или его конкретную версию будет сложно, и это займет много времени. Если в папке сотни файлов, то это вообще почти нереально. Правильное именование файлов позволяет избежать перегрузки и способствует эффективной работе.

К сожалению, многие пользователи выбирают не лучшие названия файлов просто потому, что их никто не научил правильным названиям. Перечислим наиболее часто встречающиеся ошибки:

• Неописательные названия файлов вроде «Список дел. doc» и «Заметки. doc», которые могут относиться к различным проектам и контекстам. Как указано выше, такие файлы создают особенно много проблем, если существуют во множестве вариантов с одинаковыми названиями.

• Названия файлов со словом «финальный», например «Финальный отчет. doc». Нет лучшего способа гарантировать пересмотр документа, чем назвать его финальный. Разумеется, последуют и другие версии – к примеру, «Финальный отчет пересмотренный. doc» и «Финальный обновленный отчет ИСПОЛЬЗУЙ ЭТУ ВЕРСИЮ. doc». Найти нужный вариант будет трудно.

• Названия файлов со словом «новый». Даже если файл более новый, чем предыдущая версия, как быть с последующими? Название «Новый новый новый финальный. doc» вряд ли послужит образцом эффективности.

• Резюме под названием «Резюме. doc». Я как работодатель могу засвидетельствовать, что соискатели с пугающей частотой называют так свои резюме, в результате все они выглядят одинаково. Их невозможно рассортировать, пока я не изучу все и вручную не переименую.

Всех этих проблем легко избежать, если следовать простой схеме именования файлов по правилам цифровой грамотности. Удачное название файла содержит ровно столько информации о файле, чтобы описать его содержимое, и опускает все остальное. Каждая часть имени файла должна содержать полезную информацию – «любое значение, которое имеет значение»[30]. Пользователи просто должны последовательно придерживаться данной схемы именования файлов, иначе она не приведет к результату. Как и в других отраслях цифровой грамотности, только с практикой она начинает давать результаты.