Отправка наград и призов спонсорам

Отправка наград и призов спонсорам

На момент завершения некоторых кампаний число принявших в них участие спонсоров исчисляется сотнями, а иногда и тысячами человек. Все они ожидают получения обещанных вознаграждений. Уже это само по себе может оказаться трудной задачей для организаторов проекта. Чтобы управиться с ней без особых проблем, рассортируйте в соответствии с категориями вознаграждений отгрузочные реквизиты спонсоров, информация о которых имеется на краудфандинговой платформе.

Если вы работаете с платформой Kickstarter, можно организовать блиц-опрос и собрать отгрузочные реквизиты, а также иную относящуюся к рассылке информацию вроде размера маек или уточнения текста под автографом на фотографии, обложке CD-диска или плакате. Тип требующейся вам информации зависит от того, какие именно награды и призы были обещаны спонсорам. Taк, Kickstarter с помощью опции «Создатель инструментов» (Creator Tools) предлагает механизм проведения опроса, который поможет вам справиться с задачей.

Подсчитайте, сколько посылочных упаковок по каждому типу вознаграждений вы должны будете отослать, и начинайте готовить призы и награды, а также все необходимые для отгрузки материалы. Выяснив точный размер и вес каждой посылки, определите наиболее экономичный способ отгрузки, позволяющий отслеживать движение посылки и страховать посылаемые предметы. Важно иметь возможность отслеживать маршрут движения посылок.

При соответствующем объеме, весе и количестве подлежащих разовой рассылке одинаковых посылок иногда имеет смысл воспользоваться услугами Почтовой службы США – срочными почтовыми отправлениями с единой тарифной ставкой. В этом случае конверты или посылочные ящики будут бесплатными, а оплата доставки производится по единому тарифу. Чтобы еще более упростить задачу, вы можете подготовить почтовые этикетки отгрузки на собственном компьютере дома или в офисе, самостоятельно наклеить их и отвезти в почтовое отделение или договориться о том, чтобы их бесплатно забрали сотрудники почтового отделения.

Исчерпывающая информация о срочных почтовых отправлениях с единой тарифной ставкой размещена на веб-странице Почтовой службы США www.usps.com/business/business-solutions.htm. Чтобы получить возможность приобретать почтовые марки или создавать на компьютере знаки почтовой оплаты, подпишитесь на услуги сервисных служб типа Endicia (www.endicia.com).

Также можно рассмотреть возможность отгрузки посредством почтовых сервисов FedEx, FedEx Ground (www.fedex.com) или UPS (www.ups.com) – все зависит от условий доставки и количества посылок. Не все специализирующиеся на предоставлении почтовых услуг компании предоставляют клиентам бесплатные посылочные коробки и/или этикетки.

Подсчитав число одинакового типа посылок с вознаграждениями той или иной категории, которые вы должны отослать спонсорам, приступите к сбору нужных посылочных материалов – коробок, упаковочной ленты, стафировки (воздушно-пузырьковой пленки), этикеток и счетов-фактур. Имейте в виду, что вам самим придется подсчитать общую сумму почтовых и отгрузочных расходов, которые придется покрывать из средств, собранных в продолжение вашей кампании.

Такого рода расходы склонны расти, особенно когда дело касается отправки посылок за границу. Рассмотрим один из возможных сценариев. Допустим, вы должны разослать по стране 2000 посылок с вознаграждениями – для этого подходят стандартные среднего размера коробки Почтовой службы США; фиксированный тариф по этой услуге на начало 2014 года составлял 12.34 доллара за коробку, плюс вы несете дополнительные расходы по отслеживанию посылок, подтверждению подписи (в случае заказной посылки) и/или страховку. Таким образом, только почтовые расходы (без учета оплаты дополнительных услуг) составят внушительную сумму в 24680 долларов.

Если вы сами приобретаете посылочные коробки и материалы для упаковки, надо сэкономить деньги, договорившись об оптовых условиях покупки с компаниями типа Uline (www.uline.com) или PackingSupplies.com (www.packagingsupplies.com).

Покончив с расчетом точного веса и размера посылок для всех категорий вознаграждений, подлежащих рассылке, проведите исследование и определите наиболее эффективный и дешевый метод доставки посылок спонсорам. В случае с малым количеством посылок FedEx и UPS могут оказаться более дорогостоящими сервисами, нежели Почтовая служба США, однако если речь идет о сотнях и тысячах посылок, все почтовые компании готовы будут предоставить отправителю существенные скидки.

Постарайтесь как можно более автоматизировать процесс передачи вознаграждений спонсорам, полностью задействовав для этого весь инструментарий управления кампанией, предлагаемый краудфандинговой платформой, а также собственные ресурсы. При этом следует позаботиться о ведении подробных записей. Например, соберите как можно более полную информацию о своих спонсорах и ведите учет рассылки вознаграждений, отмечая дату отправления и то, какие именно награды и призы были посланы.

Существует множество различных пакетов программного обеспечения для управления базами данных, напрямую связанных с FedEx, UPS и американским почтовым ведомством, что дает вам возможность создавать этикетки, писать накладные, выполнять так называемую бумажную работу, отслеживать маршрут движения посылок и держать в одном месте всю информацию по каждому спонсору. Сразу после окончания вашей краудфандинговой кампании сосредоточьте все усилия на том, чтобы как можно быстрее отослать спонсорам все их награды и призы, и после этого переключайтесь на проект.

По завершении кампании свяжитесь со всеми спонсорами и поблагодарите их за оказанную финансовую поддержку. Электронное письмо должно включать просьбу об участии в блиц-опросе или уведомление о том, что планируется проведение такого опроса в скором будущем. Посвятите спонсоров в подробности вашего графика работы над завершением проекта. Сообщите им точные сведения касательно сроков получения обещанных вознаграждений.

Исходя из того, что вам стало известно из содержания Главы 9, крайне важно поддерживать регулярные контакты с вашими спонсорами и постоянно держать их в курсе всех событий, имеющих отношение к реализации проекта.