Категориальные папки

Категориальные папки

В отличие от папок проектов, в которых содержится много различных типов файлов, относящихся к одному проекту, в категориальной папке существует только один тип файлов. Хотя иногда категориальная папка может находиться внутри папки проекта (как в случае с папкой «Вырезки», приведенном выше), большинство категориальных папок расположены на первом уровне корневой папки вместе с папками проектов.

Вот несколько наиболее распространенных примеров категориальных папок.

• Expenses («Расходы»). В этой папке хранятся прошлые отчеты о расходах и счета. Они должны быть датированы по стандартной схеме именования файлов, поскольку файл может быть переправлен другим пользователям или бухгалтерскому отделу. (Например, mh-051613-expenses.xls – это таблица Excel, в которой приведен мой отчет о расходах от 16 мая 2013 года.) Неплохо также завести подпапку Оld («Старое») или Аlready handled («Уже оплаченное»), чтобы держать там старые отчеты и счета, которые уже оплачены. Это поможет устранить беспорядок, отделив старые, потерявшие значение документы, которые просто нужно где-то сохранить.

• Regs («Регистрационные данные»). В этой папке могут находиться пароли, регистрационные данные и приветственные письма, которые вы получили с сайтов при регистрации на них. Файлы в этой папке созданы либо при сохранении электронного письма (например, подтверждающее сообщение с сайта, на котором вы зарегистрировались), либо самостоятельно – сохранением текстового документа, куда вы сами ввели имя пользователя и пароль. В любом случае схема именования файлов здесь проста: каждый файл называйте просто по наименованию сайта или приложения, к которому относятся данные. Например, файл в папке Regs под названием Nytimes содержит ваши имя пользователя и пароль для сайта nytimes.com. В файле под названием Microsoft Office будет храниться код вашей лицензионной копии Microsoft Office. Наличие папки Regs решает проблему потерянных регистрационных данных: все они поступают в нужную папку под соответствующими названиями, так что их несложно найти.

• Nice notes («Милые письма»). Здесь можно держать особенно приятные или благодарственные письма, которые вы за годы работы получали от коллег. Не дайте затеряться этим очень важным посланиям – напротив, теперь они обретут второй дом. Называть файлы здесь можно как угодно, но пользуйтесь схемой именования файлов, если вы намерены позднее отыскать отдельные сообщения.

Хотя файлы в категориальных папках могут подлежать распространению (например, в папке расходов), старой системы именования здесь можно не придерживаться. Файлы в категориальных папках образуют более однородную структуру, чем файлы в папках проектов, так что разобраться в них не так сложно. Например, в папке Regs каждый файл можно просто назвать по соответствующему сайту; использование полной схемы именования не добавит полезной информации.