Опасности делегирования: прежде чем начать

Опасности делегирования: прежде чем начать

Первое правило любой технологии, применяемой в бизнесе, гласит, что автоматизация рациональных операций повышает их рациональность. Второе – автоматизация нерациональных операций влечет за собой рост их иррациональности.

Билл Гейтс

Вам когда-нибудь давали невразумительные задания, поручали мелкую работу, приказывали сделать что-нибудь идиотским образом? Это и не смешно, и не продуктивно.

Теперь ваша очередь показать, что вы умнее. Делегирование – сокращение объемов работы, а не предлог, чтобы изображать бурную деятельность и наращивать обороты несущественных дел. Запомните: работу следует выполнять лишь в том случае, если она четко определена и действительно имеет значение.

Сначала – устранение лишнего, а затем – делегирование.

Никогда не автоматизируйте то, что можно устранить, и не делегируйте то, что можно автоматизировать или упростить. В противном случае вместо своего вы будете прожигать чужое время, да еще платить за это деньги. Тут уже не до рациональности и эффективности. Сейчас на кону стоят ваши собственные деньги. Для начала свыкнитесь с мыслью, что двигаться вперед надо мелкими шажками и делать небольшие ставки.

Я уже говорил, что сначала надо устранять лишнее, а уж потом делегировать?

Например, многие руководители поручают разбирать свою почту ассистентам. В некоторых случаях это полезно. А я пользуюсь фильтрами-антиспамами, автоответами с перечнем типовых вопросов, автоматической пересылкой отдельных писем удаленным помощникам. Таким образом, на мою долю приходится 10–20 писем в неделю. На разбор почты я трачу 30 минут в неделю, потому что мне помогают методы устранения лишнего и автоматизация.

Помощникам не приходится посещать собрания и селекторные совещания вместо меня, потому что я устранил необходимость присутствовать на них. Если мне требуется назначить на конкретный месяц 20-минутный телефонный разговор, я посылаю письмо с двумя предложениями – и готово.

Принцип номер один – уточнение правил и процессов перед привлечением к работе новых людей. Применение уточненных правил и процедур многократно увеличивает производительность труда, а привлечение к работе новых людей для решения проблем только усугубляет их.