Святой грааль: как отдать входящую почту на аутсорсинг и больше никогда не заглядывать в почтовый ящик

Святой грааль: как отдать входящую почту на аутсорсинг и больше никогда не заглядывать в почтовый ящик

А если бы вам больше никогда не пришлось проверять почту?

Если бы вам удалось нанять того, кто будет на протяжении нескончаемых часов наводить порядок в вашем почтовом ящике?

Это вовсе не беспочвенные мечтания. Последние 12 месяцев я провожу эксперимент: стараюсь полностью устраниться от работы с почтой, подготовив себе на замену других людей. Учу их не подражать мне, а думать так, как делаю я.

И вот результат: с разных аккаунтов ко мне приходит более 1000 писем в день[100]. Вместо того чтобы по 6–8 часов в сутки разбирать почту, как я делал раньше, я могу просто прочитать письма за несколько дней или даже недель… потратив каких-нибудь 4–10 минут вечером.

Сейчас я изложу основные принципы, а затем дам советы и приведу точные шаблоны для аутсорсинга входящей почты.

1. Я пользуюсь разными почтовыми адресами для почты конкретного типа (писем от читателей блога, писем из СМИ, писем от друзей и родных и т. п.). Адрес tim@… я даю новым знакомым, поэтому их письма проходят через моего помощника.

2. 99 % писем попадают в заранее определенные категории запросов с конкретными вопросами или ответами (мои «правила» представлены в конце этого поста – можете брать их, адаптировать и пользоваться). Мой помощник или помощники проверяют и чистят почтовые ящики в 11 и 15 часов.

3. Специально для 1 % писем, дальнейшие действия по которым требуют моего участия, ежедневно в 16:00 я созваниваюсь со своим помощником и говорю с ним 4–10 минут.

4. Если я занят или нахожусь за границей, мой помощник оставляет пронумерованные вопросы на голосовой почте, чтобы я мог ответить на них кратким письмом с соответствующими номерами пунктов. Но в последнее время я обычно предпочитаю голосовую почту и убеждаюсь, что она вынуждает моего помощника лучше готовиться к разговору и выражаться лаконичнее.

Каждый вечер (или пораньше следующим утром) я слушаю голосовые сообщения моего помощника по Skype и одновременно делаю записи о дальнейших действиях (1. Боб: передайте ему, что… 2. Хосе из Перу: спросите у него… 3. Выступление в NC: подтвердите, что… и т. п.) в чате Skype или наскоро пишу письмо. Сколько времени отнимает новая система? 4–10 минут вместо 6–8 часов сортировки и повторяющихся ответов.

Если у вас всего один почтовый аккаунт, рекомендую пользоваться такими компьютерными программами, как Outlook или Mail, вместо сетевых вроде Gmail по одной простой причине: увидев новые письма в своем ящике, вы будете открывать их. Как говорят в «Анонимных алкоголиках», «если не хочешь поскользнуться, не ходи туда, где скользко». Вот почему я пользуюсь личным аккаунтом, чтобы посылать письма помощнику и поддерживать связь с друзьями. Этот ящик почти всегда пуст.

Электронная почта – то, что люди готовы доверить кому-то другому в последнюю очередь. Руководители компаний из списка Fortune 500, авторы бестселлеров, знаменитости, десятки знакомых мне людей, действующих с максимальной эффективностью, делегируют любые задачи, кроме электронной почты, считая, что с ней способны справиться только они. «За меня никто почту не проверит» – убеждение, которое никто не оспаривает, а неоспоримая похвальба «я отвечаю на все электронные письма, какие только получаю» удерживает многих перед компьютером по 8–12 часов кряду. Это невесело, к тому же мешает заниматься более динамичной и благодарной деятельностью.

Пересильте себя. Мне пришлось это сделать. Проверка электронной почты – отнюдь не редкий талант, которым обладаете только вы.

В сущности, проверка электронной почты – не что иное, как процесс. Ваша оценка и дальнейшие действия (удалить, переместить в архив, переслать, ответить) – всего лишь ряд вопросов, которые вы задаете себе бессознательно или осознанно. Я составил «Рабочие правила Тима Ферриса»; мои помощники пополняют их, когда я присылаю им по почте письма с темой «Добавить в правила». Проработав с виртуальным помощником неделю или две, вы наверняка сформулируете набор правил, свидетельствующих о том, как ваш мозг обрабатывает электронную почту. Возможно, эти правила дадут вам понять, насколько беспорядочен ваш подход к обработке. Чтобы сэкономить вам время, я привожу здесь собственные «правила».

Вот несколько советов.

1. Назначение даты и времени встреч и совещаний отнимает массу времени. Поручите помощнику вносить такие события в ваш Google Calendar. Свои пункты я вношу с помощью Palm Z22 или iCal, затем пользуюсь Spanning Sync и Missing Sync для Palm OS, чтобы полностью синхронизировать работу. На сверхлегком ноутбуке Sony VAIO, которым я по-прежнему пользуюсь в поездках, я обращаюсь к Google Calendar с помощью CompanionLink. Совещания или телефонные звонки я группирую в один-два назначенных дня, с интервалом около 15 минут. Если растягивать их на всю неделю, ни на что другое уже не хватит внимания. (Обновление за 2009 год: Palm Z22 отправился на выброс, теперь я пользуюсь 13-дюймовым MacBook и BusySync, синхронизируя iCal с Google Calendar.)

2. Заходя в почтовый ящик, отданный помощнику, и отвечая на какие-либо письма, делайте копии, чтобы помощник знал, что эти письма уже обработаны.

3. Заранее настройтесь на появление мелких проблем. Жизнь полна компромиссов, необходимо допускать незначительные неприятности, если вы хотите справляться с важными делами. Это неизбежно. Либо предотвращайте все проблемы и смиритесь с тем, что больше у вас ни на что не хватит времени, либо допускайте мелкие и приемлемые проблемы и сосредоточьтесь на значительных делах.

Вы готовы рискнуть и попробовать доверить помощнику Святой грааль? Вот как следует действовать:

1. Точно определите, какими аккаунтами вы будете пользоваться и как надо отвечать на входящие письма (или как сортировать и удалять их).

2. Найдите удаленного помощника.

3. Сначала проверяйте надежность, потом навыки. Поручите трем наиболее подходящим кандидатам выполнить какое-либо задание в сжатые сроки (за 24 часа), а потом нанимайте выбранного и давайте ему доступ к своему ящику.

4. Установите испытательный срок 2–4 недели, чтобы прощупать почву и выяснить, какие проблемы могут возникнуть. Повторю еще раз: проблемы будут. Чтобы дела пошли по-настоящему гладко, требуется не меньше 3–8 недель.

5. Разработайте идеальный дизайн жизни, найдите, чем заняться, кроме как чахнуть над письмами. Заполните пустоту.