Шаг 4.4. Отслеживайте ход работ

Шаг 4.4. Отслеживайте ход работ

Менеджер проекта должен постоянно отслеживать ход работ. Это делается в рабочем порядке, а также во время еженедельных совещаний. Мониторинг и управление проектом основаны на учете завершенных задач и сверке с планом. Вам необходимо прояснить для себя следующее:

• Соблюдается ли календарный план? Нет ли каких-либо тенденций, которые могут внушать беспокойство?

• Если есть отставание по срокам, насколько оно серьезно? Входят ли задачи, по которым возникло опоздание, в критический путь или нет?

• Насколько велико отставание? Сколько времени нужно наверстать, чтобы войти в график? Есть ли вероятность превышения резерва?

• Какие есть возможности наверстать упущенное время?

• Какая из этих возможностей оптимальна?

Ключевые факторы успеха

4 

Постоянно стимулируйте выполнение проекта 

У проекта есть цель, которую нужно достичь в определенные сроки. Одни работы будут идти хорошо, другие – не очень. Возможно, какая-то задача будет слишком сложной или возникнет проблема, которую не удастся решить сразу. Может оказаться и так, что в какие-то дни вдохновение и энтузиазм покинут членов вашей команды. Никто не может все время работать с полной отдачей, но вы, как менеджер проекта должны постоянно поддерживать рабочий настрой своих сотрудников.

Если вы расслабитесь и перестанете мотивировать членов команды, выполнение проекта может замедлиться. Обычно отставание от плана на день-два легко наверстать, но, если не уделить этому должного внимания, опоздание может стать перманентным.

Что же можно предпринять, если выявилось отставание от плана? Решение во многом зависит от ситуации, но можно прибегнуть к следующим мерам:

• заставить команду выполнять последующие задачи быстрее. Как правило, это самый простой способ наверстать упущенное время. Порой можно добиться неплохих результатов, просто попросив членов команды сфокусироваться на проекте и приложить больше усилий. Если вы постоянно мотивируете свою команду, сотрудники сами постараются наверстать срок. Впрочем, такой рецепт годится только в том случае, если вы внимательно следите за проектом, а отставание от плана не превышает несколько дней;

• примириться с опозданием и использовать резерв. Это допустимо, но обязательно продумайте, нет ли других способов наверстать упущенное;

• выделить больше ресурсов. Это может решить проблему, но в таком случае за отставание от плана вы расплачиваетесь увеличением бюджета;

• поискать альтернативные способы решения ваших задач. Существует множество способов выполнения проекта. Продумайте, нельзя ли какие-то работы выполнить быстрее или устранить какие-то зависимости, чтобы ускорить решение задач;

• внести в проект изменение. Иногда, уменьшив объем работ и пожертвовав результатами, можно завершить проект быстрее. Впрочем, не стоит относиться к изменениям легкомысленно и вносить их каждый раз, когда возникает необходимость наверстать упущенное время. Кроме того, все эти изменения требуется согласовывать с заказчиком. Поэтому при реальной угрозе срыва сроков лучше выяснить у заказчика, что для него предпочтительнее – изменение срока сдачи проекта или выполнение проекта в срок, но с иными результатами;

• ничего не делать. Порой нет иного выбора, как примириться со срывом сроков. Но такой вариант не всегда приемлем для заказчика. Если вы все время приходите к такому решению, пожалуй, стоит задуматься о своей роли как менеджера проекта.

Хорошие менеджеры проектов считают, что неразрешимых проблем не бывает. Анализ ситуации и быстрое принятие решений гарантируют успех любого проекта. Это не значит, что хорошие менеджеры умеют добиваться невозможного, просто гибкость и творческий подход в устранении возникающих препятствий позволяют им с честью выходить из трудных ситуаций.

При отставании от плана хороший менеджер проектов всегда считает, что выход из создавшегося положения есть, ищет его и решает проблему.

Ключевые факторы успеха 

5 

Будьте гибкими и креативными 

Хотя выполнение проекта опирается на подробно составленный план, работа идет не по шаблону и сопряжена с постоянными вызовами. Необходимо гибко реагировать на них и, если ваши действия не приносят успеха, искать иной, более креативный подход. Если вам кажется, что возникшая проблема непреодолима, постарайтесь взглянуть на нее с иной точки зрения, и, скорее всего, вы найдете выход. Привлекайте к обсуждению проблем команду проекта – так вы можете получить довольно ценные рекомендации.