Шаг 4.5. Выявляйте и устраняйте проблемы

Шаг 4.5. Выявляйте и устраняйте проблемы

Сначала проблем у вас почти не будет, помимо перечисленных в описании проекта. Но в ходе выполнения они начнут появляться. Всегда возникают какие-то непредвиденные обстоятельства. И одна из важнейших задач менеджера проекта состоит в том, чтобы решать проблемы. Успешен не тот проект, с которым не было проблем, а тот, который выполнен, несмотря на все сложности, с ним связанные! Хороший менеджер проектов, в отличие от среднего, способен преодолевать возникающие трудности.

Члены команды проекта должны немедленно сообщать вам о появлении любого затруднения. Чтобы быть в курсе, во время еженедельных рабочих совещаний уточняйте у них, не возникли ли новые трудности. Проблемы могут нарастать (в крупном проекте их бывает десятки и сотни), поэтому вы всегда должны контролировать ситуацию.

Узнав о проблеме, занесите ее в реестр – это простейший инструмент управления проблемами. По каждой проблеме в него должны быть внесены следующие сведения:

• описание проблемы;

• дата выявления;

• влияние на проект;

• исполнитель, ответственный за ее устранение;

• действия по решению проблемы;

• срок, к которому ее необходимо решить;

• дата следующего отчета о ходе решения проблемы;

• является она открытой (О) и по-прежнему тормозит выполнение проекта или закрытой (З), т. е. была решена.

Пример реестра проблем для проекта переоборудования офиса приведен в табл. 4.2.

Следует управлять проблемами так же, как и другими задачами в рамках проекта: ежедневно просматривать реестр и проверять, как они решаются. Регулярно уточняйте ситуацию у сотрудников, ответственных за решение той или иной проблемы. Если проблема сильно влияет на проект или приближается срок, к которому ее нужно решить, справляйтесь о положении дел ежедневно, пока не убедитесь, что все сделано. На еженедельных рабочих совещаниях проверяйте, как ответственные за решение проблем выполняют свою работу. Указанный в реестре срок решения проблемы, как и дата завершения задачи по плану, не должен сдвигаться. Если решение проблемы требует большего времени, устанавливайте «сроки получения информации», это поможет вам контролировать процесс.

Если проблемы остаются нерешенными, а их список только растет, скорее всего, проект выполняется неправильно.

Помните, ваша задача – управлять проектом, а не делать самому всю работу, если только вы не являетесь единственным исполнителем проекта.