Как повысить эффективность групп

Как повысить эффективность групп

Однако менеджменту надо не только управлять неформальными организациями, чтобы использовать их потенциальные выгоды и снизить их негативное влияние; ему необходимо также повышать эффективность своих групп и комитетов. Поскольку эти формальные группы – намеренно созданный компонент формальной организации, почти все, что мы говорили об организационном менеджменте, относится и к ним. Как и для организации в целом, для эффективной работы группы необходимы планирование, организация, мотивация и контроль.

Поэтому далее мы сосредоточим свое внимание только на одном аспекте небольшой группы, самом трудном, по мнению многих менеджеров: на повышении эффективности работы групп путем проведения собраний для принятия решений и решению проблем. В зависимости от характеристик группы и способа проведения собрания оно будет либо абсолютно тщетным занятием, либо очень эффективным инструментом для объединения талантов и опыта и генерации новаторских идей. Прежде чем дать конкретные рекомендации относительно повышения эффективности собраний рассмотрим общие факторы эффективности группы.

Факторы эффективности группы

Эффективность группы в достижении целей зависит от следующих факторов: размера, состава, групповых норм, уровня сплоченности и конфликтности, статуса и функциональных ролей членов группы.

Размер

Теоретики менеджмента долго старались определить идеальный размер группы. Представители школы административного управления считали, что формальная группа должна быть небольшой. По мнению Р. К. Дэвиса, например, она должна включать 3–9 человек. Более современный ученый, посвятивший исследованию групп много лет, Кит Дэвис, с ним, в общем, согласен, утверждая, что наилучшее число – 5. Согласно исследованиям фактически в собраниях групп участвует от 5 до 8 человек.

Ряд исследований показал, что группы из 5–11 человек, как правило, принимают более правильные решения, чем группы другого размера, а также что члены групп из 5 человек обычно испытывают большую удовлетворенность, чем члены групп большего или меньшего размера. Судя по всему, в группах из 2–3 человек людей волнует большая ответственность; в группах из более чем 5 человек они могут стесняться выступать перед большим количеством людей.

В общем и целом, по мере увеличения группы ее членам становится все сложнее общаться друг с другом и достигать консенсуса относительно ее деятельности и целей. Кроме того, в большой группе усиливается тенденция к разделению на неформальные подгруппы, что, как правило, приводит к появлению несогласованных целей и созданию клик.

Состав

Под составом в данном случае понимается степень сходства личностных характеристик и точек зрения членов группы, влияющих на решение проблем. Одной из основных причин привлечения группы к процессу принятия решений является использование разных мнений с целью определения оптимального решения. Поэтому рекомендуется – и это подтверждают исследования – включать в группу людей с разными характеристиками. Одни люди уделяют больше внимания деталям проектов, другие стремятся увидеть общую картину, третьи стараются подойти к проблеме с системных позиций и рассмотреть взаимосвязь разных аспектов. По словам Дж. Майнера, если «в группу входят очень разные люди, она вырабатывает больше качественных решений, ведь на обсуждение выносится больше точек зрения и мнений».

Групповые нормы

Как обнаружили еще ранние исследователи рабочих групп, их нормы оказывают большое влияние на поведение индивидуумов и на то, насколько группа стремится к достижению организационных целей. Нормы доносят до членов группы ожидания относительно их поведения и эффективности и оказывают такое сильное влияние потому, что, только согласовывая с ними свои действия, индивидуум может рассчитывать на то, что будет принят группой и получит ее поддержку. Это относится как к неформальным, так и к формальным группам.

Можно сказать, что с точки зрения организации нормы могут быть как позитивными, так и негативными. Позитивные поддерживают цели и задачи организации и поощряют поведение, направленное на их достижение; негативные, напротив, поощряют поведение, не способствующее достижению организационных целей. Нормы, которые стимулируют людей к напряженному труду, к преданности своей организации, к стремлению к высокому качеству и удовлетворению потребителей – вот примеры позитивных норм. Негативные нормы поощряют неконструктивную критику компании, воровство, прогулы и низкий уровень производительности.

Один из исследователей составил классификацию групповых норм, выделив следующие категории: 1) гордость за организацию, 2) эффективность, 3) прибыльность, 4) командная работа, 5) планирование, 6) контроль, 7) тренинги, 8) новаторство, 9) взаимоотношения с потребителем, 10) честность-защита. Менеджерам следует избегать поверхностной интерпретации групповых норм. Например, может показаться, что если группа бригадиров всегда соглашается с начальником, она проявляет свою лояльность к организации, но на деле это ведет к подавлению, возможно, весьма полезных инициатив и мнений, что, в свою очередь, как правило, понижает эффективность процесса принятия решений.

Уровень сплоченности

Сплоченность группы – это степень привлекательности членов группы друг к другу и к группе. Очень сплоченной является группа, члены которой симпатизируют друг другу и считают себя похожими людьми. Такая группа отлично работает как команда, поэтому высокий уровень сплоченности, при условии согласованности их целей, как правило, способствует повышению эффективности всей организации. В них обычно реже возникают серьезные проблемы с коммуникациями, недоразумения, напряжение, враждебность и недоверие; а эффективность их выше, чем у не сплоченных. Однако, если цели группы и всей организации не согласуются, то высокая степень сплоченности группы на эффективности организации в целом сказывается негативно. Это наглядно продемонстрировал Хоторнский эксперимент на базе цеха по сборке кабелей.

Менеджмент может усилить позитивный эффект сплоченности групп, периодически проводя собрания, на которых подчеркиваются общие цели группы, а каждый ее член понимает свой вклад в их достижение. Следует также позволить периодические встречи подчиненных для обсуждения их потенциальных или фактических проблем, предстоящих перемен и новых проектов.

Серьезным потенциальным негативным следствием высокой степени сплоченности групп является групповое мышление – тенденция к подавлению индивидуумом своего мнения по тому или иному вопросу с целью сохранения гармонии группы. Члены группы чувствуют, что, высказывая несогласие, они отделяются от своей группы, и стараются этого избегать, предпочитая воздержаться от высказывания своего мнения. В атмосфере группового единомыслия индивидуум стремится, прежде всего, придерживаться общей линии обсуждения, даже если имеет иную информацию или убеждения. И эта тенденция усиливает сама себя. Поскольку никто не высказывает иных мнений, все полагают, что остальные единодушны, и никто не знает, что другие люди могут быть настроены не менее скептически. В итоге эффективность процесса принятия решений резко снижается. В атмосфере группового мышления повышается вероятность посредственных, никого не задевающих решений.

Степень конфликтности

Как уже говорилось, многообразие повышает эффективность групп, но оно также повышает возможность возникновения конфликтов. Хотя активный обмен мнениями полезен, такие обсуждения зачастую чреваты спорами и другими проявлениями открытого конфликта, что всегда пагубно. Причины конфликтов в малых группах и методы их разрешения такие же, как в любом другом подразделении организации. Мы обсудим их позже.

Статус

Статус индивидуума в организации или группе определяется целым рядом факторов: стажем работы, должностью, расположением офиса, образованием, навыками общения, информированностью и опытом. Влияние этих факторов зависит от ценностей и норм группы. Исследования показали, что чем выше статус члена группы, тем большее влияние он оказывает на ее решения, но это не всегда способствует повышению ее эффективности.

Человек, недолго поработавший в компании, может иметь лучшие идеи и больший опыт в какой-то определенной сфере, чем сотрудник с высоким статусом, приобретенным им благодаря многолетней работе в фирме. Чтобы принимать эффективные решения, необходимо учитывать всю относящуюся к делу информацию и объективно взвешивать все идеи. И иногда группе необходимы совместные усилия, направленные на то, чтобы в ней не доминировали мнения членов с более высоким статусом.

Роли членов группы

Важным фактором эффективности групп является поведение каждого ее члена. Чтобы группа была эффективной, поведение ее членов должно способствовать достижению ее целей и социальному взаимодействию. Существуют две главные ориентации ролей для создания эффективной групповой среды. Целевые роли связаны с отбором и выполнением групповых задач, а поддерживающие роли – с поведением, способствующим поддержке и усилению жизнедеятельности группы. Эти типы поведения кратко описаны в табл. 15.1.

Таблица 15.1. Типы поведения в группе.

Целевые роли

1. Инициативность. Предложение решений, идей, формулировок проблем, новых подходов к их решению или новой организации материала.

2. Поиск информации. Стремление к разъяснениям предложений или к получению дополнительной информации и фактов.

3. Сбор мнений. Стремление выяснить мнения всех членов группы и четче разъяснить ценности и идеи группы.

4. Предоставление информации. Предоставление фактов или обобщений, связанных с решением проблемы, на основе своего опыта с целью иллюстрации своих идей.

5. Представление мнения. Высказывание своего мнения по предложению, особенно относительно его ценности, а не только по фактическим моментам.

6. Скрупулезность. Пояснение своего мнения и подкрепление его примерами, подтверждающими эффективность данного подхода.

7. Координация. Стремление выявить взаимосвязь между идеями, суммировать предложения, объединить деятельность разных подгрупп или членов группы.

8. Обобщение. Заключительное перечисление предложений после окончания дискуссии.

Поддерживающие роли

1. Поддержка и поощрение. Дружелюбие, душевность, отзывчивость, поощрение к высказыванию идей, умение соглашаться с чужим мнением и оценивать вклад других людей в решение проблемы.

2. Привлечение. Стремление обеспечить каждому члену группы возможность внесения своего предложения. Можно, например, сказать «Мы еще не слышали мнения Джима» или предложить строгий регламент, что позволит высказаться всем желающим.

3. Установление стандартов. Донесение до группы стандартов, на основе которых она должна выбирать содержание или процедуры обсуждения либо оценивать принятые решения; напоминание группе о необходимости избегать решений, конфликтующих с групповыми стандартами.

4. Внимательность. Внимание к обсуждению решений, тщательный анализ идей других людей, составляющих аудиторию групповых дискуссий.

5. Выражение чувств группы. Общая оценка настроения группы; умение предвидеть реакцию группы на разные идеи и решения.

Источник. «Role Functions in a Group», The 1976 Handbook for Group Facilitarors (La Jolla, Calif.; University Associates, 1976), p. 136–137.

Большинство американских менеджеров играют целевые роли, а менеджеры-японцы – как целевые, так и поддерживающие. Профессора Р. Паскаль и Э. Этос пишут:

Японцы очень чувствительны к взаимодействиям и взаимоотношениям… Они относятся к группам почти так же, как на Западе относятся к браку. Интересно, что они видят во взаимоотношениях на работе те же проблемы и вопросы, которые заботят нас в браке: доверие, взаимопомощь и преданность. Если лидеры западных рабочих групп, как правило, делают упор на задачи и часто игнорируют поддерживающие виды деятельности, то в Японии поддержка высокого уровня удовлетворенности рабочей группы неразрывна с целевыми ролями.

Рекомендации по повышению эффективности собраний

Менеджеры много времени проводят на различных собраниях, эффективность которых зависит от тех же факторов, что и эффективность групп. Л. Брэдфорд предложил следующие рекомендации для повышения эффективности собраний.

1. Четко сформулируйте повестку дня собрания и еще раз просмотрите ее перед его началом.

2. Обеспечьте свободный обмен информацией между членами группы. Это будет возможно, если члены группы играют на собрании как поддерживающие, так и целевые роли.

3. В полной мере используйте потенциал членов группы и поощряйте их к участию в дискуссии. Необходимо задействовать компетентность, опыт, информацию и идеи всех членов группы.

4. Создайте климат доверия, чтобы члены группы могли открыто и тактично высказываться против идей, которые они не разделяют.

5. Рассматривайте конфликт как позитивный фактор и старайтесь эффективно им управлять. Эта тема подробно обсуждается в главе 18.

6. Закончите собрание кратким описанием дискуссии и перечислите будущие конкретные действия в свете проведенного обсуждения.

Борьба с групповым мышлением

Проводя собрание, группа не сможет воспользоваться всеми преимуществами групповой дискуссии, если не сможет избежать эффекта группового мышления. Чтобы это сделать, вам как лицу, ведущему собрание, необходимо следующее.

1. Четко дать понять членам группы, что они могут свободно выражать свои мнения или сомнения по поводу любого обсуждаемого вопроса.

2. Назначить одного члена группы на роль «адвоката дьявола» – он будет отстаивать заведомо неверную точку зрения.

3. Воспринимать разные мнения и критику как конструктивные комментарии.

4. Отделить усилия по генерированию идей от усилий по их оценке – сначала соберите все предложения и только потом обсудите плюсы и минусы каждого.

5. Если на собрании присутствуют подчиненные, выслушать сначала их идеи.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Похожие главы из других книг

50. Вопрос аналогичный предыдущему, и касается телемаркетинга. Как повысить эффективность «холодных обзвонов»? Как сделать так, чтобы потенциальный клиент не бросал трубку на фразе «Разрешите вам предложить…»?

Из книги Маркетинг. А теперь вопросы! автора Манн Игорь Борисович

50. Вопрос аналогичный предыдущему, и касается телемаркетинга. Как повысить эффективность «холодных обзвонов»? Как сделать так, чтобы потенциальный клиент не бросал трубку на фразе «Разрешите вам предложить…»? В вопросах телемаркетинга я не большой специалист. Я


Вопрос 47 Эффективность в распределении благ между потребителями (эффективность в обмене).

Из книги Микроэкономика автора Вечканова Галина Ростиславовна

Вопрос 47 Эффективность в распределении благ между потребителями (эффективность в обмене). ОТВЕТКонцепция экономической эффективности включает в себя экономику распределения, или обмена.Под эффективным распределением (обменом) благ понимается такое их распределение


Глава 7 Как повысить свой доход

Из книги Как заработать первый миллион автора Головин А.

Глава 7 Как повысить свой доход Дело не в том, сколько это стоит. Дело в том, сколько за это готовы заплатить. Харви Маккей Вспомним еще раз пункты плана из главы 5. Первый пункт: экономить 10 % своего дохода. Элементарно. Если, конечно, жизненные ценности человека не


Повысить доверие

Из книги Инфобизнес на полную мощность [Удвоение продаж] автора Парабеллум Андрей Алексеевич

Повысить доверие Обязательно проведите эти 50 консультаций! Во-первых, вы сильно вырастете как эксперт. Во-вторых, начнете понимать, что действительно нужно вашим клиентам. Разговаривая через экран монитора, реальной связи не получить. А когда вы проведете консультации,


Повысить роль банковской системы

Из книги Экономика России на распутье… автора Аганбегян Абел Гезович

Повысить роль банковской системы Четвертое слабое место всей нашей экономической системы – это банки. Общеизвестна слабость российских банков, которые не способны сколь-нибудь полно финансировать развивающуюся экономику нашей страны.Наша финансовая система, прежде


Как повысить эффективность труда?

Из книги Думай как миллионер автора Белов Николай Владимирович

Как повысить эффективность труда? Есть два вида ресурсов, которые могут позволить вам улучшить ваши финансовое состояние: ваше время и ваши деньги. Все остальные ресурсы или не поддаются измерению (например, здоровье, образование или полезные знакомства), или их можно


8.9. Повысить качество дипломатической работы

Из книги Новая русская доктрина: Пора расправить крылья автора Багдасаров Роман Владимирович

8.9. Повысить качество дипломатической работы Восстановление Россией, цивилизационным преемником Российской империи и Советского Союза, своего политического и экономического присутствия во всех регионах мира диктует необходимость не только количественного, но и


Как повысить коэффициент конверсии в электронной торговле

Из книги Google AdWords. Исчерпывающее руководство автора Геддс Брэд

Как повысить коэффициент конверсии в электронной торговле Для сайта электронной торговли кнопка «Добавить в корзину» крайне важна и должна присутствовать на каждой странице, где представлен товар. Иными словами, у посетителя должна быть возможность добавить товар в


Как повысить показатель качества

Из книги Дудлинг для творческих людей [Научитесь мыслить иначе] автора Браун Санни

Как повысить показатель качества Потратить целый день, чтобы выявить низкие показатели качества, всякий раз кликать по текстовому окну для просмотра детальной информации по каждому ключевому слову, а затем пробовать разные варианты организации групп объявлений или


Глава 2 Основные направления использования дудлинга: личная эффективность, коллективная эффективность и дудлинг для удовольствия

Из книги Эффективный руководитель автора Друкер Питер Фердинанд

Глава 2 Основные направления использования дудлинга: личная эффективность, коллективная эффективность и дудлинг для


Как повысить эффективность специалиста

Из книги Как плавать среди акул автора Маккей Харви

Как повысить эффективность специалиста Для работника умственного труда умение сосредоточиться на собственном вкладе особенно важно. Уже одно это само по себе дает (либо не дает) ему возможность вообще внести вклад в общий успех компании.Работники умственного труда не


Глава VI Как помочь детям повысить шансы на успех

Из книги Метод Сильвы. Искусство управления автора Сильва Хосе

Глава VI Как помочь детям повысить шансы на успех Как помочь детям повысить шансы на успех Этот ребенок, сидящий напротив вас за обеденным столом и так враждебно смотрящий на вас, в скором времени точно так же будет сидеть напротив своего потенциального


Как помочь детям повысить шансы на успех

Из книги В поисках совершенства. Книга о том, чего хотят сотрудники от своих работодателей автора Линдеберг Тери Энн

Как помочь детям повысить шансы на успех Этот ребенок, сидящий напротив вас за обеденным столом и так враждебно смотрящий на вас, в скором времени точно так же будет сидеть напротив своего потенциального работодателя.Вы могли бы подсказать своим детям несколько


Вы можете повысить уровень своего интеллекта

Из книги автора

Вы можете повысить уровень своего интеллекта Когда вы активируете правое полушарие мозга с помощью построения образов на альфа – динамической медитации, – вы заставляете больше разума работать на вас. Когда больше разума работает на вас, ваш интеллектуальный уровень


Глава 17 Как можно помочь Вам узнать больше о деятельности других отделов и наладить рабочие отношения с ними, чтобы повысить эффективность компании?

Из книги автора

Глава 17 Как можно помочь Вам узнать больше о деятельности других отделов и наладить рабочие отношения с ними, чтобы повысить эффективность компании? Я считала, что это хороший вопрос, который мог бы дать массу полезной информации и идей от членов команды относительно